Performans Değerlendirme (KPI, 360°): hedefi ve geri bildirimi aynı dönemde toplayın

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Performans modülü, değerlendirmeyi düzenli dönemlerde yapan ama formların dağıtılmasını, toplanmasını ve sonuçların karşılaştırılmasını e-posta ve tablolarla yürüten işletmeler içindir. Bu yöntemde hedefler dönem başında yazılı hâle gelmez, formların bir kısmı eksik kalır, farklı yöneticiler farklı ölçekler kullanır ve puanlar birbirine göre yorumlanamaz.

• İK yöneticisi: dönemi ve yetkinlikleri tanımlar, kimin hangi aşamada olduğunu izler, kalibrasyonu yapar ve sonucu paylaşır.
• Birim yöneticisi: ekibinin hedeflerini tanımlar, değerlendirmeyi yazar ve gerekirse 360° geri bildirim ister.
• Çalışan: hedefini önerir, öz değerlendirmesini yapar, paylaşılan sonucu görür ve onaylar.

Performans değerlendirme modülü neler yapar?

Performans değerlendirme modülü, dönemin açılmasından çalışanın sonucu onaylamasına kadar bütün adımları aynı kayıtta toplar.

• Değerlendirme dönemi: ad, başlangıç ve bitiş tarihi (en çok 366 gün), hedeflerin ve yetkinliklerin genel puandaki ağırlığı, en çok 12 yetkinlik maddesi ve 360° geri bildirimin açık olup olmadığı. Dönem taslak, etkin ve kapalı durumlarından geçer; başladıktan sonra yalnızca adı değişir.
• Katılımcılar: dönem, başlatıldığı gün aktif olan tüm personelle açılır; sonradan işe girenleri İK döneme tek tek ekler. Katılımcıları kişi, departman ya da pozisyona göre seçmek ve farklı ekipler için ayrı dönem kurmak yakında eklenecek. Değerlendirici, personel kartındaki yöneticidir ve İK değiştirebilir.
• Hedefler: her kişi için en çok 20 hedef; ad, ölçüt, ağırlık, hedef ve gerçekleşen değer, öz puan ve yönetici puanı. Ağırlıkların toplamı 100 olmadan değerlendirme gönderilmez.
• Puanlama: 1 ile 5 arasında tam sayı ölçek (3 = beklentiyi karşılıyor); genel puan, hedeflerin ağırlıklı puanı ile yetkinlik puanlarının ortalamasından dönem ağırlığına göre hesaplanır.
• 360° geri bildirim: değerlendirici ya da İK, değerlendirme başına en çok 10 kişiden genel puan, güçlü yönler ve gelişim alanları ister; sonuç, toplama kapatıldıktan sonra ve en az 3 yanıtla gösterilir. Kapatınca yanıt bekleyen istekler de kapanır ve yeni istek alınmaz; yanıtlar yazan bilgisi olmadan döner.
• Kalibrasyon ve paylaşım: İK nihai notu belirler, yalnızca İK'nın gördüğü kalibrasyon notunu yazar, gerekirse değerlendirmeyi yöneticiye geri gönderir ve sonucu paylaşır.
• Çalışan onayı: çalışan paylaşılan sonucu okuduğunu isteğe bağlı bir yorumla onaylar.
• Takip: dönemde değerlendirmelerin aşamalara göre dağılımı ve kişi listesi. Sırası gelen aşama için e-posta hatırlatması, sonuçların departmana göre dağılımı ve CSV dışa aktarma yakında gelecek.

Başkasının değerlendirmesini açmak denetim kaydına yazılır; sistem yöneticisi rolü performans verisini görmez ve bu role özel rol atanmaz. İK ve değerlendirici kendi değerlendirmesinde yönetici aşamasını, kalibrasyonu ve paylaşımı yapamaz. Değerlendirme verisine ilişkin genel erişim kuralları Rol, Yetki ve Güvenlik modülünde anlatılır; performans raporlarının Raporlama ve İK Analitiği modülüne eklenmesi yakında.

OKR anahtar sonuçlarının ayrı izlenmesi, form şablonlarının kopyalanması, görüşme notu, ikinci yönetici formu, dönemler arası karşılaştırma ve sonuçtan eğitim yönetimi modülüne doğrudan atama şu an yok, yakında eklenecek. Dönem dışında sürekli hedef takibi ve birebir (1:1) görüşme notları, yetkinlik ve kariyer planlama, yedekleme planlaması ile geri bildirim ve takdir ise yakında gelecek ayrı modüllerdir; ayrıntılar Performans ve Gelişim kategorisi sayfasındadır.

Nasıl çalışır?

Bir değerlendirme dönemi beş adımda tamamlanır.

1. Dönemi tanımlayın. Tarihleri, hedef ve yetkinlik ağırlığını, yetkinlik maddelerini ve 360° geri bildirimin açık olup olmadığını girin; dönemi başlattığınızda o gün aktif olan tüm personel için değerlendirme açılır.
2. Hedefleri ve öz değerlendirmeyi tamamlayın. Çalışan hedefini önerir ya da değerlendirici tanımlar; çalışan gerçekleşeni ve öz puanını girip gönderir.
3. Yönetici değerlendirmesini ve 360°'yi toplayın. Değerlendirici her hedefi ve yetkinliği puanlar, gerekirse çalışma arkadaşlarından geri bildirim ister, toplamayı kapatır ve gönderir.
4. Kalibrasyonu yapın ve paylaşın. İK genel puanı gözden geçirir, nihai notu belirler ve sonucu çalışanla paylaşır.
5. Onayı alın ve dönemi kapatın. Çalışan sonucu onaylar; bütün değerlendirmeler paylaşıldığında İK dönemi kapatır.

KPI, dönem hedefi ve 360° arasında nasıl seçim yapılır?

Seçim, ölçmek istediğiniz şeye bağlıdır: KPI sürekli izlenen sonuçları, dönem hedefi o döneme özgü bir çıktıyı, 360° ise davranış ve iş birliğini ölçer. Sora İK'da bu yaklaşımlar aynı dönemin hedef, yetkinlik ve geri bildirim bölümlerinde birlikte kullanılır; OKR'deki anahtar sonuçların ayrı takibi yakında.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, değerlendirme verisi çalışanlar hakkında kişisel veridir; erişim rol bazlı yetkiyle sınırlanır ve ayrıntıları güvenlik sayfasında anlatılır. Paket seçenekleri için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.