İzin Yönetimi: Hak edişten onaya yıllık, mazeret ve ücretsiz izin tek yerde

Kimler için, hangi sorunu çözer?

İzin Yönetimi, yıllık izin bakiyelerini Excel'de tutan ve hak edişleri her çalışanın işe giriş yıl dönümünde elle yeniden hesaplayan İK ve bordro ekipleri içindir. Bu yöntemde hak ediş kıdeme ve yaşa göre değiştiği, yıl dönümleri de farklı tarihlere dağıldığı için hata riski yükselir. Buna sık görülen başka sorunlar da eşlik eder:

• İzin talepleri e-posta, anlık mesaj ve kâğıt form arasında dağılır; hangisinin onaylandığı netleşmez.
• Aynı ekipten kaç kişinin aynı anda izinde olacağı önceden görülmez.
• Onaylanan izin puantaja ay sonunda, elle aktarılır.
• Çalışan kalan izin gününü öğrenmek için İK'ya sormak zorunda kalır.

Modül, hak edişi kurala bağlar, talebi onay akışına sokar ve sonucu Zaman ve Devam kategorisindeki diğer modüllere aktarır.

İzin Yönetimi neler yapar?

Modül, izin hakkının doğmasından kullanılmasına ve puantaja yansımasına kadar olan süreci tek kayıtta toplar. Bugün kullanılabilen işlevler şunlardır:

• Hak ediş hesabı: kıdem başlangıcı (aynı işverenin işyerlerinde geçen süreleri sistem birleştirmez; İK birleştirilmiş başlangıç tarihini elle girer), yaş, yer altı işi ve hizmet süresine sayılmayan devamsızlık günlerinden 4857 sayılı İş Kanunu hükümlerine göre hesaplama altyapısı. Sözleşmeyle tanınan ek günler hizmet yılına göre firma kuralı olarak tanımlanır ve geriye dönük uygulanmaz.
• İzin türleri: yıllık ücretli izin, yol izni, evlenme, evlat edinme, ana, baba, eş, kardeş ya da çocuğun ölümü, eşinin doğum yapması, engelli ya da süreğen hastalığı olan çocuğun tedavisi ve ücretsiz izin. Türler ve yasal üst sınırları Sora İK'da tanımlıdır. Raporlu izin ve analık izni izin türü olarak yakında eklenecek; bugün rapor, İK'nın Puantaj'a girdiği bir gün işaretidir. Firmaya özel izin türü tanımlama da yakında.
• Bakiye: kalan gün, sıradaki hak ediş tarihi ve günü; geçişte açılış bakiyesi, kişiye özel düzeltme hareketi.
• Talep ve önizleme: çalışan talebi self-servis ekranından gönderir, İK başkası adına da talep açabilir. Tarih seçildikçe sayılan gün, sayılmayan günler ve nedeni, talep sonrası öngörülen bakiye ve uyarılar (yetersiz bakiye, henüz hak kazanılmamış izin, 10 günden kısa bölüm, yıllık izne bitişik olmayan yol izni) görünür.
• Onay: iş akışı tanımlanmamışsa doğrudan yönetici karar verir; üst yöneticiler ve İK da karar verebilir (ör. yönetici izindeyse). İş akışı tanımlıysa yalnızca sıradaki adımın onaycısı ve İK karar verir; adımda yer almayan üst yönetici karar veremez. Ret isteğe bağlı bir notla yapılır. Çok adımlı onay sırası ve vekâlet İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı ile kurulur.
• E-posta bildirimi: yeni talep yöneticiye ya da akıştaki sıradaki onaycıya; onay, ret ve onaylı iznin başkası tarafından iptali çalışana iki dilli e-postayla bildirilir.
• Takvim: aylık izin takvimi; onaylı ve bekleyen izinler, resmî ve firma tatilleri, departman süzgeci. Çalışan yalnızca kendi iznini, yönetici bağlı ekibini görür; ekip takvimini çalışanlara açmak yakında.
• Gün hesabı: hafta tatili günleri (varsayılan Pazar, firma değiştirebilir), ulusal bayram ve genel tatiller, dini bayramlar ve firma tatilleri izin süresinden sayılmaz.
• Puantaj bağlantısı: onaylanan izinler Puantaj'da gün kodu olarak görünür. Ücretsiz izin ve rapor günlerinin Bordro'da kendiliğinden eksik gün olarak hesaba girmesi yakında eklenecek.
• Raporlar: arama ve departman süzgeçli bakiye tablosu, panoda önümüzdeki 30 günün hak edişleri ve Raporlama ve İK Analitiği'nde yıl içinde izin türüne göre kullanılan gün raporu (CSV). Tarih aralıklı, kişi bazında kullanım raporu yakında.

Nasıl çalışır?

İzin süreci kurulduktan sonra her talep aynı yolu izler:

1. Takvimi ve kuralları ayarlayın. Hafta tatili günlerini, firmanın kendi tatil günlerini ve varsa sözleşmesel ek gün kurallarını tanımlayın.
2. Açılış bakiyelerini aktarın. Her çalışanın devreden izin gününü girin ya da CSV veya xlsx şablonuyla toplu yükleyin.
3. Çalışan talep eder. Sistem sayılan günü hesaplar, talep sonrası bakiyeyi ve varsa uyarıları gösterir; sıradaki onaycıya e-posta gider.
4. Onaycı karar verir. İş akışı tanımlanmamışsa doğrudan yönetici, bir üst yönetici ya da İK talebi onaylar veya reddeder; akış varsa adımlar sırayla ilerler ve her adımda o adımın onaycısı ya da İK karar verir; çalışan sonucu e-postayla öğrenir.
5. Kayıtlar güncellenir. Onaylanan yıllık izin bakiyeden düşer; izin takvime ve puantaja işlenir.

Sora İK paketleri aktif çalışan sayısına göre yıllık olarak fiyatlandırılır; ayrıntılar Fiyatlandırma sayfasındadır.

Mevzuat notu

Yıllık ücretli izin ve mazeret izinlerinin süreleri, hak ediş koşulları ve kullanım usulü mevzuatla belirlenir. Sora İK bu kurallara göre hesaplama altyapısı sunar; güncel metni resmî kaynaktan kontrol edin:

• Yıllık ücretli izin, mazeret izinleri ve izin süresinden sayılmayan günler: 4857 sayılı İş Kanunu.
• Yıllık iznin kullanım usulü ve izin kayıtları: Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği.
• Ulusal bayram ve genel tatil günleri: 2429 sayılı Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanun.

İş sözleşmesi ya da toplu iş sözleşmesiyle tanınan daha lehe haklar, modülde sözleşmesel ek gün kuralı ya da kişiye özel düzeltme hareketi olarak girilir. Bu bölüm bilgilendirme amaçlı bir kaynak listesidir, hukuki görüş yerine geçmez; işyerinize özgü sorular için iş hukuku uzmanınızdan destek alın.

Yıllık izin bakiyesi neden sık sık yanlış çıkar?

Yıllık izin bakiyeleri çoğunlukla hak ediş tarihi, devreden gün ve tatil günü hesabı farklı kişilerce farklı yöntemlerle yapıldığı için yanlış çıkar. Sık görülen nedenler şunlardır:

• Hak edişin çalışanın işe giriş yıl dönümü yerine takvim yılı başında eklenmesi.
• Kıdem ya da yaş nedeniyle değişen hak ediş kademesinin gözden kaçması.
• İzin süresine denk gelen hafta tatili ve resmî tatil günlerinin izin gününden sayılması.
• Geriye dönük düzeltmelerin ve iptallerin bakiyeye işlenmemesi.

Modül, hak edişi her çalışanın kendi tarihine göre hesaplar; çalışanın hak ediş takviminde hizmet yılı, tarih, gün ve uygulanan kural satır satır görünür. Açılış bakiyesi, kullanım ve düzeltme hareketleri tarihi, giren kişi ve notuyla saklanır; onaylanan talepten doğan kullanım hareketi talebe bağlıdır, elle silinemez ve talep iptal edilince kaldırılır. İptalin ayrı bir karşı kayıt olarak görünmesi yakında eklenecek. İş Kanunu, işverenin yıllık ücretli izinleri gösteren bir izin kayıt belgesi tutmasını öngörür; bu kayıt, belgeye esas olan hak ediş ve kullanım bilgilerini tek yerde toplar.

Rapor günleri ve engelli ya da süreğen hastalığı olan çocuğun tedavisi için izin gibi kayıtların gerekçesi sağlık bilgisidir; KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Talep formu not alanına sağlık bilgisi yazılmamasını hatırlatır; çocuğun tedavisi için izin, bildirim e-postasında yalnızca "Mazeret izni" olarak yazılır. Verilerin barındırılması ve korunması hakkında ayrıntılar Güvenlik ve veri koruma sayfasındadır.