İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreçleri: İlk günden son güne sorumlusu belli kontrol listesi

Kimler için, hangi sorunu çözer?

Modül, işe giriş ve işten çıkış işlemlerinin İK, bordro, bilgi işlem ve yönetici arasında e-posta ve telefonla koordine edildiği işletmeler içindir. Bu dağınıklıkta en sık görülen sorunlar şunlardır:

• Adım unutulur. SGK bildirgesi, KVKK (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamındaki aydınlatma metninin iletilmesi ya da ayrılan çalışanın sistem hesabının kapatılması gibi adımlar gözden kaçar.
• Sorumlu belirsizdir. Kimin hangi işi ne zamana kadar yapacağı yazılı değildir; herkes bir başkasının yaptığını varsayar.
• Bilgi bordroya geç ulaşır. İşe başlama ya da ayrılış tarihi, puantaj ve bordro tarafında ancak ay sonunda öğrenilir.
• Kanıt kalmaz. Bir adımın yapılıp yapılmadığı ancak e-posta kutuları taranarak anlaşılır.

Modül, her süreci sorumlusu ve son tarihi belli görevlere böler; tamamlanan her görev kimin ne zaman işaretlediğiyle kayda geçer.

İşe Giriş ve İşten Çıkış Süreçleri neler yapar?

Modül, firmanıza özgü işe giriş ve işten çıkış şablonları kurar ve her yeni süreçte şablonu çalışana özel bir görev listesine kopyalar. Bugün kullanılabilen işlevler şunlardır:

• Şablon kontrol listeleri: işe giriş ve işten çıkış için istediğiniz kadar adlı şablon; her maddede başlık, açıklama, sorumlu ve gün farkı. Önerilen şablonlar SGK bildirgeleri, özlük dosyası, İSG eğitimi ve çalışma belgesi gibi mevzuat dayanaklı maddelerle başlangıç sağlar.
• Sorumlu ve son tarih: "yönetici" maddesi çalışanın kartındaki yöneticisine, "çalışan" maddesi kişinin kendisine, "İK" maddesi İK ekibine düşer; son tarih işe giriş ya da çıkış gününe göre hesaplanır. Görev sonradan başka bir çalışana atanabilir.
• Şablondan bağımsız liste: liste şablondan kopyalanır; şablon sonradan değişse de açılmış listeler etkilenmez. Listeye tek seferlik görev eklenebilir.
• Görevlerim ekranı: her sorumlu kendi açık görevlerini son tarihe göre görür ve tamamlar; geciken görevler işaretlidir, açık görev sayısı panoda görünür. Kişiye atanmamış İK maddeleri personel kartının Süreçler sekmesinden izlenir. Görevlerin sorumlulara e-postayla hatırlatılması yakında eklenecek.
• Çıkış kaydı: çıkış günü, SGK işten ayrılış nedeni kodu (resmî listeden, açıklamasıyla), çıkış açıklaması ve zimmet iadesi notu; çıkış günündeki kullanılmayan yıllık izin bakiyesi gün olarak hesaplanır. Çıkış günü Puantaj ve Bordro dönemine yansır.
• Giriş hesabı: işe girişte firma sahibi ya da sistem yöneticisi karttan uygulamaya davet gönderir; çıkışta hesap, çıkış ekranından elle kapatılır. Hesabın çıkış günü sonunda kendiliğinden kapanması da yakında gelecek.
• Dönem çıkış raporu: tarih aralığında ayrılanların sicil no, departman, giriş ve çıkış günü, SGK kodu ve kullanılmayan izin günü; CSV olarak indirilir.

Firmadaki süren işe giriş ve çıkış listelerini, geciken ve tamamlanan görevleri tek ekranda gösterecek süreç panosu yakında eklenecek. Üç konu ise yakında gelecek ayrı modüllerle karşılanacak: kıdem ve ihbar tazminatı hesabı, zimmet ve demirbaş takibi ve çalışma belgesi gibi belgelerin otomatik üretimi. Kullanılmayan yıllık izin için ücret hesabı yapılmaz; bakiye gün olarak gösterilir.

Nasıl çalışır?

Her işe giriş ya da işten çıkış aynı beş adımı izler:

1. Şablonu hazırlayın. Önerilen şablonla başlayın ya da boş şablona maddeleri, sorumluları ve gün farklarını girin.
2. Süreci başlatın. Çalışanın personel kartında uygun şablonu seçip listeyi açın; görevler sorumlulara son tarihiyle düşer.
3. Görevleri tamamlayın. Sorumlular görevlerini Görevlerim ekranından işaretler; evraklar personel kartının Belgeler sekmesine yüklenir.
4. Çıkışı kaydedin. Çıkış günü, SGK ayrılış kodu ve zimmet notunu girin; kullanılmayan izin bakiyesi görünür, çıkış günü puantaj ve bordroya yansır.
5. Gecikmeleri izleyin. Personel kartının Süreçler sekmesindeki ilerlemeden ve Görevlerim ekranından açık ve geciken görevleri takip edin.

Süreçte toplanan kimlik fotokopisi, sağlık raporu gibi belgeler yetkiyle korunur; sağlık raporu ve adli sicil kaydı yalnızca özel nitelikli belge yetkisi olanlara açıktır. Barındırma ve erişim kontrolüne ilişkin ayrıntılar Güvenlik ve veri koruma sayfasındadır. Paket seçenekleri için Fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.

Mevzuat notu

İşe giriş ve işten çıkış adımlarının bir kısmı yasal yükümlülüktür; bu yükümlülüklerin süre ve istisnalarını yalnızca resmî kaynaktan kontrol edin:

• Sigortalı işe giriş ve işten ayrılış bildirimleri: 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve Sosyal Güvenlik Kurumu duyuruları; ayrılış kodları için SGK'nın işten ayrılış nedenleri listesi.
• İş sözleşmesi, özlük dosyası, çalışma belgesi, yıllık izin ücreti ve fesih bildirimleri: 4857 sayılı İş Kanunu.
• İşe başlarken verilecek iş sağlığı ve güvenliği eğitimi: 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu.
• İşe girişte aydınlatma yükümlülüğü ve çalışan verileri: Kişisel Verileri Koruma Kurumu; süreç tasarımı için yakında gelecek KVKK Uyum Modülü.

Sora İK bu adımları kontrol listesi olarak izlemenize yardımcı olur; yasal sürelerin doğruluğu ve bildirimlerin yapılması işverenin sorumluluğundadır. Bu not hukuki danışmanlık değildir; özel durumlar için iş hukuku danışmanınıza başvurun.