Mevcut
Raporlama ve İK Analitiği
Çalışan sayısı, devir oranı, izin, devamsızlık ve bordro maliyeti gibi göstergeleri raporlar; CSV olarak indirilir.
Uyum ve raporlama modülleri hangi kayıtları düzenli tutmanıza yardımcı olur?
Uyum ve raporlama modülleri, işverenin ve insan kaynakları (İK) ekibinin yasal yükümlülüklerin yerine getirildiğini gösterebilmek için gereken kayıtları düzenli ve erişilebilir tutmasına yardımcı olur. Mevzuattaki yükümlülüklerin önemli bir kısmı bir işin yapıldığını gösterebilmeye dayanır: Çalışan KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında aydınlatıldı mı, zorunlu eğitim verildi mi, tutanak tutuldu mu, rapor zamanında hazırlandı mı? Bu kayıtlar dağınık klasörlerde durduğunda, bir denetimde ya da uyuşmazlıkta aranan belgeye ulaşmak zorlaşır. Sora İK (Sora Yazılım Teknolojileri'nin insan kaynakları yönetim yazılımı) bu kategoride bugün şu modülü sunar:
- Raporlama ve İK Analitiği: personel sayısı, devir oranı, izin, PDKS, demografi ve bordro maliyeti raporlarını görmek ve CSV olarak dışa aktarmak için; personel sayısı, PDKS ve bordro maliyeti raporları departman kırılımı da verir. Raporlarda departman ya da pozisyona göre süzme yakında eklenecek.
Zorunlu İSG (iş sağlığı ve güvenliği) eğitimlerinin kaydı ve geçerlilik süreleri bugün performans ve gelişim kategorisindeki Eğitim Yönetimi (LMS) modülünde tutulur; süresi dolan eğitimler orada listelenir. Risk değerlendirmesi, iş kazası ve sağlık muayenesi kayıtlarını bir araya getirecek İSG Yönetimi ise yakında eklenecek.
KVKK Uyum Modülü yakında eklenecek. Modül kişisel veri envanteri, açık rıza ve ilgili kişi başvurusu kayıtlarını tutmak, saklama süresi dolan kayıtları listeleyip onaylı silme ya da anonimleştirmeyi tutanağıyla kayda almak için tasarlanıyor; amaç KVKK'ya uygun süreç tasarımına katkı sağlamaktır. Şu an KVKK süreçlerine katkı veren özellikler başka modüllerde yer alır: rol ve yetki tanımları, özel nitelikli belgeler için ayrı yetki ve aday başvurularında alınan aydınlatma onayı ile açık rıza kaydı. Çalışan aydınlatma metni Doküman ve Sözleşme Yönetimi modülünde her çalışanın personel kartına belge olarak eklenebilir ve çalışandan okundu onayı istenebilir; metni şirket geneli belge olarak tüm çalışanlara yayımlamak ve okundu raporu almak yakında eklenecek.
Bir yazılım, yasal yükümlülükleri işveren adına yerine getirmez; yükümlülüğün muhatabı işveren ve onun görevlendirdiği uzmanlardır. Yazılımın katkısı, yapılan işin kaydını tutmak ve raporu hazırlamaktır. Hassas veri görüntülemeleri Rol, Yetki ve Güvenlik modülünün denetim kaydında izlenir; veri korumaya ilişkin genel yaklaşım Güvenlik ve veri koruma sayfasındadır.
Yakında gelecek uyum ve raporlama modülleri ne işe yarayacak?
Bu bölümdeki modüller yakında eklenecek; İSG yönetimi, disiplin süreçleri ve Türkiye İş Kurumu (İŞKUR) gibi kurumlara yönelik yasal raporlar için kayıt düzeni kurmayı hedefliyorlar. Kapsamları geliştirme sürecinde netleşecek. Paketler için Fiyatlandırma, tüm kategoriler için Modüller sayfasına bakabilirsiniz.
| Modül | Ne işe yarar |
|---|---|
| İSG Yönetimi | Risk değerlendirmesi, iş kazası, sağlık muayenesi ve İSG eğitimi kayıtlarını tek yerde tutmak |
| Disiplin ve Tutanak Yönetimi | Tutanak, savunma ve disiplin kararlarını sırasıyla ve değişiklik geçmişiyle saklamak |
| Yasal Raporlar (İŞKUR, kontenjan takibi) | İstihdam yükümlülüklerini izlemek ve kurumlara verilecek raporlar için veriyi derlemek |
İSG Yönetimi Yakında
İSG Yönetimi, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamındaki yükümlülüklere ilişkin kayıtları çalışan bilgileriyle aynı yerde tutmak için tasarlanıyor. Risk değerlendirmesi raporları, iş kazası ve ramak kala olay kayıtları, işe giriş ve periyodik sağlık muayeneleri, kişisel koruyucu donanım teslimleri ve İSG eğitimleri birçok işletmede iş güvenliği uzmanının, işyeri hekiminin ve İK ekibinin ayrı dosyalarında duruyor. Planlanan modülde bu kayıtlar çalışan ve işyeri bazında birleştirilecek; muayene ya da eğitim tarihi yaklaşan çalışanlar için hatırlatma yapılabilecek. Zorunlu eğitimlerin katılım kayıtları bugün kullanılan Eğitim Yönetimi modülünden, koruyucu donanım teslimleri ise personel yönetimi kategorisindeki zimmet çalışmasından beslenecek. Muayene sonuçları gibi sağlık verileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir; bu verilere erişimin işyeri hekimi gibi yetkili kişilerle sınırlandırılması hedefleniyor. İş kazası bildirimi işveren tarafından resmî kanallardan yapılır; modül, SGK'ya (Sosyal Güvenlik Kurumu) yapılacak bildirim için gereken bilgileri derlemeye yardımcı olacak, ancak kurumla doğrudan bağlantı kurmayacak.
Disiplin ve Tutanak Yönetimi Yakında
Disiplin ve Tutanak Yönetimi, işyerinde yaşanan bir olayın tutanağından savunma istemine, savunmadan karara kadar uzanan süreci sırasıyla ve belgeleriyle kayıt altına almak için planlanıyor. Disiplin süreçleri çoğunlukla e-posta, kâğıt tutanak ve farklı kişilerin bilgisayarlarındaki belgelerle yürüyor; olası bir uyuşmazlıkta sürecin hangi sırayla ve hangi tarihlerde yürütüldüğünü göstermek zorlaşıyor. Planlanan modülde tutanak, savunma istemi, çalışanın savunması, disiplin kurulu değerlendirmesi ve verilen karar tek bir dosyada tarih sırasıyla tutulacak; kayıtlar değişiklik geçmişiyle saklanacak. İç yönetmelikte ya da mevzuatta öngörülen süreler için hatırlatma tanımlanabilecek. Belgeler Doküman ve Sözleşme Yönetimi yapısıyla saklanacak; sürecin işten çıkışla sonuçlanması hâlinde kayıtların İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreçleri adımlarına bağlanması hedefleniyor. Disiplin kayıtları hassas olduğu için erişim süreçte görevi olan kişilerle sınırlı tutulacak. Hangi davranışın hangi yaptırımı gerektirdiği ve sürecin hukuki değerlendirmesi işverene ve hukuk danışmanına aittir; modül karar vermez, karar sürecini belgeler.
Yasal Raporlar (İŞKUR, kontenjan takibi) Yakında
Yasal Raporlar modülü, işverenin istihdamla ilgili yükümlülüklerini izlemek ve kamu kurumlarına sunulacak raporlar için gereken veriyi çalışan kayıtlarından derlemek amacıyla planlanıyor. İşyerindeki çalışan sayısına bağlı olarak doğan engelli çalışan istihdamı gibi yükümlülükler, çalışan sayısı değiştikçe yeniden değerlendirilmeyi gerektirir; bu takip bugün çoğunlukla dönem sonunda elle yapılıyor ve açık kontenjan geç fark edilebiliyor. Planlanan modülde istihdam yükümlülüğünün doğup doğmadığı ve açık kontenjan olup olmadığı dönem bazında gösterilecek, durum değiştiğinde yetkili kişiler uyarılacak. İŞKUR'a ve diğer kurumlara yapılan dönemsel bildirimler için gereken bilgilerin tek yerden alınabilmesi hedefleniyor. Hesap kuralları mevzuata göre kurulacak; ancak hangi çalışanların hesaba katılacağı veya işyerlerinin nasıl değerlendirileceği gibi yorum gerektiren konularda uzman görüşü alınmalıdır. Bildirimlerin kendisi işveren tarafından ilgili kurumların resmî kanallarından yapılır; Sora İK'nın İŞKUR ile doğrudan bir bağlantısı yoktur. Yönetim raporları ise bugün kullanılan Raporlama ve İK Analitiği modülünde kalır.