Organizasyon Şeması ve Pozisyon Yönetimi: Güncel şema, net raporlama hattı

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Bu modül, organizasyon şemasını bir sunum dosyasında elle güncelleyen ve her yeni talepte "bunu kim onaylayacak?" sorusunu yeniden soran büyüyen işletmeler içindir. Çalışan sayısı arttıkça üç sorun belirginleşir:

• Şema eskir. Çizim dosyası her işe giriş, ayrılış ve terfiden sonra elle güncellenmediği için kısa sürede gerçeği yansıtmaz.
• Pozisyon ile kişi karışır. Biri ayrıldığında pozisyon da listeden kaybolur; boş kadrolar ve işe alım ihtiyacı görünmez olur.
• Onay kuralları kişiye bağlanır. "İzinleri Ali Örnek onaylar" gibi kişiye yazılmış kurallar, yönetici değiştiğinde sessizce bozulur.

Organizasyon yapısı bir kez doğru kurulduğunda Sora İK'daki izin onayları, yöneticilerin ekip görünümü ve kadro raporları aynı kaynaktan beslenir. Bu modül, Personel Yönetimi kategorisindeki diğer modüllerin de omurgasıdır.

Organizasyon Şeması ve Pozisyon Yönetimi neler yapar?

Modül, organizasyon yapısını veri olarak tutar ve şemayı bu veriden üretir; şema ayrıca çizilmez. Bugün kullanılabilen işlevler şunlardır:

• Departman ağacı: departmanlar alt departmanlarla ihtiyacınız kadar derinlikte tanımlanır; her birine kod ve departman yöneticisi atanabilir. Bir departmanı kendi alt departmanına bağlamak gibi döngü kuran seçimler engellenir.
• Pozisyonlar: departmana bağlı ya da departmansız unvanlar. Aynı departmanda aynı unvan iki kez açılmaz, personeli olan pozisyon silinmez. Her pozisyonun aktif personel sayısı listede görünür.
• Yönetici hiyerarşisi: her çalışanın kartında bir doğrudan yöneticisi bulunur; kişinin kendisini ya da kendi ekibinden birini yönetici seçmek engellenir.
• Organizasyon şeması: yönetici hiyerarşisinden üretilen ağaç; aktif çalışanların adı, pozisyonu ve departmanı görünür. Personel listesini görme yetkisi olan kullanıcı şemadaki addan personel kartına geçer.
• Onay ve görünürlük kaynağı: izin talepleri çalışanın doğrudan yöneticisine gider; yönetici doğrudan ve dolaylı ekibinin kartlarını, izinlerini ve puantajını görür. İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı, "doğrudan yönetici" ve "yöneticinin yöneticisi" adımlarını bu hiyerarşiden çözer; ekip kapsamı Rol, Yetki ve Güvenlik kurallarıyla birlikte çalışır.
• Kadro bilgisi: departman ve pozisyon başına aktif personel sayısı. Departman, pozisyon ve çalışma şekline göre personel sayısı raporu Raporlama ve İK Analitiği modülündedir.
• Toplu kurulum: personel içe aktarılırken dosyadaki departman ve pozisyonlar, istenirse eksik olanlar oluşturularak yapıya eklenir.

Yakında eklenecekler: pozisyon görev tanımı, norm kadro (planlanan ve gerçekleşen kadro), personeli olmayan pozisyon için "boş" etiketi, şemada arama ve dalları daraltıp genişletme. Lokasyon ya da şube katmanı, pozisyonların birbirine bağlandığı pozisyon hiyerarşisi (üst pozisyon), ileri tarihte yürürlüğe giren yapı değişikliği ve matris onaycı da şu an yok, yakında gelecek. Şema bugün pozisyonlar üzerinden değil, kişilerin yönetici bilgisinden kurulur.

Nasıl çalışır?

Yapı bir kez kurulur, sonra yalnızca değişiklikler girilir:

1. Departmanları tanımlayın. Departman ağacını ve departman yöneticilerini girin; isterseniz personel içe aktarırken dosyadaki departmanların oluşturulmasını seçin.
2. Pozisyonları oluşturun. Her departmanın pozisyon unvanlarını girin; departmana bağlı olmayan unvanlar da açılabilir.
3. Çalışanları bağlayın. Personel kartında departman, pozisyon ve yönetici seçildiğinde şema kendiliğinden oluşur.
4. Onayları hiyerarşiye bırakın. İzin onayı doğrudan yöneticiye gider. Ek adım gerekiyorsa iş akışında kişi adı yerine "yöneticinin yöneticisi" ya da bir rol kullanın; kişi değişse de kural çalışır.
5. Değişiklikleri kartta yapın. Terfi ya da ekip değişikliği personel kartında kaydedildiğinde şema, onaylar ve ekip görünümü hemen güncellenir. Ayrılan çalışan ise şemadan hemen değil, çıkış kaydındaki çıkış günü geçince çıkar.

Sora İK'nın paketleri aktif çalışan sayısına göre kademelenir; organizasyonunuzun büyüklüğüne uygun paketi Fiyatlandırma sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

Neden pozisyon ile kişiyi ayrı tutmak gerekir?

Pozisyonu kişiden ayrı tutmak, biri ayrıldığında ya da terfi ettiğinde organizasyon yapısının ve kadro bilgisinin bozulmamasını sağlar. Örnek A.Ş.'de Muhasebe Uzmanı pozisyonundaki Ayşe Örnek'in ekip liderliğine atandığını düşünelim:

• Muhasebe Uzmanı pozisyonu silinmez; başka kimse atanmamışsa listede aktif personel sayısı sıfır olarak kalır ve yeni atanacak kişiyi bekler. Bu durumun "boş" etiketiyle ve planlanan kadroyla karşılaştırmalı gösterilmesi yakında eklenecek.
• Ekibe katılan çalışanların kartlarında yönetici olarak Ayşe Örnek seçildiğinde, onların izin talepleri kendiliğinden ona gider.
• Ayşe Örnek'in giriş hesabına yönetici rolü verildiğinde, ekip görünümünde yalnızca kendisine bağlanan çalışanlar ve onların ekipleri yer alır; görünürlük yönetici bilgisinden türediği için ayrıca kişi bazında yetki tanımlamak gerekmez.

Açık kadrolar için ilan ve aday süreci Aday Takip Sistemi ile yürütülür; ilan bugün departmana bağlanır, pozisyona bağlanması yakında eklenecek. Şemada ad, pozisyon ve departman dışında kişisel veri gösterilmez; verilerin nasıl korunduğu Güvenlik ve veri koruma sayfasında açıklanır.