İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı: izin taleplerinin kimden hangi sırayla onay alacağını belirleyin

Kimler için, hangi sorunu çözer?

İş akışı tasarımcısı, onay kurallarını kişilerin hafızasında ya da e-posta zincirlerinde yürüten ve yönetici izne çıktığında talepleri bekleten işletmeler içindir. Kural yazılı olmadığında kimin onaylayacağı her seferinde sorulur, uzun bir iznin ikinci bir onaydan geçip geçmediği bilinmez ve sonradan “Bunu kim onayladı?” sorusunun cevabı bulunamaz.

• İK yöneticisi: izin onay kurallarını bir kez tanımlar, değişiklikleri tek ekrandan yönetir.
• Ekip yöneticisi: kendisine gelen talepleri onay kuyruğunda görür, izne çıkarken vekilini belirler.
• Çalışan: talebinin hangi adımda, kimin onayında beklediğini görür.

Paketlerin kapsamı ve kullanıcı sınırları fiyatlandırma sayfasında açıklanır.

İş akışı ve onay süreci tasarımcısı neler yapar?

Tasarımcı, izin yönetimi modülündeki talepler için onay adımlarını, onaycıları ve koşulları kural olarak tanımlamanızı sağlar.

• Akış: bir ad, koşullar ve sıralı 1–5 adımdan oluşur. Akışlar öncelik sırasıyla dizilir; talep, koşulları uyan ilk etkin akışa bağlanır. Firma başına en çok 50 akış tanımlanır.
• Adım türleri: çalışanın doğrudan yöneticisi, yöneticinin yöneticisi, bir rol (firma sahibi, sistem yöneticisi, İK ya da firmaya özel bir rol) veya belirli bir kişi. Yöneticiler organizasyon şemasındaki yönetici bağından bulunur.
• Koşullar: izin türleri ve en az gün sayısı. Koşul boş bırakılırsa akış tüm izin türlerine ve her süreye uyar.
• Adım atlama: yalnızca kişi adımlarında (doğrudan yönetici, yöneticinin yöneticisi, belirli kişi) olur: onaycı bulunamazsa, çalışanın kendisiyse ya da önceki bir kişi adımının onaycısıyla aynı kişiyse adım atlanır. Rol adımları atlanmaz.
• Vekâlet: kullanıcı, belirli tarih aralığı için kişiye çözülen akış adımlarındaki onay yetkisini başka bir kullanıcıya devreder; vekâlet en çok 366 gündür. Vekâlet yalnızca bir akışa bağlı taleplerde geçerlidir; akışsız talepte vekile yetki geçmez, talebe zincirdeki üst yöneticiler ve İK karar verir. Akış tanımlama yetkisi olan kullanıcılar başkası adına da vekâlet tanımlayabilir.
• İK kararı: İK her zaman karar verebilir; sıradaki adımın onaycısı değilse kararı nihaidir ve kalan adımlar işaretlenir.
• Talebe kopyalama: akış, talep oluşturulurken talebe kopyalanır. Akışı sonradan değiştirmek ya da silmek açık talepleri etkilemez.
• Bildirim: sıradaki adım bir kişiye çözülmüşse o kişinin iş e-postasına bildirim gider; rol adımlarında e-posta gönderilmez, talep o roldeki kullanıcıların onay kuyruğunda görünür. Onay ve ret sonucu çalışana e-postayla bildirilir.
• Karar kaydı: her adımın kim tarafından, ne zaman, hangi kararla tamamlandığı talep ayrıntısında görünür; vekâletle ve İK kararıyla verilen kararlar ayrıca işaretlenir.

Paralel adımlar, adım bazında bekleme süresi ve kendiliğinden yönlendirme, akışın kime gideceğini önceden gösteren önizleme ve izin dışındaki talep türleri için akış şu an yok; bunlar yakında eklenecek.

Nasıl çalışır?

Bir onay akışı beş adımda kurulur ve hemen kullanılmaya başlanır.

1. Yeni akış açın. Ayarlar altındaki “Onay akışları” ekranında akışa bir ad verin ve etkin olarak işaretleyin.
2. Koşulları seçin. Akışın hangi izin türleri için ve en az kaç günlük taleplerde çalışacağını belirleyin.
3. Adımları ekleyin. Her adım için türü seçin; rol ya da kişi adımında rolü veya kullanıcıyı belirleyin. Adımların sırasını yukarı ve aşağı düğmeleriyle değiştirin.
4. Akışları sıralayın. Birden fazla akış aynı talebe uyabiliyorsa daha özel olanı üste taşıyın; talep, uyan ilk etkin akışı kullanır.
5. Talepleri izleyin. Talep ayrıntısındaki “Onay adımları” bölümünden talebin hangi adımda beklediğini görün; gerekiyorsa akışı güncelleyin.

“Yazılım geliştirme gerektirmeden” ne anlama gelir, sınırları nelerdir?

Akışlar bir form üzerinde açılır listeler, onay kutuları ve düğmelerle kurulur; betik ya da kod yazılmaz. Adımlar bugün formda sıralanır; görsel (sürükle-bırak) tasarım alanı yakında eklenecek. Bir akışı değiştirmek için yazılım ekibine iş açmanız gerekmez. Akış tanımlama yetkisi varsayılan olarak firma sahibi, sistem yöneticisi ve İK rollerindedir. Bir akış adımında kullanılan özel rol, akıştan çıkarılmadan silinemez.

Buna karşılık tasarımcı bugün yalnızca izin talepleri için çalışır. Dış sistemlere istek gönderen adımlar, serbest formüller, yeni veri alanı oluşturma ve departmana ya da çalışan grubuna göre koşul şu an yok; bunlar da yakında eklenecek. Açık API ve webhook gibi dış sistemlerle bağlantı kurmaya yarayan özellikler Platform ve Entegrasyon kategorisi sayfasında, serbest biçimli çalışan talepleri ise Personel Yönetimi kategorisi sayfasında yakında gelecek modüller olarak listelenir. Onay kararları ve akış değişiklikleri denetim kaydında tutulur; bu kayıtların korunmasına ilişkin bilgiler güvenlik sayfasındadır.