Dijital Özlük Dosyası: Çalışan bilgileri ve belgeleri tek kayıtta

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Dijital Özlük Dosyası, çalışan bilgilerini Excel tabloları, e-posta ekleri ve kâğıt klasörler arasında dağınık tutan İK ekipleri, muhasebe sorumluları ve KOBİ yöneticileri içindir. Bilgi birkaç yerde tutulduğunda üç sorun tekrar eder: hangi kopyanın güncel olduğu bilinmez, ücret ya da sağlık raporu gibi hassas bilgiler gereğinden fazla kişiye açık kalır ve hangi belgenin süresinin dolduğu ancak elle bakılarak bulunur.

Özlük dosyası aynı zamanda yasal bir kayıttır. 4857 sayılı İş Kanunu, işverenin çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemesini, mevzuat gereği tutulan belge ve kayıtları bu dosyada saklamasını ve işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmasını öngörür. Modül bu yükümlülüğü sizin yerinize yerine getirmez; dosyanın düzenli ve yalnızca yetkili kişilerce erişilebilir olmasına katkı sağlar.

Dijital Özlük Dosyası neler yapar?

Modül, bir çalışana ait bilgileri ve belgeleri tek bir personel kartında toplar ve bu bilgileri kimin görebileceğini belirler. Kart; genel bilgiler, iş bilgileri, yıllık izin, belgeler, süreçler, puantaj ve ücret sekmelerinden oluşur. Bugün kullanılabilen işlevler şunlardır:

• Personel kartı: sicil no, ad soyad, T.C. kimlik no (sağlama doğrulamalı), doğum tarihi, iş e-postası ve telefon; işe giriş tarihi, kıdem başlangıcı, çalışma şekli (tam ya da kısmi süreli), yer altı işi; departman, pozisyon ve yönetici.
• Ücret geçmişi: brüt ya da net aylık ücret yürürlük tarihiyle kaydedilir, önceki kayıtlar silinmez; Bordro hesabı bu kayıttan yapılır.
• Belgeler: iş sözleşmesi, diploma, sağlık raporu gibi belgeler türü, geçerlilik tarihi ve sürümleriyle çalışanın kartına eklenir; ayrıntılar Doküman ve Sözleşme Yönetimi sayfasındadır.
• Süresi dolan belgeler: geçerlilik tarihi 30 gün içinde dolacak ya da dolmuş belgeler tek listede görünür.
• Rol bazlı erişim: ücret, kimlik numarası ve özel nitelikli belgeler yalnızca yetkili rollere açılır; roller Rol, Yetki ve Güvenlik modülünden yönetilir.
• Denetim kaydı: karttaki her oluşturma, güncelleme ve silme; yapan kişi, zaman ve değişen alan adlarıyla kaydedilir.
• Toplu içe aktarma: mevcut çalışan listesi CSV ya da xlsx şablonuyla önizlemeden sonra tek seferde yüklenir.
• Arama ve süzgeç: liste ad, soyad, sicil no ve e-postayla aranır; durum (aktif, ayrılmış) ve departmana göre süzülür.
• Giriş hesabı bağlantısı: karttan uygulamaya davet gönderilir; çalışan ilk girişte kendi kartını görür.

Personel kartında adres alanı, personel listesinin CSV olarak indirilmesi, banka hesabı ve acil durumda aranacak kişi alanları, çalışanın uygulama içinden bilgi değişikliği talebi, departman ve pozisyon değişikliklerinin tarihçesi, ücret notu, firmanın kendi alanlarını tanımlaması ve alan bazında yetki ayarı şu an yok; bunlar yakında eklenecek. Disiplin kayıtları Uyum ve Raporlama kategorisindeki, zimmet ve demirbaş takibi Personel Yönetimi kategorisindeki yakında gelecek modüller arasındadır.

Varsayılanları değiştirmek için firma, İK, yönetici ve çalışan rolündeki kullanıcılara yalnızca seçtiği yetkileri taşıyan özel roller atayabilir; firma sahibi ve sistem yöneticisinin yetkileri sabittir.

Nasıl çalışır?

Özlük dosyası beş adımda kurulur ve sonrasında diğer modüllerin ortak veri kaynağı olur:

1. Organizasyonu kurun. Departman ve pozisyonları Organizasyon Şeması ve Pozisyon Yönetimi modülünde tanımlayın ya da içe aktarma sırasında eksik olanların oluşturulmasını seçin.
2. Mevcut kayıtları aktarın. Çalışan listenizi CSV ya da xlsx şablonuyla yükleyin, önizleme raporundaki sorunları düzeltin. Devreden yıllık izin günleri ayrı bir açılış bakiyesi dosyasıyla girilir.
3. Belgeleri ve ücretleri ekleyin. Taranmış belgeleri türü ve geçerlilik tarihiyle karta yükleyin; bordro kullanacaksanız ücret kaydını yürürlük tarihiyle girin.
4. Çalışanları davet edin. Karttan gönderilen davetle çalışan kendi hesabını açar ve ilk girişte kendi kartını görür.
5. Değişiklikleri tek yerden yapın. Pozisyon, yönetici ya da çıkış günü kartta değiştiğinde İzin Yönetimi, Puantaj ve Bordro aynı güncel veriyi kullanır.

Sora İK paketleri aktif çalışan sayısına göre belirlenir; çıkış günü geçmiş kartlar sayılmaz ve paket sınırına ulaşıldığında yeni aktif kart açılmaz. Güncel paketler ve sınırlar Fiyatlandırma sayfasındadır.

Özlük dosyasındaki kişisel veriler nasıl korunur?

Özlük dosyası çalışanlara ait kişisel verilerin ve sağlık bilgisi gibi özel nitelikli kişisel verilerin tutulduğu yer olduğu için erişim en az yetki ilkesiyle sınırlandırılır. KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) açısından çalışan verilerinin veri sorumlusu müşteri firmadır; Sora İK bu verileri firmanın talimatıyla işleyen konumundadır.

Modülün bu alandaki katkısı üç başlıkta toplanır. Birincisi hassas bilgilerin ayrı yetkiyle açılmasıdır: T.C. kimlik numarası listelerde gösterilmez, kartta yalnızca yetkili kullanıcıya açık görünür ve başkasının numarasının görüntülenmesi denetim kaydına yazılır. İkincisi değişikliklerin ve hassas verilere erişimin (kimlik numarası, ücret geçmişi, belge indirme) denetim kaydına geçmesidir; her kart görüntüleme kayda yazılmaz. Üçüncüsü firma verisinin veritabanı düzeyinde diğer firmalardan ayrılmasıdır. Saklama ve imha süreçleri, yakında gelecek KVKK Uyum Modülü kapsamında olacak. Bu yapı KVKK'ya uygun süreç tasarımına katkı sağlar; uyum, veri sorumlusu olarak firmanızın politika ve uygulamalarıyla birlikte değerlendirilir. Barındırma, şifreleme ve yedeklemeye ilişkin ayrıntılar Güvenlik ve veri koruma sayfasında açıklanır.