Çalışan ve Yönetici Self-Servis: İzin, bilgi ve onay işleri tek portalda

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Self-servis, İK ekibinin gün içinde "kaç gün iznim kaldı?", "bordromu yeniden gönderebilir misiniz?" gibi tekrar eden sorularla sık sık bölündüğü işletmeler içindir. Aynı tablo yöneticiler için de geçerlidir: izin talepleri e-postayla, telefonla ya da anlık mesajla gelir, hangisinin onaylandığı ise kimsenin listesinde bulunmaz.

Self-servis bu iş yükünü üç tarafa doğru biçimde dağıtır:

• Çalışan kendi bilgisine ve talebine doğrudan erişir, sonucu kendi ekranında ve e-postayla öğrenir.
• Yönetici yalnızca ekibinin taleplerini görür ve onay bekleyenler listesinden yönetir.
• İK kayıtları, izin kurallarını ve istisnaları yönetir; rutin veri girişinden çok kontrol işine zaman ayırır.

Çalışan ve Yönetici Self-Servis neler yapar?

Self-servis, diğer modüllerin çalışana ve yöneticiye açılan yüzüdür; veriler özlük, izin, PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), bordro ve doküman modüllerinden gelir. Herkes kendi kaydını, yönetici ise doğrudan ve dolaylı ekibini görür; bunun için ayrıca yetki tanımlamak gerekmez. Bugün üç kullanıcı grubu için şu işlevler bulunur:

Çalışan için

• Profil: kendi personel kartı, yıllık izin hakkı, bekleyen izin talepleri ve onay bekleyen belgeler.
• İzin talebi: tarih seçerken sayılan gün, sayılmayan günlerin nedeni ve talep sonrası öngörülen bakiye görünür; sonuç e-postayla bildirilir (İzin Yönetimi).
• Giriş-çıkış kaydı: lokasyondaki QR kodu okutarak; bugünkü kayıtlar ve kendi puantajı (PDKS – Giriş Çıkış Takibi).
• Ücret pusulaları: kesinleşmiş bordrolardaki kendi pusulası (Bordro).
• Belgeler: kendi belgelerini görür ve indirir, okundu onayı istenen belgeyi onaylar (Doküman ve Sözleşme Yönetimi).
• Görevlerim: işe giriş sürecinde kendisine atanan görevler.
• Organizasyon: departmanlar, pozisyonlar ve organizasyon şeması.
• Kendi performans değerlendirmesi ve eğitimleri (Performans Değerlendirme, Eğitim Yönetimi).

Yönetici için

• Onay bekleyenler: ekibinin izin talepleri sayı rozetiyle; onay ya da ret, isteğe bağlı notla. Yeni talep yöneticiye e-postayla bildirilir.
• Ekip görünümü: doğrudan ve dolaylı ekibinin kartları, izin bakiyeleri, izin takvimi ve aylık puantajı.
• Kendisine atanan işe giriş ve işten çıkış görevleri.

İK için

• Tüm izin talepleri ve başkası adına talep; İK talebe her zaman karar verebilir (ör. yönetici izindeyse).
• Çalışma takvimi, firma tatilleri ve sözleşmesel ek gün kuralları gibi izin ayarları. Roller ve özel roller firma sahibi ve sistem yöneticisi tarafından yönetilir (Rol, Yetki ve Güvenlik): firma sahibi her rolü verir; sistem yöneticisi yalnızca ekip yöneticisi ve çalışan rollerini verir. İK ve sistem yöneticisi rollerini yalnızca firma sahibi verir.
• Kimin neyi onayladığı talep geçmişinde ve denetim kaydında.

Çalışanın bilgi değişikliği talebi, giriş-çıkış kaydı için düzeltme talebi ve yönetici onayı, ekip izin takviminin çalışanlara açılması ve yöneticinin ekibindeki okundu onayı durumunu görmesi yakında eklenecek. Bugün çalışan izin takviminde yalnızca kendi izinlerini ve tatilleri, yönetici bağlı ekibini görür. Şirket duyuruları ve genel çalışan talepleri Personel Yönetimi kategorisinde yakında gelecek modüller arasındadır; ayrı mobil uygulama da Platform ve Entegrasyon kategorisinde yakında gelecek.

Nasıl çalışır?

Self-servisin devreye alınması dört adımdan oluşur:

1. Rolleri belirleyin. Her kullanıcıya bir rol (çalışan, ekip yöneticisi, İK, sistem yöneticisi) verilir; rol, kullanıcının neyi göreceğini belirler. Firma sahibi her rolü verir; sistem yöneticisi yalnızca ekip yöneticisi ve çalışan rollerini verir. İK ve sistem yöneticisi rollerini yalnızca firma sahibi verir. Gerekiyorsa seçilen yetkileri taşıyan özel rol tanımlanır.
2. Hesapları etkinleştirin. Çalışan, personel kartından gönderilen davet bağlantısıyla parolasını belirler ve ilk girişte kendi kartını görür. Hesap güvenliği, iki adımlı doğrulama dahil Rol, Yetki ve Güvenlik kurallarına tabidir.
3. Talepler onaycıya düşer. İzin talebi çalışanın doğrudan yöneticisine gider; çok adımlı onay gerekiyorsa İş Akışı ve Onay Süreci Tasarımcısı'nda tanımlanan sıra uygulanır.
4. Sonuç kayda yansır. Onaylanan yıllık izin bakiyeden düşer ve puantaja işlenir; sonuç çalışana e-postayla bildirilir, varsa karar notu talep ayrıntısında görünür.

Barındırma, şifreleme ve oturum güvenliğine ilişkin ayrıntılar Güvenlik ve veri koruma sayfasında yer alır.

Self-servis hesapları paket fiyatını nasıl etkiler?

Sora İK'da paketler sistemde kayıtlı aktif çalışan sayısına göre belirlenir ve sayılan birim personel kartıdır. Bir çalışanın self-servis hesabının bulunması onu ikinci kez saydırmaz; hesabı olsun olmasın her aktif kart bir kez sayılır. Personel kartı olan yöneticiler ve İK çalışanları da aktif çalışan olarak bir kez sayılır. Çıkış günü geçen kartlar aktif çalışan sayısından düşer. Paket sınırları ve yıllık fiyatlar Fiyatlandırma sayfasındadır.