Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun" veya "KVKK") 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Sora Yazılım Teknolojileri ("Sora Yazılım", "biz") tarafından hazırlanmıştır. Metin; sora-ik.com sitesini ziyaret eden, firma kaydı yapan, giriş yapan, iletişim, demo veya teklif formu gönderen, KVKK başvurusunda bulunan ve bizimle yazışan kişilerin kişisel verilerini kapsar.
Sora İK uygulamasındaki çalışan verileri hakkında: Müşteri firmaların Sora İK uygulamasına yüklediği çalışan, çalışan adayı ve kullanıcı verileri bakımından veri sorumlusu ilgili müşteri firmadır. Sora Yazılım bu verileri yalnızca müşterinin talimatıyla ve onun adına işleyen veri işleyendir. Bu verilerin işlenmesine ilişkin aydınlatma yükümlülüğü müşteri firmaya aittir; tarafların hak ve yükümlülükleri Veri İşleme Sözleşmesi ile düzenlenir. Bir müşteri firmanın çalışanıysanız, haklarınızı kullanmak için öncelikle çalıştığınız firmaya başvurmanız gerekir.
1. Veri sorumlusu kimdir?
| Bilgi | Değer |
|---|---|
| Unvan | Sora Yazılım Teknolojileri (belirlenecek) |
| MERSİS numarası | (belirlenecek) |
| Vergi dairesi ve numarası | (belirlenecek) / (belirlenecek) |
| Adres | Atatürk Mah. Ertuğrul Gazi Sk. Metropol İstanbul C1 Blok No: 2B İç Kapı No: 376, Ataşehir/İstanbul |
| KVKK iletişim e-postası | kvkk@sora-ik.com |
| KEP adresi | (belirlenecek) |
| Telefon | 0510 222 09 17 |
2. Hangi kişisel verilerinizi işliyoruz?
| Veri kategorisi | Örnek veriler | Nasıl elde edilir? |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad soyad; KVKK başvurusunda isteğe bağlı olarak T.C. kimlik numarası ya da yabancılar için uyruk ve pasaport numarası | Kayıt, iletişim, demo ve KVKK başvuru formları |
| İletişim | E-posta adresi, telefon numarası; KVKK başvurusunda isteğe bağlı olarak tebligat adresi | Formlar ve e-posta yazışmaları |
| Firma ve müşteri işlem | Firma adı, vergi numarası (şahıs işletmesinde T.C. kimlik numarası), çalışan sayısı aralığı, paket, deneme ve abonelik durumu; paket talebi (paket, aktif çalışan sayısı, not); fatura için ticari unvan, vergi dairesi, vergi numarası, fatura adresi ve e-fatura bilgisi; aydınlatma metni ve sözleşme onay kayıtları (tür, sürüm, tarih) | Kayıt formu ve hesap sayfasındaki paket talebi ve fatura bilgileri formları |
| Hesap ve işlem güvenliği | Parolanızın geri döndürülemez özeti (parolanın kendisi saklanmaz), giriş ve oturum kayıtları, IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, e-posta doğrulama ve parola sıfırlama kayıtları, bot korumasının doğrulama sonucu | Siteyi ve hesabınızı kullanırken otomatik olarak |
| Talep | Talep konusu, mesajınız, ilgilendiğiniz modül, formu gönderdiğiniz sayfa, sizi siteye getiren kaynak ve kampanya (UTM) bilgileri, site dili | İletişim, demo ve KVKK başvuru formları |
| Pazarlama | Pazarlama iletişimi izniniz ve izin kayıtları (tarih, IP adresi), iletişim tercihleriniz | Formlardaki isteğe bağlı izin kutusu |
| Çerez ve kullanım | Çerez tercihleriniz; onay verirseniz sayfa görüntüleme ve kullanım istatistikleri ile çevrim içi tanımlayıcılar | Çerezler ve benzeri teknolojiler (Çerez Politikası) |
Kişisel verileriniz; formlar, e-posta ve çerezler aracılığıyla elektronik ortamda, otomatik ve kısmen otomatik yollarla toplanır. Şahıs işletmelerinde vergi kimlik numarası ve fatura adresi de kişisel veri niteliği taşıyabilir. Formlar aracılığıyla özel nitelikli kişisel veri (örneğin sağlık bilgisi) talep etmiyoruz; mesaj alanlarına bu tür bilgi yazmamanızı rica ederiz.
3. Kişisel verilerinizi hangi amaçlarla işliyoruz?
- Firma kaydının ve kullanıcı hesabının oluşturulması, e-posta adresinin doğrulanması, deneme süresinin yürütülmesi ve denemenin her vergi numarası için bir kez açılmasının denetlenmesi; gerektiğinde kaydın değerlendirilmesi.
- Satış ve abonelik sözleşmesinin kurulması ve ifası: paket talebinin alınması, paket tanımlama, abonelik süresinin takibi, hizmetle ilgili bildirimlerin (deneme süresinin başlangıcı ve bitimi, yenileme) gönderilmesi.
- Fatura düzenlenmesi, ödemelerin takibi ve vergi ile ticaret mevzuatından doğan kayıt tutma yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
- İletişim, demo, teklif, destek, iş ortaklığı ve bordro danışmanlığı taleplerinizin alınması ve yanıtlanması.
- KVKK kapsamındaki başvurularınızın alınması, kimliğinizin doğrulanması ve sonuçlandırılması.
- Bilgi güvenliğinin sağlanması: oturum yönetimi, yetkisiz erişimin, kötüye kullanımın ve bot trafiğinin önlenmesi, istek sınırlaması ve denetim kayıtlarının tutulması.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının kanuna dayanan bilgi ve belge taleplerinin karşılanması.
- Hukuki uyuşmazlıklarda haklarımızın tesisi, kullanılması veya korunması.
- Onay vermeniz hâlinde sitenin kullanımına ilişkin istatistiklerin üretilmesi ve sitenin geliştirilmesi.
- Açık rızanız hâlinde ürün haberleri, yeni modüller ve etkinlikler hakkında pazarlama iletişimi yapılması.
4. Hangi hukuki sebeplere dayanıyoruz?
Kişisel verileriniz Kanun'un 5. maddesinde sayılan aşağıdaki işleme şartlarına dayanılarak işlenir:
| Amaç | Hukuki sebep |
|---|---|
| Firma kaydı, hesap, deneme süresi, paket talebi, abonelik ve hizmet bildirimleri (amaç 1–2) | m.5/2-c: bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması; firma adına işlem yapan yetkililerin verileri ve denemenin her vergi numarası için bir kez açılmasının denetimi bakımından m.5/2-f: veri sorumlusunun meşru menfaati |
| Faturalama ve mevzuattan doğan kayıt tutma (amaç 3) | m.5/2-ç: veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması |
| İletişim, demo, teklif ve destek talepleri (amaç 4) | Teklif ve demo gibi sözleşme kurulmasına yönelik taleplerde m.5/2-c; diğer taleplerde m.5/2-f |
| KVKK başvuruları (amaç 5) | m.5/2-ç (Kanun'un 13. maddesindeki yükümlülük) |
| Bilgi güvenliği ve zorunlu çerezler (amaç 6) | m.5/2-f; kullanıcının talep ettiği hizmet için kesinlikle gerekli çerezlerde m.5/2-c |
| Yetkili kurumların talepleri (amaç 7) | m.5/2-ç |
| Hukuki uyuşmazlıklar (amaç 8) | m.5/2-e: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması |
| Analitik çerezler ve kullanım istatistikleri (amaç 9) | m.5/1: açık rıza |
| Pazarlama iletişimi (amaç 10) | m.5/1: açık rıza |
Açık rızaya dayanan işlemeler için rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz: analitik çerezler için sayfanın altındaki "Çerez tercihleri" bağlantısını, pazarlama iletişimi için iletilerdeki çıkış bağlantısını kullanabilir veya kvkk@sora-ik.com adresine yazabilirsiniz. Rızanın geri alınması, o tarihe kadar yapılan işlemleri etkilemez. Analitik çerezlere ve pazarlama iletişimine onay vermemeniz siteyi kullanmanızı, form göndermenizi veya firma kaydı yapmanızı engellemez.
5. Kişisel verilerinizi kimlere ve hangi amaçla aktarıyoruz?
Kişisel verileriniz, Kanun'un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak ve yalnızca aşağıdaki amaçlar için gerekli olduğu ölçüde aktarılır. Verileriniz satılmaz ve reklam amacıyla üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
| Alıcı | Aktarılan veriler | Amaç | Konum |
|---|---|---|---|
| Barındırma hizmeti sağlayıcısı: (belirlenecek) | Sistemlerimizde tutulan veriler | Site, uygulama arayüzü (API) ve veritabanlarının çalıştırılması ve yedeklenmesi | (belirlenecek) |
| Cloudflare R2 (Cloudflare, Inc.) | Veritabanı yedeklerindeki veriler (hesap, onay, talep ve başvuru kayıtları dahil) | Veritabanı yedeklerinin saklanması | Avrupa (Doğu Avrupa, EEUR konum ipucu; AB yargı alanı seçeneği kullanılmaz) |
| E-posta gönderim sağlayıcısı: (belirlenecek) | Ad soyad, e-posta adresi, e-posta içeriği | Doğrulama, bildirim ve talep yanıtı e-postalarının gönderilmesi | (belirlenecek) |
| Cloudflare, Inc. | Medya dosyası (media.sora-ik.com) isteklerinde IP adresi, tarayıcı bilgisi ve istek bilgileri | Alan adı yönetimi (DNS) ve medya dosyalarının (media.sora-ik.com) dağıtımı | Yurt dışı (Cloudflare'in küresel ağı) |
| Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) | IP adresi, TLS parmak izi, tarayıcı bilgisi | Form gönderimlerinde bot doğrulaması | Yurt dışı |
| Google (Google Analytics 4), yalnızca analitik çerezlere onay verirseniz | Çevrim içi tanımlayıcılar, sayfa görüntüleme ve kullanım verileri | Site kullanım istatistikleri | Yurt dışı |
| Ahrefs (Ahrefs Web Analytics), yalnızca analitik onayı verirseniz | Sayfa görüntüleme ve yönlendiren kaynak bilgileri (çerez kullanılmaz) | Site trafiğinin ölçülmesi | Yurt dışı |
| Mali müşavir ve hukuk danışmanları | Fatura ve sözleşme kayıtları; uyuşmazlıkla ilgili veriler | Muhasebe, mali denetim ve hukuki danışmanlık | Türkiye |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, yargı mercileri | Kanunen talep edilen veriler | Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi | Türkiye |
Yurt dışına aktarım: Veritabanı yedeklerinin bir kopyası Cloudflare R2'de, Türkiye dışındaki (Avrupa) sunucularda saklanır. Cloudflare medya dosyalarını, analitik sağlayıcıları da (onay vermeniz hâlinde) hizmetlerini yurt dışındaki sunucular üzerinden sunar. Bu nedenle bu sağlayıcılara yapılan aktarımlar Kanun'un 9. maddesi kapsamında yurt dışına aktarım niteliğindedir. Bu aktarımlar Kanun'un 9. maddesinde öngörülen şartlardan birine dayanılarak yapılır: aktarım yapılan ülke hakkında Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yeterlilik kararı, Kanun'un 9. maddesinin dördüncü fıkrasında sayılan uygun güvencelerden biri (örneğin Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşme) veya aynı maddenin altıncı fıkrasında sayılan arızi hâller. Sağlayıcı bazında dayanak:.
6. Kişisel verilerinizi ne kadar süre saklıyoruz?
| Veri grubu | Saklama süresi |
|---|---|
| İletişim, demo, teklif, destek ve KVKK başvuru talepleri (başvuruda verilen kimlik bilgisi dahil) | Talebin kapatılmasından itibaren 2 yıl; süre dolduğunda otomatik olarak silinir |
| Firma ve kullanıcı hesabı kayıtları, aydınlatma ve sözleşme onay kayıtları | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
| Onaylanmayan başvurular ve sözleşmeye dönüşmeyen deneme hesapları (e-posta adresi doğrulanmamış kayıtlar dahil) | Başvurunun reddinden veya deneme süresinin bitiminden itibaren 2 yıl |
| Fatura ve ödeme kayıtları | 5 yıl |
| Oturum kayıtları (oturum belirteci, IP adresi, tarayıcı bilgisi) | Oturumun sona ermesiyle; en geç 30 gün |
| Sunucu ve güvenlik günlükleri | (belirlenecek) |
| Çerezler | Çerez Politikası'nda her çerez için belirtilen süre |
| Pazarlama izni ve iletişim tercihleri | İzniniz geri alınana kadar; izin ve geri alma kaydı, iznin ispatı için ilgili saklama süresi boyunca |
Kanunlarda daha uzun bir saklama süresi öngörülmesi veya bir hukuki uyuşmazlığın bulunması hâlinde veriler bu süre boyunca saklanabilir. Saklama süresi dolan veya işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkan kişisel veriler, Kanun'un 7. maddesi uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. KVKK kapsamında hangi haklara sahipsiniz?
Kanun'un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
8. Başvurunuzu nasıl iletebilirsiniz?
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuzu Türkçe olarak aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:
- Web formu: KVKK başvuru formu üzerinden.
- E-posta: Bize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@sora-ik.com adresine.
- Yazılı başvuru: Islak imzalı dilekçeyle 1. bölümdeki adresimize elden veya posta yoluyla.
- Kayıtlı elektronik posta (KEP): (belirlenecek) adresine.
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza: Bu imzalardan biriyle imzalanmış başvurunuzu kvkk@sora-ik.com adresine e-posta ile.
Tebliğ'e göre başvuruda ad soyad, yazılı başvurularda imza, T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk ile pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas e-posta adresi ve telefon numarası ile talep konusu yer alır. Web formumuzda kimlik numarası alanı isteğe bağlıdır: kimliğinizi bize daha önce bildirdiğiniz e-posta adresiniz üzerinden doğrulayabiliyorsak bu bilgiye ihtiyaç duymayız. Kimliğinizi doğrulayamadığımız durumlarda ek bilgi isteyebiliriz.
Başvurunuz, Kanun'un 13. maddesinde öngörülen süre içinde ve kural olarak ücretsiz sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde, Kanun'un 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
9. Bu metin nasıl güncellenir?
Bu metni mevzuattaki veya veri işleme faaliyetlerimizdeki değişikliklere göre güncelleyebiliriz. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır ve sayfanın üstündeki "Son güncelleme" tarihi değişir. Önemli değişiklikleri kayıtlı kullanıcılarımıza e-posta ile bildiririz.
Bu metnin sürümü: 1.2. Firma kaydı sırasında aydınlatma metnini okuduğunuza ilişkin kayıt bu sürüm numarasıyla birlikte saklanır.