Учёт кандидатов (ATS) и карьерная страница: отклики по вакансиям и этапам

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

Система учёта кандидатов предназначена для компаний, которые регулярно нанимают сотрудников и отслеживают отклики в почтовых ящиках, общих таблицах или в личных кабинетах разных сайтов вакансий. При разрозненном учёте одного и того же кандидата оценивают дважды, оценки теряются в переписке, неизвестно, на каком этапе находится кандидат, а сколько хранятся его данные, остаётся неясным.

• HR-специалист: отслеживает открытые вакансии, продвигает кандидатов каждой вакансии по этапам на доске кандидатов, записывает заметку и балл в карточку кандидата.
• Владелец бизнеса: видит, сколько откликов пришло на каждую вакансию и на каком этапе находятся кандидаты.
• Кандидат: откликается через карьерную страницу компании и читает информационное уведомление; письмо о том, что отклик получен, скоро появится.

Что делает модуль «Учёт кандидатов и карьерная страница»?

Система учёта кандидатов ведёт процесс найма в одном месте — от публикации вакансии до карточки принятого сотрудника.

• Карьерная страница: список открытых вакансий и страницы вакансий на турецком и английском по адресу с кратким названием вашей компании; название и описание вашей компании (показ логотипа — скоро). Страницы вакансий содержат структурированные данные о вакансии (JobPosting).
• Управление вакансиями: заголовок вакансии, текст вакансии, место работы, форма занятости, режим работы (в офисе, удалённо или смешанно), отдел и последний день приёма откликов; вакансия проходит статусы «Черновик», «Опубликована» и «Закрыта». Привязка вакансии к должности в оргструктуре скоро появится.
• Форма отклика: имя и фамилия, e-mail, телефон, ссылка на резюме и сопроводительное письмо; информационное уведомление вашей компании для кандидатов и, если задано, необязательное явное согласие; защита от автоматических откликов с помощью Cloudflare Turnstile. Резюме не загружается файлом, а принимается в виде ссылки.
• Доска кандидатов: кандидаты отслеживаются по вакансиям; доска кандидатов каждой вакансии показывает их в столбцах по этапам. Второй отклик на ту же вакансию с того же e-mail не принимается. Источник отклика отображается как «Карьерная страница» или «Добавлен вручную»; кандидата из другого канала HR добавляет с доски по одному, массового импорта кандидатов нет. Экрана, где кандидаты всех вакансий показаны одним списком, сейчас нет; поиск кандидатов, произвольная метка источника и предупреждение о том, что тот же человек откликнулся на другую вакансию, скоро появятся.
• Этапы: этапы «Новый», «Предварительный отбор», «Собеседование», «Оффер» и «Принят», а также завершения «Отказ» и «Отозван»; этап меняется на доске или выбором из списка в карточке кандидата.
• Заметки и оценка: заметки с датой и автором; от каждого оценивающего — один раз балл 1–5, рекомендация «Принять», «Не уверен» или «Не принимать» и комментарий; средний балл виден на доске.
• Приём на работу: из принятого кандидата создаётся карточка сотрудника и при желании запускается чек-лист приёма.
• Хранение и удаление: список закрытых кандидатов с истёкшим сроком хранения; удаление выполняется из карточки кандидата и убирает запись вместе с заметками и оценками.

Среди функций, которые скоро появятся, — письмо кандидату «ваш отклик получен», настройка этапов под компанию, доска с перетаскиванием, вопросы в форме отклика под конкретную вакансию, метки кандидатов, письма кандидатам по шаблонам, загрузка файла резюме и передача кандидатов нанимающему руководителю. Планирование собеседований и оценочные листы, офферы и маршрут согласования найма, а также предварительный отбор резюме с помощью ИИ — отдельные модули, которые скоро появятся; подробности — на странице категории «Подбор персонала и управление талантами». Варианты пакетов — на странице цен.

Как это работает?

После того как карьерная страница один раз подготовлена, найм на каждую вакансию проходит одни и те же пять шагов.

1. Подготовьте карьерную страницу. Введите краткое название, описание компании, информационное уведомление для кандидатов, при необходимости текст явного согласия и срок хранения данных кандидатов и опубликуйте страницу.
2. Откройте вакансию и поделитесь ею. Вакансия публикуется на карьерной странице; её ссылку вы размещаете в любом канале. После последнего дня приёма откликов отклики на вакансию не принимаются.
3. Продвигайте кандидатов по этапам. Проведите предварительный отбор, после собеседований внесите заметку и балл 1–5 в карточку кандидата.
4. Зафиксируйте результат. Из принятого кандидата создаётся карточка сотрудника; остальные кандидаты на ту же вакансию автоматически не отклоняются — их на этап «Отказ» или «Отозван» переводите вы.
5. Управляйте сроком хранения. Закрытые отклики с истёкшим сроком выводятся списком; HR удаляет эти записи, открыв карточку кандидата.

Как долго хранить данные кандидатов?

Срок хранения данных кандидатов определяет ваша компания как ответственный за обработку данных (veri sorumlusu); Sora İK хранит этот срок в настройках карьерной страницы и выводит вам список записей с истёкшим сроком. Кандидаты тоже являются субъектами данных по Закону Турции № 6698 о защите персональных данных (KVKK): кандидата, откликнувшегося через карьерную страницу, информируют при отклике, а запись кандидата хранит, с каким информационным уведомлением и текстом согласия и когда он согласился, вместе с отпечатком SHA-256 текста. Для кандидата, добавленного вручную, запись о подтверждении информационного уведомления не ведётся; такого кандидата нужно проинформировать отдельно. Явное согласие не является условием отклика; какую обработку основывать на согласии, решает ваша компания.

Записи кандидатов с истёкшим сроком хранения выводятся списком; HR открывает кандидата из списка и удаляет его в карточке кандидата. Контроль политики хранения и уничтожения на уровне всей компании войдёт в модуль «Управление соответствием KVKK», который скоро появится. Инфраструктура хранения данных кандидатов и правила доступа описаны на странице безопасности. Определение срока хранения и содержания информационного уведомления — юридическое решение, поэтому его следует принимать вместе с вашим юристом.