Puantaj: PDKS ve izin kayıtlarından kendiliğinden dolan aylık cetvel

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Puantaj modülü, ay sonunda giriş-çıkış dökümünü, izin listesini ve rapor belgelerini Excel'de birleştirip bordroya taşıyan bordro ve İK sorumluları içindir. Bu yöntemde ay sonu kapanışı birkaç kaynağın elle eşleştirilmesine dayanır ve tipik olarak şu sorunlar yaşanır:

• Kaynaklar birbirinden ayrı olduğu için aynı gün hem izinli hem çalışmış görünebilir.
• Kapanıştan sonra gelen düzeltmeler hangi sürümün bordroya gittiğini belirsizleştirir.
• Bir günü kimin, neden değiştirdiği kayıt altında değildir.
• Eksik gün hatası ancak bordro hesaplandıktan ya da çalışan itiraz ettikten sonra fark edilir.

Modül, kaynakları tek cetvelde birleştirir, çelişen kayıtlarda uyarır ve her işareti ve elle kaydı denetim kaydına yazar. Dönem onayı ve kilidi ile kilitli dönemin bordroya aktarılması yakında eklenecek. Zaman ve Devam kategorisinin son halkasıdır.

Puantaj neler yapar?

Modül, ay içindeki her günü bir gün koduna bağlar ve dönemi CSV dosyası olarak dışa aktarılabilir hâle getirir. Bugün kullanılabilen işlevler aşağıdadır; yakında eklenecek olanlar ayrıca belirtilmiştir:

• Aylık cetvel: çalışanlar satırda, günler sütunda; her hücrede gün kodunun kısaltması, renk ve açıklama. Tatil ve hafta tatili sütunları işaretlidir; mobilde personel başına liste olarak görünür. Departman süzgeci, arama ve ay gezinme vardır.
• Kendiliğinden hesap: PDKS – Giriş Çıkış Takibi'nden günlük çalışma, ara, geç kalma, erken çıkma ve gece süreleri; İzin Yönetimi'nden onaylanmış izinler; firma takviminden hafta tatili, resmî ve firma tatilleri.
• Sabit kod seti: çalışılan gün, hafta tatili, genel tatil, yıllık izin, ücretli izin, rapor, ücretsiz izin, devamsız ve istihdam dışı. Kodlar ve kısaltmaları Sora İK'da tanımlıdır, firma değiştiremez.
• İK gün işareti: rapor, ücretli ya da ücretsiz mazeret, devamsızlık ve "kayıt yok ama çalıştı" işaretleri tarih aralığıyla girilir. Rapor işaretinde teşhis ya da belge alanı yoktur; isteğe bağlı not alanına sağlık bilgisi yazılmaması ekranda hatırlatılır ve not ekip görünümünde gösterilmez.
• Uyarılar: eksik giriş ya da çıkış, aynı gün için çelişen kayıtlar (ör. izinliyken çalışma kaydı), haftalık ve günlük çalışma sınırının, gece çalışması sınırının ve yıllık fazla çalışma üst sınırının aşılması. Yasal sınır uyarıları dayanak maddeyle gösterilir; uyarılar kaydı engellemez.
• Fazla çalışma kalemleri: fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma giriş-çıkış kayıtlarından hesaplanmaz; İK süreleri tarih ve dakikasıyla elle kalem olarak girer. Yıl toplamı ve yıllık 270 saatlik üst sınıra göre durum aynı ekranda görünür, sınır aşılınca uyarı verilir. Kalemler bordroya kendiliğinden aktarılmaz; bugün fazla çalışma ücreti bordroda ek ödeme kalemi olarak elle girilebilir.
• CSV dışa aktarma: sicil no, ad soyad, departman ve dönemle birlikte çalışılan gün, hafta tatili, genel tatil, genel tatilde ve hafta tatilinde çalışılan gün, yıllık izin, ücretli izin, rapor, ücretsiz izin, devamsızlık, çalışılan saat, fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma saati ve eksik kayıtlı gün sütunlarıyla CSV dosyası (Türkçe ya da İngilizce başlıklı). Dosya bordro hazırlığında kullanılabilir.
• Yakında: dönem onayı ve kilidi: yönetici ekibinin dönemini kontrol edecek, İK onaylayacak ve dönem kilitlenecek; kilitli dönem gerekçe yazılarak yeniden açılabilecek.
• Yakında: bordroya aktarım: kilitli dönem Bordro hesabına girdi olacak; ücretsiz izin, devamsızlık ve rapor günleri eksik gün olarak hesaba girecek ve prim günü buna göre bulunacak. Bugün bordro günü işe giriş ve çıkış tarihine göre hesaplanır.

Fazla mesai hesaplama ve denkleştirme ile vardiya planlama da yakında gelecek modüllerdir; Fazla Mesai ve Denkleştirme ve Vardiya Planlama kategori sayfasında anlatılır.

Kısaltmalar her zaman açıklamasıyla birlikte gösterilir; renk tek başına bilgi taşımaz.

Nasıl çalışır?

Puantaj ay boyunca kendiliğinden dolar, ay sonunda kontrol edilip dışa aktarılır:

1. Takvimi ve mesaileri kurun. Hafta tatili günlerini, firma tatillerini ve mesai tanımlarını girin; resmî tatiller hazır gelir.
2. Ay boyunca kendiliğinden dolum. PDKS ve izin kayıtları oluştukça ilgili günler puantajda hesaplanır.
3. Ay sonu kontrolü. Uyarıları çözün; İK eksik kayıtları ve gün işaretlerini tamamlar, yöneticiler kendi ekiplerinin cetvelini görür.
4. Dışa aktarım. Kontrol edilen ay CSV dosyası olarak indirilir ve bordro hazırlığında kullanılır.
5. Yakında: onay, kilit ve bordroya aktarım. İK dönemi onaylayacak, dönem kilitlenecek ve kilitli dönem bordro hesabına kendiliğinden girdi olacak.

Puantaj, rapor günü gibi sağlıkla ilişkili bilgiler de içerdiği için KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında dikkatle ele alınır; rapor günü ayrı koduyla çalışanın kendisine, İK'ya, firma sahibine ve sistem yöneticisine görünür, ekip yöneticisi bu günleri “izinli” olarak görür. Ayrıntılar Güvenlik ve veri koruma sayfasında anlatılır. Aktif çalışan sayınıza uygun paket kademesini ve yıllık fiyatları Fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz.

PDKS, puantaj ve bordro nasıl birbirine bağlanır?

Bugün iki halka çalışır: PDKS ham kaydı üretir, puantaj bu kaydı izin ve tatil bilgisiyle birlikte gün koduna çevirir. Üçüncü halka yakında eklenecek: bordro yalnızca kilitlenmiş puantajı kullanacak ve bordroda bir gün eksik çıktığında fark, kilitli puantajdaki gün kodlarından kontrol edilebilecek.

Kilit geldiğinde kilitlenmemiş puantaj bordroya aktarılmayacak, kilitli puantajdaki değişiklik ise dönemin gerekçeyle yeniden açılmasını ve kayda geçmesini gerektirecek. Çalışma süresi sınırlarının dayanağı 4857 sayılı İş Kanunu'dur; denkleştirme uygulayan işyerlerinde haftalık sınır uyarısı gerçek durumu yansıtmayabilir.