PDKS – Giriş Çıkış Takibi: Yöntemi seçin, kaydı puantaja hazır tutun

Kimler için, hangi sorunu çözer?

PDKS modülü, giriş-çıkış saatlerini imza föyünde, Excel'de ya da yalnızca bir cihazın ekranında tutan ve ay sonunda bu kayıtları puantaja elle taşıyan işletmeler içindir. Bu düzende sorunlar genellikle kayıt anında değil, sonrasında ortaya çıkar:

• Unutulan çıkışlar ve hatalı kayıtlar ay sonunda toplu ve açıklamasız düzeltilir.
• Kayıtların puantaja ve bordroya aktarımında elle hata yapılır.
• Geç kalma, erken çıkış ve kayıtsız günler düzenli raporlanmaz.
• Biyometrik cihaz kullanan işyerleri, KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) açısından değerlendirme yapma ihtiyacıyla karşılaşır.

Modül, her kaydı oluşturulduğu andan puantaja girene kadar izlenebilir tutar. Zaman ve Devam kategorisinde izin ve puantajla birlikte çalışır.

PDKS – Giriş Çıkış Takibi neler yapar?

Modül, farklı yöntemlerle oluşan giriş-çıkış kayıtlarını tek bir kayıt düzeninde toplar ve devam bilgisine çevirir. Bugün kullanılabilen işlevler şunlardır:

• QR kodla kayıt: İK her lokasyon için koordinat ve yarıçap (varsayılan 100 metre, lokasyon başına değiştirilebilir) tanımlar, lokasyonun sabit QR kodunu basar ve girişe asar. Çalışan kodu telefonuyla okutur, kendi hesabıyla girer ve konum izni verir; konum yarıçap içindeyse ve doğruluğu yeterliyse kayıt, hangi lokasyondan yapıldığı bilgisiyle saklanır. "Yeniden üret" yeni kod verir ve eski baskıyı geçersiz kılar. Bilgisayardan ya da QR okutmadan kayıt yapılmaz.
• Self-servis görünümü: çalışan, self-servis ekranında günün kayıtlarını, çalışma süresini ve geç kalmasını görür; kayıt QR ile yapılır.
• Cihaz dosyasından içe aktarma: kart okuyucu gibi mevcut cihazların ürettiği zaman kayıtları CSV ya da xlsx dosyasıyla aktarılır. Dosya önce önizlenir; tekrar eden satırlar bir kez yazılır, yönü olmayan okumalarda giriş ya da çıkış önceki kayda göre belirlenir. Cihaz üreticileriyle doğrudan bağlantı yoktur.
• Gerekçeli düzeltme: İK eksik kaydı elle ekler ve gerekçe yazar; bu kayıtlar "Düzeltme" etiketiyle görünür ve denetim kaydına geçer. Lokasyon dışında çalışanın ya da konum izni vermeyenin kaydı da bu yolla girilir. Kayıtlar silinmez, geçersiz kılınır; elle kayıt en çok 93 gün geriye girilir ve sahip dışında kimse kendi kartına elle kayıt giremez.
• Mesai tanımı: başlangıç ve bitiş saati, ara dinlenmesi, geç kalma ve erken çıkma toleransı, gece vardiyası; firmanın varsayılan mesaisi ve çalışana özel atama. Kayıt beklenmeyen mesai de tanımlanabilir. Her çalışanın bir mesaisi vardır; dönüşümlü plan ve güne göre değişen vardiya Vardiya Planlama ile yakında gelecek.
• Günlük ve aylık görünüm: personel kartındaki günlük tabloda giriş, çıkış, çalışma, ara, geç kalma, erken çıkma ve gece süreleri; aylık puantajda tüm personel. Yönetici yalnızca kendi ekibini görür.
• Puantaja bağlantı: günlük çalışma süresi ve devam durumu Puantaj'da kendiliğinden hesaplanır; İzin Yönetimi'ndeki onaylı izinler aynı tabloda görünür.

QR kayıtlarında kayıt anı sunucu saatidir; cihaz dosyasında saat dosyadan, elle kayıtta girilen saatten gelir. QR kayıtlarında 60 saniye içinde yapılan ikinci kayıt kabul edilmez. Konum doğrulaması, paylaşılan bir kodla lokasyon dışından kayıt yapılmasını engeller; tarayıcı konumunun taklit edilmesine karşı ise caydırıcıdır, kanıt değildir. İK kuşkulu kayıtları uzaklık ve doğruluk bilgisinden izleyebilir. Çalışanın düzeltme talebi gönderip yöneticinin onaylaması şu an yok, yakında eklenecek; bugün eksik ya da hatalı kaydı İK düzeltir. Vardiya planlama, fazla mesai hesaplama ve denkleştirme, saha çalışanı takibi ve mobil uygulama da yakında gelecek modüller arasındadır; Zaman ve Devam ile Platform ve Entegrasyon kategorilerinde anlatılır.

Hangi giriş-çıkış yöntemi kimin için uygun?

Tek bir doğru yöntem yoktur; seçim işyerinin yapısına, çalışan sayısına, mevcut donanıma ve kişisel veri değerlendirmesine bağlıdır. Aşağıdaki tablo yöntemleri tarafsız biçimde karşılaştırır:

Nasıl çalışır?

PDKS kurulumu ve günlük işleyiş beş adımda özetlenir:

1. Lokasyonları tanımlayın. QR lokasyonlarını koordinat ve yarıçapla oluşturun, kodları basıp girişlere asın.
2. Mesai saatlerini girin. Varsayılan mesaiyi ve gerekiyorsa çalışana özel mesaileri, ara dinlenmesi ve toleranslarla tanımlayın.
3. Kayıtlar oluşur. Çalışanlar lokasyondaki QR ile kayıt yapar; cihaz kayıtları dosyayla aktarılır.
4. Eksikler düzeltilir. Puantajda eksik kayıt uyarısı olan günleri İK gerekçeli düzeltme kaydıyla tamamlar; hatalı kayıt geçersiz kılınır.
5. Devam puantaja yansır. Günlük çalışma süresi ve gün kodu puantajda kendiliğinden hesaplanır; sonradan yapılan düzeltmeler de puantaja hemen yansır. Puantaj dönemini kilitleme yakında eklenecek.

PDKS, puantaj ve bordro arasında veri nasıl akar?

Bir giriş-çıkış kaydı bugün iki aşamada devam bilgisine dönüşür: PDKS saati kaydeder, puantaj o günü çalışılan, izinli ya da devamsız gibi bir gün koduna bağlar; aylık toplamlar puantajdan CSV dosyası olarak indirilir. Bordro hesabı şu an puantajdan beslenmez: gün sayısı tam ayda 30 alınır, ay içinde giriş ya da çıkışta tarihe göre hesaplanır. Devamsız ve ücretsiz izinli günlerin bordroya kendiliğinden eksik gün olarak geçmesi ve puantaj dönem kilidi yakında eklenecek. PDKS tarafında önemli olan, her kaydın kaynağını (QR, cihaz, elle düzeltme) taşıması ve geçersiz kılınan kayıtların denetim kaydında kalmasıdır. Akışın ayrıntıları Puantaj sayfasında, ücret hesabı Bordro sayfasında anlatılır. Paketler aktif çalışan sayısına göre belirlenir; güncel fiyatlar Fiyatlandırma sayfasındadır.

Biyometrik PDKS ve KVKK: işveren neyi bilmeli?

Parmak izi ve yüz tanıma gibi biyometrik veriler, KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı işleme şartlarına tabidir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesi hakkında 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı bir ilke kararı almıştır; kararın metni Resmî Gazete'de yayımlanmıştır. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun kamuoyu duyurusuna göre:

• Bu amaçla yapılan işleme gereklilik, ölçülülük ve veri minimizasyonu ilkeleri yönünden değerlendirilir; bu ilkeleri karşılamayan işleme, ilgili kişinin açık rızası bulunsa dahi hukuka aykırı kabul edilir.
• İş ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle açık rıza, kural olarak yeterli bir hukuki dayanak sayılmaz.
• Duyuruda şifreli kart ya da PIN tabanlı sistemler, geleneksel imza ve kâğıt bazlı devam çizelgeleri, RFID/NFC kimlik kartları ve denetçi gözetiminde elle giriş gibi alternatif yöntemler anılır.
• Sonuç olarak karara göre mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesi, geçerli bir açık rıza alınsa bile ölçülülük ilkesini sağlamaz.

Karar, mesai takibi amacıyla biyometrik sistem kullanan işverenleri doğrudan ilgilendirir: açık rıza bu işlemeyi ölçülü kılmaz. Mevcut sistemi nasıl değiştireceğinize karar vermeden önce duyuruyu ve Resmî Gazete'deki karar metnini okuyun, hukuk danışmanınıza başvurun. Bu bölüm hukuki tavsiye değildir.

Sora İK'nın PDKS modülü biyometrik veri toplamaz; yalnızca giriş-çıkış zamanını, yönünü, kaydın kaynağını (QR, cihaz dosyası, elle düzeltme), QR lokasyonunu, lokasyona uzaklığı ve konum doğruluğunu (metre), cihaz adını, notu ve kaydı oluşturan kullanıcıyı saklar. Ham konum, IP adresi ve tarayıcı bilgisi kayda girmez. Biyometrik bir cihazdan alınan zaman kayıtlarını dosyayla aktarmak, cihazın kendisinde yapılan işlemenin ayrıca değerlendirilmesi gerekliliğini ortadan kaldırmaz. Aydınlatma metni gibi şirket geneli belgeleri çalışanlara yayımlamak Doküman ve Sözleşme Yönetimi modülüne yakında eklenecek; kişisel veri envanteri de yakında gelecek KVKK Uyum Modülü kapsamında olacak. Verilerin barındırılması ve korunması için Güvenlik ve veri koruma sayfasına bakabilirsiniz.