Aday Takip Sistemi (ATS) ve Kariyer Sayfası: başvuruları ilan ve aşama bazında izleyin

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Aday takip sistemi, düzenli işe alım yapan ve başvuruları e-posta kutularında, paylaşılan tablolarda ya da farklı ilan sitelerinin panellerinde takip eden işletmeler içindir. Dağınık takipte aynı aday iki kez değerlendirilir, değerlendirmeler e-posta zincirinde kaybolur, adayın hangi aşamada olduğu bilinmez ve aday verisinin ne kadar süre saklandığı belirsiz kalır.

• İK uzmanı: açık ilanları izler, her ilanın adaylarını aday panosunda aşamalarda ilerletir, notunu ve puanını aday kartına yazar.
• İşletme sahibi: ilan başına kaç başvuru geldiğini ve adayların hangi aşamada olduğunu görür.
• Aday: işletmenin kariyer sayfasından başvurur ve aydınlatma metnini okur; başvurunun alındığını bildiren e-posta yakında eklenecek.

Aday takip sistemi neler yapar?

Aday takip sistemi, ilanın yayımlanmasından işe alınan adayın personel kartına kadar işe alım sürecini tek yerde yürütür.

• Kariyer sayfası: firmanızın kısa adını taşıyan adreste Türkçe ve İngilizce açık ilan listesi ve ilan sayfaları; işletmenizin adı ve tanıtım metni (logo gösterimi yakında). İlan sayfaları iş ilanı yapılandırılmış verisi (JobPosting) taşır.
• İlan yönetimi: ilan başlığı, ilan metni, çalışma yeri, çalışma şekli, çalışma düzeni (iş yerinde, uzaktan ya da karma), departman ve son başvuru günü; ilan Taslak, Yayında ve Kapandı durumlarından geçer. İlanın organizasyon şemasındaki bir pozisyona bağlanması yakında eklenecek.
• Başvuru formu: ad soyad, e-posta, telefon, özgeçmiş bağlantısı ve ön yazı; işletmenizin aday aydınlatma metni ve varsa isteğe bağlı açık rıza onayı; Cloudflare Turnstile ile otomatik başvurulara karşı koruma. Özgeçmiş dosya olarak yüklenmez, bağlantı olarak alınır.
• Aday panosu: adaylar ilan bazında izlenir; her ilanın aday panosu adayları aşamalarına göre sütunlarda gösterir. Aynı ilana aynı e-postayla gelen ikinci başvuru kabul edilmez. Başvurunun kaynağı “Kariyer sayfası” ya da “Elle eklendi” olarak görünür; İK, başka kanaldan gelen adayı panodan tek tek ekler, toplu aday içe aktarma yoktur. Tüm ilanların adaylarını tek listede gösteren bir ekran şu an yok; aday arama, serbest kaynak etiketi ve aynı kişinin başka bir ilana başvurduğunu gösteren uyarı yakında eklenecek.
• Aşamalar: Yeni, Ön eleme, Mülakat, Teklif ve İşe alındı aşamaları ile Reddedildi ve Çekildi kapanışları; aşama, panoda ya da aday kartında seçim kutusuyla değiştirilir.
• Notlar ve değerlendirme: tarihli ve yazarlı notlar; her değerlendiren için bir kez 1–5 puan, “İşe alınsın”, “Kararsızım” ya da “Alınmasın” önerisi ve yorum; ortalama puan panoda görünür.
• İşe alma: işe alınan adaydan personel kartı açılır ve isteğe bağlı olarak işe giriş kontrol listesi başlar.
• Saklama ve silme: saklama süresi dolan kapalı adayların listesi; silme aday kartından yapılır ve kaydı notları ve değerlendirmeleriyle birlikte kaldırır.

Yakında eklenecek özellikler arasında adaya “başvurunuz alındı” e-postası, aşamaların firmaya göre düzenlenmesi, sürükle-bırak pano, pozisyona özel başvuru soruları, aday etiketleri, adaylara şablonlu e-posta, özgeçmiş dosyası yükleme ve işe alım yapan yöneticiyle aday paylaşma var. Mülakat takvimi planlama ve puan kartları, teklif mektubu ve işe alım onay akışı ile yapay zekâ destekli CV ön eleme ise yakında gelecek ayrı modüllerdir; ayrıntılar İşe Alım ve Yetenek kategorisi sayfasındadır. Paket seçenekleri için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.

Nasıl çalışır?

İşe alım, kariyer sayfası bir kez hazırlandıktan sonra her ilan için aynı beş adımla yürür.

1. Kariyer sayfasını hazırlayın. Kısa adı, tanıtım metnini, aday aydınlatma metnini, varsa açık rıza metnini ve aday verisinin saklama süresini girip sayfayı yayımlayın.
2. İlanı açın ve paylaşın. İlan kariyer sayfasında yayımlanır; bağlantısını istediğiniz kanalda paylaşırsınız. Son başvuru günü geçen ilana başvuru alınmaz.
3. Adayları aşamalarda ilerletin. Ön elemeyi yapın, mülakatlardan sonra notunuzu ve 1–5 puanınızı aday kartına girin.
4. Sonucu kaydedin. İşe alınan adaydan personel kartı açılır; aynı ilanın diğer adayları kendiliğinden reddedilmez, onları Reddedildi ya da Çekildi aşamasına siz alırsınız.
5. Saklama süresini yönetin. Süresi dolan kapalı başvurular listelenir; İK bu kayıtları aday kartını açarak siler.

Aday verisini ne kadar süre saklamalısınız?

Aday verisinin saklama süresini, veri sorumlusu olarak işletmeniz belirler; Sora İK bu süreyi kariyer sayfası ayarında tutar ve süresi dolan kayıtları size listeler. Adaylar da 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında ilgili kişidir: kariyer sayfasından başvuran aday başvuru sırasında aydınlatılır ve aday kaydı, hangi aydınlatma ve rıza metnine ne zaman onay verildiğini metnin SHA-256 parmak iziyle birlikte saklar. Elle eklenen aday için aydınlatma onayı kaydı tutulmaz; bu adayı ayrıca bilgilendirmeniz gerekir. Açık rıza başvurunun şartı değildir; hangi işlemin rızaya dayanacağına işletmeniz karar verir.

Saklama süresi dolan aday kayıtları listelenir; İK listedeki adayı açıp aday kartından siler. Saklama ve imha politikasının şirket genelinde izlenmesi, yakında gelecek KVKK Uyum Modülü'nün kapsamındadır. Aday verisinin barındırıldığı altyapı ve erişim kuralları güvenlik sayfasında anlatılır. Saklama süresinin ve aydınlatma metninin içeriğinin belirlenmesi hukuki bir karar olduğu için hukuk danışmanınızla birlikte verilmelidir.