Doküman ve Sözleşme Yönetimi: Sürümü, süresi ve onayı izlenen İK belgeleri

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Bu modül, İK belgelerini paylaşılan klasörlerde ve e-posta eklerinde tutan, hangi sözleşmenin ne zaman bittiğini ya da bir belgeyi kimin okuduğunu elle izleyen işletmeler içindir. Bu yöntemde sorun belgenin kendisinde değil, belgenin etrafındaki bilgidedir: "sozlesme_son_guncel_v3" gibi dosya adlarından doğru sürümü bulmak zorlaşır, belirli süreli sözleşmelerin bitişi kaçar, çalışana verilen bir belgenin okunup okunmadığı bilinmez ve klasör izinleri gereğinden geniş kalır.

Doküman ve Sözleşme Yönetimi neler yapar?

Modül, bir İK belgesinin yüklenmesinden silinmesine kadar geçen yaşam döngüsünü yönetir. Bugün kullanılabilen işlevler şunlardır:

• Belge türleri: iş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, diploma, sertifika, yerleşim yeri belgesi, askerlik durum belgesi, sağlık raporu, adli sicil kaydı ve "diğer". Tür listesi sabittir. Ek protokol, gizlilik taahhüdü, KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamındaki aydınlatma metni, şirket politikası ve prosedür türleri ile firmanın kendi belge türünü tanımlaması yakında eklenecek.
• Personel kartına bağlı belgeler: her belge çalışanın Dijital Özlük Dosyası'ndaki Belgeler sekmesinde durur. Politika ve prosedür gibi şirket geneli belgeleri yayımlama ve çalışan gruplarına atama yakında.
• Sürüm geçmişi: yeni sürüm eskisinin yerine geçer ama onu silmez; eski sürümler geçmişte kalır ve indirilebilir.
• Geçerlilik tarihi: bitiş ya da yenileme tarihi belge kaydına girilir; 30 gün içinde dolacak ve dolmuş belgeler tek listede görünür.
• Okundu onayı: belge başına okundu onayı istenebilir; onay istenen belge çalışanın self-servis ekranında onay bekleyen olarak görünür ve onay kişi bazında kaydedilir. Okundu raporu ve henüz onaylamayanların listesi yakında eklenecek.
• Erişim yetkisi: belgeleri görme, yükleme ve silme rol yetkisine bağlıdır; sağlık raporu ve adli sicil kaydı ayrıca özel nitelikli belge yetkisi ister.
• Denetim kaydı: belge ekleme, güncelleme ve silme, yeni sürüm yükleme, her indirme ve her okundu onayı; kim ve ne zaman bilgisiyle kaydedilir.
• Güvenli depolama: PDF, JPEG ve PNG dosyaları (en çok 10 MB) herkese kapalı bir depoda saklanır; indirme kısa süre geçerli bir bağlantıyla yapılır.

Şablondan otomatik belge üretimi şu an yok; Otomatik Belge Üretimi modülü Platform ve Entegrasyon kategorisinde yakında gelecek modüller arasındadır. Modül, Personel Yönetimi kategorisinin belge katmanıdır.

Nasıl çalışır?

Belge düzeni bir kez kurulur, ardından her yeni belge aynı kurallara göre işlenir:

1. Belgeyi türüyle ekleyin. Belge türünü, başlığını, varsa geçerlilik tarihini ve okundu onayı istenip istenmediğini seçin, dosyayı yükleyin.
2. Çalışanın kartına bağlayın. Belge ilgili çalışanın personel kartına eklenir; şirket geneli yayımlama ve gruba atama yakında eklenecek.
3. Onay isteyin. Okundu onayı istenen belgeler çalışanın profilinde onay bekleyen olarak görünür.
4. Tarihleri izleyin. Süresi dolan belgeler listesinden yaklaşan bitişleri takip edin.
5. Güncelleyin. Yeni sürüm yükleyin; onay gereken belgede çalışan yeni sürümü yeniden onaylar.

Belgelerin nerede ve nasıl saklandığı, yedekleme ve şifreleme ayrıntıları Güvenlik ve veri koruma sayfasında açıklanır. Paket seçenekleri Fiyatlandırma sayfasındadır.

Okundu onayı ıslak imza ya da elektronik imzanın yerini tutar mı?

Hayır; okundu onayı, çalışanın belgeyi okuduğunu beyan ettiği onayı tarih ve saatle kaydeder. Belgenin açılıp okunduğunu ayrıca ölçmez ve ıslak imza ya da güvenli elektronik imza yerine geçmez; uygulama da onay ekranında bunu belirtir. Okundu onayı, bir belgenin çalışana ulaştığını ve onun tarafından onaylandığını belgelemek için uygundur. Mevzuatta yazılı şekil ya da imza aranan belgelerde (ör. bazı iş sözleşmeleri) imzalı belgenin kendisi gerekir; bu belgelerin taranmış kopyası modüle yüklenir. Hangi belgede hangi yöntemin yeterli olduğunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde hukuk danışmanınızla belirlemenizi öneririz.