Platform ve Entegrasyon Modülleri: İş Akışı ve Yetki; Yakında API ve Mobil

Platform ve entegrasyon modülleri neyi ortak altyapı olarak sunar?

Platform ve entegrasyon modülleri, tek tek iş süreçlerini değil, bu süreçlerin hepsinin dayandığı ortak işlevleri kapsar: Bir talebin kimin onayına gideceği, kimin hangi veriyi görebileceği, kullanıcıya neyin nasıl haber verileceği ve verinin sistem dışına nasıl çıkacağı. Sora İK (Sora Yazılım Teknolojileri'nin insan kaynakları yönetim yazılımı) bu katmanı bugün şu modüllerle kurar:

• İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı: izin talepleri için onay adımlarını ve onaycıları bir form üzerinden tanımlamak, akışa bağlı taleplerde onaycı yerine karar verecek vekili belirlemek için. Görsel (sürükle-bırak) tasarım alanı ile masraf, avans ya da belge gibi diğer talepler için akışlar yakında eklenecek.
• Rol, Yetki ve Güvenlik: kullanıcı rollerini ve erişim yetkilerini belirlemek, iki adımlı doğrulama (2FA) ve denetim kaydıyla hesap güvenliğini desteklemek için.

Kategorinin adındaki "entegrasyon", Sora İK'nın dış sistemlerle veri alışverişi için planlanan yollarını anlatır. Bugün Sora İK'nın herhangi bir yazılım ya da kurum sistemiyle hazır bir bağlantısı bulunmaz; bordro, puantaj ve rapor verileri CSV olarak dışa aktarılabilir. Firmanın kendi yazılımlarıyla bağlantı için aşağıda anlatılan Açık API ve Webhook yakında eklenecek. Güvenlik yaklaşımı Güvenlik ve veri koruma, paketler Fiyatlandırma sayfasında anlatılır.

Yakında gelecek platform modülleri hangi katmanlarda yer alıyor?

Yakında gelecek modüller dört grupta toplanıyor: bildirimleri tek yerde toplayan ortak altyapı, Sora İK'ya farklı kanallardan erişimi sağlayacak API ve mobil uygulama, insan kaynakları (İK) kullanıcılarına yardımcı olacak yapay zekâ asistanı ve birden çok modülün verisini kullanan operasyonel hizmetler. Seyahat, yemek ve servis ile belge üretiminin bu kategoride yer almasının nedeni, hepsinin onay akışına, yetki tanımlarına ve bildirimlere aynı anda dayanmasıdır. Kapsamlar geliştirme sürecinde netleşecek; tüm kategoriler Modüller sayfasında listelenir.

Bildirim Merkezi Yakında

Bildirim Merkezi, Sora İK'daki tüm modüllerin ürettiği bildirimleri tek bir yerde toplamak ve her kullanıcının bunları nasıl almak istediğini seçebilmesini sağlamak için yakında eklenecek. Bugün Sora İK'nın gönderdiği iş bildirimleri izin süreciyle sınırlıdır: yeni talep, onay, ret ve onaylı iznin iptali için e-posta gider. Modüller çoğaldıkça onay bekleyen bir talep, süresi dolmak üzere olan bir belge, yaklaşan bir eğitim ya da sonuçlanan bir talep her biri ayrı e-posta olarak gönderilirse, önemli bildirim kalabalığın içinde kaybolabilir. Planlanan modülde kullanıcılar bildirimlerini uygulama içi bir gelen kutusunda görecek; e-posta ve mobil bildirim gibi kanallar ile anlık ya da günlük özet gibi sıklık tercihleri kullanıcıya bırakılacak. Yöneticiler için bekleyen onayların tek bir özette toplanması hedefleniyor. Bildirimler, İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı ile tanımlanan adımlarla tetiklenecek. Bildirim içeriklerinde kişisel veri en aza indirilecek; örneğin e-postada ücret tutarı ya da sağlık bilgisi yazmak yerine kullanıcı Sora İK'ya yönlendirilecek. Yasal süreleri hatırlatanlar gibi kritik bildirimlerin tamamen kapatılamaması da değerlendiriliyor.

Açık API ve Webhook Yakında

Açık API ve Webhook, firmaların kendi yazılımlarının Sora İK verisine yetkili ve sınırlı biçimde erişebilmesi için planlanıyor. API (uygulama programlama arayüzü), başka bir yazılımın Sora İK'dan veri okumasına ya da Sora İK'ya veri yazmasına imkân veren tanımlı bir kapıdır; webhook ise yeni bir çalışanın eklenmesi, bir ayrılış ya da bir izin onayı gibi olaylar gerçekleştiğinde firmanın belirlediği adrese haber gönderir. Bugün İK verisi başka sistemlere çoğunlukla elle hazırlanan dosyalarla taşınıyor ve bu dosyalar güncelliğini hızla yitiriyor. Planlanan modülde her erişim anahtarı yalnızca belirlenen veri alanlarına izin verecek, anahtarlar firma yöneticisi tarafından oluşturulup iptal edilebilecek ve tüm erişimler denetim kaydına yazılacak. Bağlantıyı kuracak taraf firmanın kendi yazılım ekibi ya da firmanın yetkilendirdiği bir sağlayıcı olacak; Sora İK'nın belirli bir yazılımla hazır bağlantısı bulunmuyor. Verinin başka bir sisteme aktarılmasında veri sorumlusu firma olmaya devam eder. Muhasebe tarafındaki ihtiyaç bordro ve ücret kategorisinde ayrıca ele alınıyor.

Mobil Uygulama (iOS/Android) Yakında

Mobil Uygulama, Sora İK'da en sık yapılan işlemleri iOS ve Android telefonlara taşıyacak; yakında gelecek modüller arasında yer alıyor. Sahada, mağazada ya da üretim hattında çalışan ve gün içinde bilgisayar başına geçmeyen çalışanlar için izin talep etmek, bordrosunu görmek ya da bir belgeye ulaşmak bugün İK ekibine ayrıca başvurmayı gerektirebiliyor. Planlanan uygulama, Çalışan ve Yönetici Self-Servis işlemlerini, yöneticilerin bekleyen onaylarını ve bildirim merkezinden gelen bildirimleri telefona getirmeye odaklanacak. Saha çalışanları için görev başlangıcı ve bitişinin kaydı, zaman ve devam kategorisindeki uzaktan ve saha çalışanı takibi çalışmasıyla birlikte ele alınacak. Telefonun kaybolması hâlinde oturumun uzaktan kapatılabilmesi ve uygulamanın web sürümündeki rol ve yetki kurallarına aynen uyması temel tasarım ilkeleri arasında. Uygulamanın hangi işlemlerle başlayacağı geliştirme sürecinde netleşecek; mobil uygulamanın yayımlanması, uygulama mağazalarının kendi inceleme süreçlerine de bağlıdır. Mobil uygulama, web arayüzünün yerine değil yanına eklenecek bir kanal olarak düşünülüyor.

Yapay Zekâ İK Asistanı Yakında

Yapay Zekâ İK Asistanı, İK uzmanlarına ve yöneticilere günlük işlerde yardımcı olacak bir asistan olarak yakında eklenecek. Planlanan kullanım alanları arasında doğal dille sorulan bir soruya uygun raporu bulmak, bir iş ilanı ya da duyuru için metin taslağı hazırlamak ve uzun kayıtları özetlemek var. Asistan yalnızca kullanıcının zaten görme yetkisine sahip olduğu verilere erişecek; yetkiler Rol, Yetki ve Güvenlik modülünden gelecek. Asistanın ürettiği her çıktı bir taslak ve öneridir; doğru olacağı vaat edilmez ve kullanıcının kontrolünden geçmelidir. İşe alım, terfi, ücret ya da işten çıkarma gibi kişi hakkında sonuç doğuran kararlar asistana bırakılmayacak. KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında kişiler, verilerinin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhlerine bir sonuç doğmasına itiraz edebilir; insan onayı bu nedenle tasarımın değişmez parçasıdır. Hangi yapay zekâ altyapısının kullanılacağı, verinin nerede işleneceği ve yurt dışına aktarım gibi konular netleştiğinde Güvenlik ve veri koruma sayfasında açıklanması planlanıyor.

Seyahat ve Harcırah Yönetimi Yakında

Seyahat ve Harcırah Yönetimi, iş seyahatlerinin talebinden dönüşteki hesaplaşmaya kadar olan süreci tek kayıtta toplamak için planlanıyor. Seyahat onayı e-postayla alınıyor, ulaşım ve konaklama bilgileri farklı kişilerde kalıyor, harcırah ise dönüşte tabloyla hesaplanıyorsa; hangi seyahatin hangi bütçeden ve kimin onayıyla yapıldığını sonradan izlemek zorlaşıyor. Planlanan modülde çalışan seyahat amacını, tarihlerini ve güzergâhını girerek talep açacak; talep İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı ile tanımlanan adımlarla onaylanacak. Gündelik ve konaklama gibi harcırah kalemleri, firmanın kendi seyahat politikasında belirlediği kurallara göre hesaplanacak; seyahat avansı verilmesi ve dönüşte bu avansın gerçek harcamalarla kapatılması da kapsamda. Yurt içi ve yurt dışı seyahatler için farklı kurallar tanımlanabilecek; yöneticiler ekiplerinin seyahat takvimini ve seyahat bütçesinin ne kadarının kullanıldığını tek görünümde izleyebilecek. Seyahat sırasındaki harcamalar, bordro ve ücret kategorisindeki masraf ve harcama yönetimi çalışmasına aktarılacak. Harcırahın vergi ve sigorta primi açısından değerlendirilmesi mevzuata ve ödemenin niteliğine göre değişir; politika kurallarını mali müşavirinizle birlikte belirlemeniz önerilir.

Yemek, Servis ve Araç Tahsisi Yakında

Yemek, Servis ve Araç Tahsisi, işletmelerin çalışanlara sağladığı yemekhane, personel servisi ve şirket aracı hizmetlerinin günlük planlamasını çalışan verisiyle birlikte yürütmek için tasarlanıyor ve yakında eklenecek. Yemekhanede kaç kişilik yemek hazırlanacağı, hangi çalışanın hangi servis güzergâhını kullanacağı ya da havuzdaki aracın hangi gün kimde olacağı bugün çoğunlukla ayrı listelerle takip ediliyor; izin ve vardiya değişiklikleri bu listelere geç yansıyor. Planlanan modülde günlük yemek planı, onaylı izinler ve vardiya bilgisi kullanılarak işyerinde olması beklenen çalışan sayısından türetilecek. Servis güzergâhları, duraklar ve yolcu listeleri tanımlanacak; çalışanın vardiyası değiştiğinde ilgili servis listesi de güncellenecek. Havuz araçları için rezervasyon, tahsisli araçlar için ise personel yönetimi kategorisindeki zimmet çalışmasıyla bağlantı kurulması düşünülüyor. Servis planlamasında kullanılan ev adresi gibi bilgilerin yalnızca bu amaçla ve yetkili kişilerce görülmesi hedefleniyor. Bu hizmetlerin yan hak olarak maliyeti ve bordroya etkisi ise bordro kategorisindeki yan haklar çalışmasında ele alınıyor.

Otomatik Belge Üretimi (çalışma belgesi, bordro, hizmet dökümü) Yakında

Otomatik Belge Üretimi, çalışanların sık istediği belgeleri firmanın kendi kayıtlarından ve şablonlarından hazırlamak için planlanıyor. Çalışma belgesi, maaş yazısı, bordro pusulası ya da çalışanın firmadaki hizmet sürelerini gösteren döküm gibi belgeler bugün çoğunlukla bir kelime işlemci şablonuna bilgiler elle kopyalanarak hazırlanıyor; bu da yazım hatalarına ve beklemeye yol açıyor. Planlanan modülde firma kendi belge şablonlarını tanımlayacak; şablondaki alanlar Dijital Özlük Dosyası ve Bordro kayıtlarından doldurulacak. Çalışanlar belge taleplerini self-servis üzerinden iletebilecek; hazırlanan belge yetkili kişinin kontrolünden sonra çalışana ulaştırılacak ve bir kopyası Doküman ve Sözleşme Yönetimi içinde saklanacak. Her belgeye bir numara verilmesi ve belgenin hangi tarihte kim tarafından üretildiğinin kayıt altında tutulması, değiştirilmiş belge riskini azaltmaya yardımcı olacak. Bu belgeler firmanın düzenlediği belgelerdir; Sosyal Güvenlik Kurumu'nun (SGK) resmî hizmet dökümü gibi kurumlardan alınan belgelerin yerine geçmez. Belge içeriğinin mevzuat açısından yeterliliğini firmanın hukuk veya İK danışmanıyla kontrol etmesi önerilir. Belge taleplerinin izlenmesi, personel kategorisindeki çalışan talepleri çalışmasıyla birlikte ele alınacak.