Raporlama ve İK Analitiği: personel sayısı, devir oranı ve devamsızlık tanımı açık raporlarla

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Raporlama modülü, yönetim toplantısına İK verisini tablolardan elle derleyerek hazırlayan ve aynı metrik için farklı kişilerden farklı sayılar alan işletmeler içindir. Örneğin “çalışan sayısı” ay sonundaki sayı mı, ayın ortalaması mı? Tanım yazılı değilse iki doğru hesap iki farklı sonuç verir ve toplantı veriyi tartışmakla geçer.

• İK yöneticisi: aylık İK özetini tek sayfadan alır; tanımı ekranda yazılı metriklerle her ay aynı ölçüyle karşılaştırır.
• Genel müdür ve finans yöneticisi: personel sayısını, giriş-çıkış eğilimini ve bordro maliyetini son 12 ay üzerinden izler.
• Ekip yöneticisi: yalnızca kendi ekibinin izin kullanımını, geç kalma ve devamsızlık özetini görür.

Raporlama ve İK analitiği modülü neler yapar?

Modül, diğer modüllerde zaten girilmiş olan veriyi ayrıca yükleme gerektirmeden rapora dönüştürür. Raporlar yalnızca okur; hiçbir kaydı değiştirmez.

• Altı hazır rapor: personel sayısı; giriş, çıkış ve devir oranı; izin; PDKS özeti; kıdem ve yaş; bordro maliyeti.
• Ekranda yazılı tanımlar: her raporun başında neyin, hangi tarihe göre ve hangi formülle sayıldığı yazar; tanımlar sabittir.
• Dönem seçimi ve kırılımlar: rapora göre gün, ay ya da yıl seçilir; personel sayısı departman, pozisyon ve çalışma şekline göre kırılır. Raporları departman ya da pozisyona göre süzme yakında eklenecek.
• Tablo ve çubuk görünümü: her bölümde başlıklı bir tablo ana kaynaktır; dağılım tablolarında aynı verinin çubuk görünümü de vardır ve yalnızca göz atmayı kolaylaştırır.
• Yetkiye göre görünürlük: firma sahibi ve İK tüm firmayı, ekip yöneticisi kendisini ve ekibini görür; bordro maliyeti ayrıca bordro yetkisi ister. Yetkiler Rol, Yetki ve Güvenlik modülünde yönetilir. Bugün raporu görebilen kullanıcı CSV'sini de indirebilir; indirme için rollere ayrı bir yetki verilmesi yakında eklenecek.
• Küçük grup kuralı: yaş, kıdem ve departmana göre bordro maliyetinde üç kişiden küçük gruplar (boş gruplar dahil) “gizli” olarak gösterilir; gizli değer toplamdan bulunmasın diye bir başka grup da gizlenir. Bordro maliyetinde üç kişiden az kesin bordrosu olan ayın tutarları da gizlenir. Eşik üçtür ve sabittir.
• CSV indirme: her rapor Türkçe ya da İngilizce başlıklı CSV olarak indirilir; her indirme denetim kaydına geçer.

Yakında bu modüle işe alım, performans ve eğitim raporları, alan seçerek liste raporu oluşturma, metrik tanımlarını firmaya göre ayarlama ve ayrılmaları gönüllü ya da gönülsüz diye ayırma eklenecek. Türkiye İş Kurumu (İŞKUR) bildirimleri ve kontenjan takibi gibi yasal raporlar da Uyum ve Raporlama kategorisi sayfasında yakında gelecek modüller arasında anlatılır.

Nasıl çalışır?

Rapor almak dört adımdan oluşur ve ayrı bir veri hazırlığı gerektirmez.

1. Veriler modüllerden gelir. Personel kartları, izin talepleri, puantaj ve kesinleşmiş bordrolar raporlara kendiliğinden yansır.
2. Raporu açın ve dönemi seçin. Raporlar sayfasında ilgili bölümde gün, ay ya da yılı seçin; tanım bölümün başında yazar.
3. Tabloyu inceleyin. Departman, pozisyon ya da gruplara göre sayıları tablodan okuyun; gizlenen değerlerin açıklaması tablonun yanındadır.
4. CSV olarak indirin. Raporu Türkçe ya da İngilizce başlıklı CSV dosyası olarak alın; indirme denetim kaydına yazılır.

Çalışan sayısı ve devir oranı neden farklı sonuç verebilir?

Aynı veriden farklı sonuç çıkmasının nedeni çoğunlukla hesaplama değil, tanım farkıdır. PDKS ya da bordro gibi farklı kaynaklardan alınan sayılar, aşağıdaki seçimler yazılı değilse birbirini tutmaz:

• Çalışan sayısında belirli bir günün mü yoksa dönem ortalamasının mı kullanıldığı
• Çıkış günündeki çalışanın o gün çalışıyor sayılıp sayılmadığı
• Aynı ay içinde işe girip ayrılan çalışanların nasıl sayıldığı

Sora İK'da bu tanımlar sabittir: personel sayısı, seçilen günde işe giriş tarihi geçmiş ve çıkış günü henüz geçmemiş personel kartlarıdır; çıkış günü son çalışma günü sayılır ve giriş hesabı olup olmadığına bakılmaz. Devir oranında ay başı ve ay sonu sayılarının ortalaması kullanılır. Paket sınırında sayılan aktif çalışan ise farklı tanımlanır: çıkış günü geçmemiş bütün personel kartları sayılır, işe giriş tarihi henüz gelmemiş kartlar da buna dahildir. Bu yüzden iki sayı farklı olabilir; paket sınırları fiyatlandırma sayfasında yer alır.

Raporlar çalışanların kişisel verilerini nasıl korur?

Raporlar toplu sayı gösterir, kişi listesi göstermez; yine de küçük gruplarda bir kişinin yaşı ya da ücreti sayıdan çıkarılabilir. Bu yüzden yaş, kıdem ve departmana göre bordro maliyetinde üç kişiden küçük gruplar, boş gruplar dahil, gizlenir. Gizli bir değer toplamdan bulunabileceği için aynı tabloda bir başka grup da gizlenir. Raporlar yalnızca kullanıcının yetkisi kadar veriyi kapsar ve firmalar arası ayrım veritabanı düzeyinde de uygulanır. Barındırma ve erişim kuralları güvenlik sayfasında anlatılır.