Çalışan deneyimi modülleri hangi ihtiyaca cevap verecek?
Çalışan deneyimi modülleri, insan kaynakları (İK) süreçlerinin işlem tarafına değil, çalışanın şirketle ve İK ekibiyle ilişkisini nasıl yaşadığına odaklanacak: Çalışan kendini ne kadar bağlı hissediyor, sorusuna ne kadar kolay cevap buluyor, ekibiyle ne kadar bağ kurabiliyor? Bu kategorideki modüllerin tamamı Sora İK'ya (Sora Yazılım Teknolojileri'nin insan kaynakları yönetim yazılımı) yakında eklenecek. Bunun nedeni, bu modüllerin anlamlı sonuç verebilmesi için önce temel kayıtların kurulması gerekmesidir: anket sonuçlarını departmana göre görmek organizasyon yapısına, yardım masasının soruyu doğru kişiye yönlendirmesi rol ve yetki tanımlarına dayanır.
Bugün bu ihtiyaca en yakın, kullanıma açık modüller başka kategorilerde yer alır:
- Çalışan ve Yönetici Self-Servis: çalışanın kendi izin talebine, ücret pusulasına ve PDKS girişine doğrudan erişmesi için.
- İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı: izin taleplerinin kimin onayına gideceğini tanımlamak için; diğer talep türleri için onay akışı yakında eklenecek.
- Raporlama ve İK Analitiği: personel sayısı ve devir oranı gibi göstergeleri izlemek için.
Tüm kategoriler ile kullanıma açık ve yakında gelecek modüller Modüller sayfasında listelenir.
Çalışanı dinleyen bir sistemde güven nasıl korunur?
Çalışan deneyimi verisi, çalışanların görüşleri ve soruları gibi kişisel ve hassas bilgiler içerir; çalışanlar bu verinin kendilerine karşı kullanılmayacağına güvenmezse dürüst yanıt vermez. Bu nedenle kategorideki modüller şu ilkelerle tasarlanıyor:
- Anonim anketlerde yanıtlar kişiyle eşleştirilmeden saklanacak, az sayıda yanıt toplanan gruplarda sonuçlar gösterilmeyecek.
- Kimlikli anketlerde ve yardım masası kayıtlarında, verinin kimlerle paylaşılacağı çalışana baştan söylenecek.
- Soru-cevap botu kişi hakkında karar vermeyecek; bağlayıcı cevap her zaman İK ekibinden gelecek.
- Sosyal duvarda doğum günü gibi kişisel bilgilerin görünmesi çalışanın tercihine bağlı olacak.
Çalışanların aydınlatılması ve verinin hangi amaçla işleneceğinin belirlenmesi, KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında veri sorumlusu olarak işverene aittir. Doküman ve Sözleşme Yönetimi modülünde bugün personel kartına eklenen bir belge için kişi bazında okundu onayı istenebilir; aydınlatma metni gibi şirket geneli belgelerin tüm çalışanlara bir kerede yayımlanması ve okundu raporu ise yakında eklenecek. Kişisel veri envanterini, saklama sürelerini ve imha süreçlerini izleyecek KVKK Uyum Modülü de yakında gelecek modüller arasında. Teknik ve idari tedbirlere ilişkin yaklaşım Güvenlik ve veri koruma, paketler Fiyatlandırma sayfasında yer alır.
Yakında gelecek çalışan deneyimi modülleri ne işe yarayacak?
Aşağıdaki modüller yakında eklenecek; kapsamları geliştirme sürecinde netleşecek. Anket türleri arasında geçen eNPS (çalışan net tavsiye skoru), çalışanların şirketi çalışılacak bir yer olarak tavsiye etme eğilimini tek bir soruyla ölçen bir göstergedir.
| Modül | Ne işe yarar |
|---|---|
| Anketler (Bağlılık, Nabız, eNPS, Çıkış) | Çalışan bağlılığını ve ayrılma nedenlerini düzenli ve karşılaştırılabilir biçimde ölçmek |
| İK Yardım Masası ve Soru-Cevap Botu | Çalışanların sorularını kayıtlı bir kanaldan iletmek ve sık sorulara firmanın bilgi bankasından cevap bulmak |
| Etkinlik ve Sosyal Duvar | Şirket etkinliklerini duyurmak, katılımı izlemek ve gayriresmî paylaşıma alan açmak |
Anketler (Bağlılık, Nabız, eNPS, Çıkış) Yakında
Anketler modülü, çalışanların bağlılığını, gündelik nabzını ve ayrılma nedenlerini düzenli ve karşılaştırılabilir biçimde ölçmek için planlanıyor. Kapsamlı bağlılık anketleri belirli aralıklarla, birkaç sorudan oluşan nabız anketleri daha sık uygulanabilecek; eNPS sorusunun sonuçları dönemler boyunca izlenebilecek. Çıkış anketi ise ayrılan çalışana İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreçleri adımlarının bir parçası olarak gönderilecek. Genel amaçlı form araçlarıyla yapılan anketlerde sonuçlar organizasyon verisiyle eşleşmiyor ve dönemler arasında karşılaştırma yapmak zorlaşıyor; planlanan modül sonuçları departman, lokasyon ve kıdem gibi kırılımlarla gösterecek. Hazır soru setleri ile firmanın kendi soruları birlikte kullanılabilecek; anket takvimi ve hatırlatmalar, çalışanı yormayacak bir sıklıkta ayarlanabilecek. Çıkış anketlerinin yanıtları, ayrılma nedenlerinin dönemler ve departmanlar arasında karşılaştırılmasına imkân verecek. Anonim anketlerde küçük grupların sonuçları gizlenecek, böylece yanıt veren kişi tahmin edilemeyecek. Anket sonuçlarından çıkan aksiyonların sorumlusuyla birlikte kaydedilmesi de hedefleniyor; çünkü ölçmek tek başına yeterli değildir, çalışanlar sonuçların ardından ne yapıldığını görmek ister.
İK Yardım Masası ve Soru-Cevap Botu Yakında
İK Yardım Masası ve Soru-Cevap Botu, çalışanların İK'ya yönelttiği soruları kayıtlı bir kanalda toplamak ve sık sorulan sorulara firmanın kendi bilgi bankasından cevap önermek için yakında kullanıma açılacak. İzin bakiyesinin nasıl hesaplandığı, bir bordro kaleminin ne anlama geldiği ya da hangi belgenin nereden alınacağı gibi sorular İK ekibinin gününü tekrar eden cevaplarla dolduruyor. Planlanan modülde her soru bir kayıt olarak açılacak, kategorisine göre doğru kişiye yönlendirilecek ve durumu izlenebilecek. Firma politikaları ve sık sorulan sorular bir bilgi bankasında toplanacak; soru-cevap botu yalnızca bu yayımlanmış içerikten yararlanarak cevap önerecek ve dayandığı içeriği gösterecek. Botun cevaplarının doğru olacağı vaat edilmez; emin olunamayan, kişisel durum gerektiren ya da sağlık ve disiplin gibi hassas konulardaki sorular İK ekibine aktarılacak. Bot izin onayı veya ücret gibi kişi hakkında sonuç doğuran kararlar vermeyecek. İşlem gerektiren sorular, personel yönetimi kategorisindeki çalışan talepleri çalışmasına dönüştürülebilecek.
Etkinlik ve Sosyal Duvar Yakında
Etkinlik ve Sosyal Duvar, şirket içi etkinlikleri duyurmak, katılımı izlemek ve çalışanlar arasında gayriresmî paylaşıma kontrollü bir alan açmak için planlanıyor. Eğitim günleri, kutlamalar, gönüllülük çalışmaları ya da ekip buluşmaları bugün çoğunlukla mesajlaşma gruplarında duyuruluyor; kimin katılacağı ayrıca sorularak toplanıyor ve farklı lokasyonlardaki çalışanlar bu akışın dışında kalabiliyor. Planlanan modülde etkinlikler hedef gruba duyurulacak, çalışanlar katılım durumlarını bildirebilecek ve etkinlik sonrası paylaşımlar aynı yerde toplanacak. Katılım kayıtları, örneğin bir gönüllülük programına kimlerin katıldığını sonradan görmek için de kullanılabilecek. Sosyal duvar; yeni katılanlara hoş geldin mesajları, iş yıldönümleri ve ekip başarıları gibi paylaşımlara alan açacak. Doğum günü gibi kişisel bilgilerin görünmesi çalışanın tercihine bağlı olacak; paylaşımlar için moderasyon ve bildirim mekanizması da kapsamda düşünülüyor. Bu modül resmî duyuru kanalı değildir: politika ve prosedür duyuruları personel yönetimi kategorisindeki duyurular çalışmasında ele alınıyor. Performans ve gelişim kategorisindeki takdir mesajlarının sosyal duvarda görünür biçimde paylaşılabilmesi de hedefleniyor.