Verfügbar
Workflow- und Freigabe-Designer
Legt Freigabeschritte, Genehmigende und Bedingungen für Urlaubsanträge ohne Programmierung über ein Formular fest.
Welche gemeinsame Infrastruktur bieten die Module für Plattform und Integrationen?
Die Module für Plattform und Integrationen decken nicht einzelne Geschäftsprozesse ab, sondern die gemeinsamen Funktionen, auf denen all diese Prozesse beruhen: An wen ein Antrag zur Freigabe geht, wer welche Daten sehen darf, worüber Nutzer wie informiert werden und wie Daten das System verlassen. Sora İK (die HR-Management-Software von Sora Yazılım Teknolojileri) baut diese Ebene heute mit folgenden Modulen auf:
- Workflow- und Freigabe-Designer: um für Urlaubsanträge Freigabeschritte und genehmigende Personen über ein Formular festzulegen und bei Anträgen mit Freigabe-Workflow eine Vertretung zu bestimmen, die anstelle der genehmigenden Person entscheidet. Eine grafische Gestaltungsfläche (Drag-and-drop) sowie Workflows für andere Anträge wie Spesen, Vorschüsse oder Dokumente folgen demnächst.
- Rollen, Berechtigungen und Sicherheit: um Nutzerrollen und Zugriffsrechte festzulegen und die Kontosicherheit mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Audit-Log zu unterstützen.
Das Wort „Integrationen“ im Kategorienamen bezeichnet die geplanten Wege, auf denen Sora İK Daten mit externen Systemen austauschen soll. Derzeit hat Sora İK keine fertige Anbindung an eine Software oder ein Behördensystem; Daten aus Lohnabrechnung, Anwesenheitsliste und Berichten lassen sich als CSV exportieren. Für die Anbindung der eigenen Software des Unternehmens folgt demnächst das unten beschriebene Modul Offene API und Webhooks. Den Sicherheitsansatz beschreibt die Seite Sicherheit, Pakete finden Sie auf der Seite Preise.
Auf welchen Ebenen liegen die Plattformmodule, die demnächst folgen?
Die Module, die demnächst folgen, verteilen sich auf vier Gruppen: gemeinsame Infrastruktur, die Benachrichtigungen an einem Ort bündelt; API und mobile App für den Zugriff auf Sora İK über verschiedene Kanäle; einen KI-Assistenten zur Unterstützung von Nutzern aus der Personalabteilung (HR); und operative Dienste, die Daten mehrerer Module nutzen. Dass Dienstreisen, Verpflegung und Shuttle sowie Dokumentenerstellung in dieser Kategorie stehen, liegt daran, dass sie alle zugleich auf Freigabeabläufe, Berechtigungsdefinitionen und Benachrichtigungen angewiesen sind. Der Umfang wird im Lauf der Entwicklung konkretisiert; alle Kategorien sind auf der Seite Module aufgeführt.
| Modul | Wofür es gedacht ist |
|---|---|
| Benachrichtigungszentrale | Benachrichtigungen aller Module an einem Ort bündeln und die Wahl der Kanäle den Nutzern überlassen |
| Offene API und Webhooks | Der eigenen Software des Unternehmens berechtigten und begrenzten Zugriff auf Sora-İK-Daten ermöglichen |
| Mobile App | Self-Service-Vorgänge, Freigaben und Benachrichtigungen aufs Telefon bringen |
| KI-HR-Assistent | HR-Nutzern beim Finden von Berichten, beim Zusammenfassen und bei ersten Textfassungen Vorschläge machen |
| Dienstreisen und Tagegeld | Antrag, Freigabe und Tagegeldberechnung von Geschäftsreisen in einem Datensatz bündeln |
| Verpflegung, Shuttle und Fahrzeugzuteilung | Kantine, Werksbus und Dienstwagen mit Mitarbeiterdaten planen |
| Dokumentenerstellung | Häufig angeforderte Dokumente aus den Daten und Vorlagen des Unternehmens erstellen |
Benachrichtigungszentrale Demnächst
Die Benachrichtigungszentrale folgt demnächst; sie soll die Benachrichtigungen aller Module von Sora İK an einem Ort bündeln und jede Person wählen lassen, wie sie diese erhalten möchte. Heute beschränken sich die Arbeitsbenachrichtigungen von Sora İK auf den Urlaubsprozess: Bei einem neuen Antrag, einer Genehmigung, einer Ablehnung und der Stornierung eines genehmigten Urlaubs wird eine E-Mail verschickt. Werden mit wachsender Zahl der Module ein Antrag, der auf Freigabe wartet, ein bald ablaufendes Dokument, eine anstehende Schulung oder ein abgeschlossener Antrag jeweils als eigene E-Mail verschickt, kann Wichtiges in der Menge untergehen. Im geplanten Modul sollen Nutzer ihre Benachrichtigungen in einem Posteingang in der Anwendung sehen; Kanäle wie E-Mail und mobile Benachrichtigung sowie die Häufigkeit, etwa sofort oder als tägliche Zusammenfassung, sollen sie selbst wählen. Für Führungskräfte sollen offene Freigaben in einer Übersicht gebündelt werden. Ausgelöst werden sollen die Benachrichtigungen durch die mit dem Workflow- und Freigabe-Designer festgelegten Schritte. Personenbezogene Daten in Benachrichtigungen sollen auf ein Minimum beschränkt werden; statt etwa Gehaltsbeträge oder Gesundheitsangaben in eine E-Mail zu schreiben, soll die Person zu Sora İK weitergeleitet werden. Geprüft wird auch, dass sich kritische Benachrichtigungen, etwa Erinnerungen an gesetzliche Fristen, nicht vollständig abschalten lassen.
Offene API und Webhooks Demnächst
Das Modul Offene API und Webhooks ist geplant, damit die eigene Software eines Unternehmens berechtigt und begrenzt auf Sora-İK-Daten zugreifen kann. Eine API (Programmierschnittstelle) ist ein definierter Zugang, über den andere Software Daten aus Sora İK lesen oder in Sora İK schreiben kann; ein Webhook sendet eine Nachricht an eine vom Unternehmen festgelegte Adresse, wenn Ereignisse wie die Anlage einer neuen Person, ein Austritt oder eine Urlaubsfreigabe eintreten. Heute werden HR-Daten meist mit von Hand erstellten Dateien in andere Systeme übertragen, und diese Dateien veralten schnell. Im geplanten Modul soll jeder Zugriffsschlüssel nur festgelegte Datenfelder freigeben; Schlüssel sollen von der Administration des Unternehmens erstellt und widerrufen werden können, und alle Zugriffe sollen im Audit-Log festgehalten werden. Die Verbindung herstellen soll das eigene Softwareteam des Unternehmens oder ein vom Unternehmen beauftragter Anbieter; Sora İK hat keine fertige Anbindung an eine bestimmte Software. Werden Daten in ein anderes System übertragen, bleibt das Unternehmen Verantwortlicher (veri sorumlusu). Der Bedarf auf der Buchhaltungsseite wird in der Kategorie Lohnabrechnung und Vergütung gesondert behandelt.
Mobile App Demnächst
Die mobile App soll die häufigsten Vorgänge in Sora İK auf iOS- und Android-Telefone bringen; sie gehört zu den Modulen, die demnächst folgen. Wer im Außendienst, im Laden oder in der Produktion arbeitet und tagsüber nicht am Computer sitzt, muss sich heute für einen Urlaubsantrag, die eigene Lohnabrechnung oder ein Dokument oft gesondert an das HR-Team wenden. Die geplante App soll sich darauf konzentrieren, Vorgänge aus dem Self-Service für Mitarbeiter und Führungskräfte, offene Freigaben von Führungskräften und Benachrichtigungen aus der Benachrichtigungszentrale aufs Telefon zu bringen. Die Erfassung von Beginn und Ende eines Einsatzes im Außendienst soll zusammen mit dem Modul für Remote- und Außendienstmitarbeiter in der Kategorie Zeit- und Anwesenheitsmanagement behandelt werden. Zu den grundlegenden Gestaltungsprinzipien gehören, dass sich die Sitzung bei Verlust des Telefons aus der Ferne beenden lässt und die App die Rollen- und Berechtigungsregeln der Webversion unverändert einhält. Mit welchen Vorgängen die App startet, wird im Lauf der Entwicklung geklärt; ihre Veröffentlichung hängt auch von den Prüfverfahren der App-Stores ab. Die mobile App ist nicht als Ersatz, sondern als zusätzlicher Kanal neben der Weboberfläche gedacht.
KI-HR-Assistent Demnächst
Der KI-HR-Assistent folgt demnächst als Assistent, der HR-Fachleute und Führungskräfte bei der täglichen Arbeit unterstützen soll. Zu den geplanten Einsatzbereichen gehören, zu einer in natürlicher Sprache gestellten Frage den passenden Bericht zu finden, eine erste Textfassung für eine Stellenanzeige oder Mitteilung zu erstellen und lange Einträge zusammenzufassen. Der Assistent soll nur auf Daten zugreifen, die die nutzende Person ohnehin sehen darf; die Berechtigungen sollen aus dem Modul Rollen, Berechtigungen und Sicherheit kommen. Jede Ausgabe des Assistenten ist eine Rohfassung und ein Vorschlag; dass sie richtig ist, wird nicht zugesagt, und sie muss von der nutzenden Person geprüft werden. Entscheidungen mit Folgen für eine Person wie Einstellung, Beförderung, Gehalt oder Kündigung werden nicht dem Assistenten überlassen. Nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) können Personen einem für sie nachteiligen Ergebnis widersprechen, das ausschließlich durch automatisierte Analyse ihrer Daten entsteht; die menschliche Freigabe ist deshalb ein fester Bestandteil der Gestaltung. Welche KI-Infrastruktur eingesetzt wird, wo die Daten verarbeitet werden und Fragen wie die Übermittlung ins Ausland sollen nach ihrer Klärung auf der Seite Sicherheit erläutert werden.
Dienstreisen und Tagegeld Demnächst
Das Modul Dienstreisen und Tagegeld ist geplant, um den Ablauf vom Antrag einer Geschäftsreise bis zur Abrechnung nach der Rückkehr in einem Datensatz zu bündeln. Wird die Reisefreigabe per E-Mail eingeholt, liegen Angaben zu Fahrt und Unterkunft bei verschiedenen Personen und wird das Tagegeld nach der Rückkehr per Tabelle berechnet, lässt sich später schwer nachvollziehen, welche Reise aus welchem Budget und mit wessen Freigabe stattfand. Im geplanten Modul sollen Mitarbeitende einen Antrag mit Reisezweck, Daten und Route anlegen; der Antrag soll über die im Workflow- und Freigabe-Designer festgelegten Schritte freigegeben werden. Tagegeldposten wie Tagessätze und Unterkunft sollen nach den Regeln der eigenen Reiserichtlinie des Unternehmens berechnet werden; auch die Gewährung eines Reisevorschusses und dessen Abrechnung mit den tatsächlichen Ausgaben nach der Rückkehr sind vorgesehen. Für Inlands- und Auslandsreisen sollen unterschiedliche Regeln festgelegt werden können; Führungskräfte sollen den Reisekalender ihres Teams und den verbrauchten Anteil des Reisebudgets in einer Ansicht verfolgen. Ausgaben während der Reise sollen in die Spesenverwaltung der Kategorie Lohnabrechnung und Vergütung übernommen werden. Wie Tagegeld bei Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen zu behandeln ist, hängt von den Rechtsvorschriften und der Art der Zahlung ab; es empfiehlt sich, die Richtlinienregeln gemeinsam mit Ihrem Steuerberater festzulegen.
Verpflegung, Shuttle und Fahrzeugzuteilung Demnächst
Das Modul Verpflegung, Shuttle und Fahrzeugzuteilung folgt demnächst; es wird dafür konzipiert, die tägliche Planung von Kantine, Werksbus und Dienstwagen, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden bereitstellen, zusammen mit den Mitarbeiterdaten zu steuern. Für wie viele Personen in der Kantine gekocht wird, welche Person welche Buslinie nutzt oder bei wem ein Poolfahrzeug an welchem Tag ist, wird heute meist in getrennten Listen verfolgt; Urlaubs- und Schichtänderungen kommen dort verspätet an. Im geplanten Modul soll der tägliche Verpflegungsplan aus der Zahl der Mitarbeitenden abgeleitet werden, die nach genehmigten Urlauben und Schichtdaten im Betrieb erwartet werden. Buslinien, Haltestellen und Fahrgastlisten sollen festgelegt werden; ändert sich die Schicht einer Person, soll auch die betreffende Fahrgastliste aktualisiert werden. Für Poolfahrzeuge ist eine Reservierung angedacht, für fest zugeteilte Fahrzeuge eine Verknüpfung mit der Zuweisung von Arbeitsmitteln in der Kategorie Personalverwaltung. Angaben wie die Wohnadresse, die für die Busplanung genutzt werden, sollen nur zu diesem Zweck und nur von befugten Personen eingesehen werden. Kosten dieser Leistungen als Zusatzleistung und ihre Auswirkung auf die Lohnabrechnung werden in der Verwaltung von Zusatzleistungen der Kategorie Lohnabrechnung und Vergütung behandelt.
Dokumentenerstellung Demnächst
Das Modul Dokumentenerstellung ist geplant, um häufig von Mitarbeitenden angeforderte Dokumente aus den eigenen Daten und Vorlagen des Unternehmens zu erstellen. Dokumente wie Arbeitsbescheinigungen, Gehaltsbescheinigungen, Lohnzettel oder Aufstellungen der Beschäftigungszeiten im Unternehmen werden heute meist erstellt, indem Angaben von Hand in eine Textverarbeitungsvorlage kopiert werden; das führt zu Tippfehlern und Wartezeiten. Im geplanten Modul soll das Unternehmen seine eigenen Dokumentvorlagen festlegen; die Felder der Vorlage sollen aus der Digitalen Personalakte und der Lohnabrechnung befüllt werden. Mitarbeitende sollen Dokumente über den Self-Service anfordern können; das erstellte Dokument soll nach Prüfung durch eine befugte Person zugestellt und eine Kopie in der Dokumenten- und Vertragsverwaltung abgelegt werden. Dass jedes Dokument eine Nummer erhält und festgehalten wird, wann und von wem es erstellt wurde, soll das Risiko veränderter Dokumente verringern. Es handelt sich um Dokumente, die das Unternehmen ausstellt; sie ersetzen keine Dokumente von Behörden wie den offiziellen Versicherungsverlauf (hizmet dökümü) der Sozialversicherungsanstalt (SGK). Ob der Inhalt rechtlich ausreicht, sollte das Unternehmen mit seiner Rechts- oder HR-Beratung prüfen. Die Verfolgung von Dokumentanträgen soll zusammen mit den Mitarbeiteranträgen der Kategorie Personalverwaltung behandelt werden.