Bewerbermanagement (ATS) und Karriereseite: Bewerbungen nach Anzeige und Phase verfolgen

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Das Bewerbermanagement ist für Unternehmen gedacht, die regelmäßig einstellen und Bewerbungen in E-Mail-Postfächern, geteilten Tabellen oder den Oberflächen verschiedener Jobportale verfolgen. Bei verstreuter Verfolgung wird dieselbe Person zweimal bewertet, Einschätzungen gehen im E-Mail-Verlauf unter, niemand weiß, in welcher Phase sich eine Bewerbung befindet, und wie lange Bewerberdaten aufbewahrt werden, bleibt unklar.

• HR-Fachkraft: verfolgt die offenen Stellen, führt die Bewerbenden jeder Anzeige auf der Bewerberübersicht durch die Phasen und hält Notiz und Punktzahl auf der Bewerberkarte fest.
• Unternehmensinhaber: sieht, wie viele Bewerbungen je Anzeige eingegangen sind und in welcher Phase sich die Bewerbenden befinden.
• Bewerbende: bewerben sich über die Karriereseite des Unternehmens und lesen den Informationstext; eine E-Mail, die den Eingang der Bewerbung bestätigt, folgt demnächst.

Was leistet das Bewerbermanagement?

Das Bewerbermanagement steuert den Einstellungsprozess von der Veröffentlichung der Anzeige bis zur Personalkarte der eingestellten Person an einem Ort.

• Karriereseite: Liste offener Stellen und Anzeigenseiten auf Türkisch und Englisch unter einer Adresse mit dem Kurznamen Ihres Unternehmens; Name und Vorstellungstext Ihres Unternehmens (Anzeige des Logos demnächst). Die Anzeigenseiten enthalten strukturierte Daten für Stellenanzeigen (JobPosting).
• Anzeigenverwaltung: Anzeigentitel, Anzeigentext, Arbeitsort, Arbeitsform, Arbeitsmodell (vor Ort, remote oder hybrid), Abteilung und Bewerbungsschluss; eine Anzeige durchläuft die Status Entwurf, Veröffentlicht und Geschlossen. Die Verknüpfung der Anzeige mit einer Stelle im Organigramm folgt demnächst.
• Bewerbungsformular: Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Link zum Lebenslauf und Anschreiben; der Informationstext Ihres Unternehmens für Bewerbende und gegebenenfalls eine optionale ausdrückliche Einwilligung; Schutz vor automatisierten Bewerbungen durch Cloudflare Turnstile. Der Lebenslauf wird nicht als Datei hochgeladen, sondern als Link übermittelt.
• Bewerberübersicht: Bewerbende werden je Anzeige verfolgt; die Übersicht jeder Anzeige zeigt sie in Spalten nach ihrer Phase. Eine zweite Bewerbung mit derselben E-Mail-Adresse auf dieselbe Anzeige wird nicht angenommen. Als Quelle der Bewerbung erscheint „Karriereseite“ oder „Manuell hinzugefügt“; Bewerbende aus anderen Kanälen fügt HR einzeln über die Übersicht hinzu, einen Sammelimport von Bewerbenden gibt es nicht. Eine Ansicht, die die Bewerbenden aller Anzeigen in einer Liste zeigt, ist derzeit nicht vorhanden; Bewerbersuche, ein frei wählbarer Quellen-Tag und ein Hinweis, wenn sich dieselbe Person auf eine andere Anzeige bewirbt, folgen demnächst.
• Phasen: die Phasen Neu, Vorauswahl, Interview, Angebot und Eingestellt sowie die Abschlüsse Abgelehnt und Zurückgezogen; die Phase wird auf der Übersicht oder über ein Auswahlfeld auf der Bewerberkarte geändert.
• Notizen und Bewertung: Notizen mit Datum und Verfasser; je bewertende Person einmal eine Punktzahl von 1 bis 5, eine Empfehlung („Einstellen“, „Unentschieden“ oder „Nicht einstellen“) und ein Kommentar; die Durchschnittspunktzahl erscheint auf der Übersicht.
• Einstellung: Aus der Bewerbung wird eine Personalkarte angelegt; auf Wunsch startet eine Onboarding-Checkliste.
• Aufbewahrung und Löschung: Liste der abgeschlossenen Bewerbenden mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist; gelöscht wird über die Bewerberkarte, und der Datensatz wird samt Notizen und Bewertungen entfernt.

Zu den Funktionen, die demnächst folgen, gehören die E-Mail „Ihre Bewerbung ist eingegangen“ an Bewerbende, eine unternehmensspezifische Anpassung der Phasen, eine Übersicht mit Drag-and-drop, stellenspezifische Bewerbungsfragen, Tags für Bewerbende, E-Mail-Vorlagen für Bewerbende, das Hochladen von Lebenslaufdateien und das Teilen von Bewerbenden mit der einstellenden Führungskraft. Interviewplanung und Bewertungsbögen, Angebotsschreiben und Einstellungsfreigaben sowie die KI-gestützte Lebenslaufvorauswahl sind dagegen eigene Module, die demnächst folgen; Details finden Sie auf der Seite der Kategorie Recruiting und Talentmanagement. Paketoptionen finden Sie auf der Seite Preise.

Wie funktioniert es?

Ist die Karriereseite einmal eingerichtet, läuft die Einstellung für jede Anzeige in denselben fünf Schritten.

1. Karriereseite vorbereiten. Geben Sie Kurzname, Vorstellungstext, den Informationstext für Bewerbende, gegebenenfalls den Einwilligungstext und die Aufbewahrungsfrist für Bewerberdaten ein und veröffentlichen Sie die Seite.
2. Anzeige eröffnen und teilen. Die Anzeige erscheint auf der Karriereseite; ihren Link teilen Sie in den Kanälen Ihrer Wahl. Nach dem Bewerbungsschluss nimmt die Anzeige keine Bewerbungen mehr an.
3. Bewerbende durch die Phasen führen. Nehmen Sie die Vorauswahl vor und tragen Sie nach den Interviews Ihre Notiz und Ihre Punktzahl von 1 bis 5 auf der Bewerberkarte ein.
4. Ergebnis festhalten. Für die eingestellte Person wird eine Personalkarte angelegt; die übrigen Bewerbenden derselben Anzeige werden nicht automatisch abgelehnt, Sie verschieben sie selbst in die Phase Abgelehnt oder Zurückgezogen.
5. Aufbewahrungsfrist steuern. Abgeschlossene Bewerbungen mit abgelaufener Frist werden aufgelistet; HR öffnet die Bewerberkarte und löscht diese Datensätze.

Wie lange sollten Sie Bewerberdaten aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Bewerberdaten legt Ihr Unternehmen als Verantwortlicher (veri sorumlusu) fest; Sora İK hinterlegt diese Frist in den Einstellungen der Karriereseite und listet Ihnen Datensätze mit abgelaufener Frist auf. Auch Bewerbende sind betroffene Personen im Sinne des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK, das türkische Datenschutzgesetz): Wer sich über die Karriereseite bewirbt, wird bei der Bewerbung informiert, und der Bewerberdatensatz speichert, welchem Informations- und Einwilligungstext wann zugestimmt wurde, zusammen mit dem SHA-256-Fingerabdruck des Textes. Für manuell hinzugefügte Bewerbende wird keine Bestätigung des Informationstextes erfasst; diese Personen müssen Sie gesondert informieren. Die ausdrückliche Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Bewerbung; welche Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, entscheidet Ihr Unternehmen.

Bewerberdatensätze mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist werden aufgelistet; HR öffnet die Person in der Liste und löscht sie über die Bewerberkarte. Die unternehmensweite Verfolgung der Aufbewahrungs- und Vernichtungsrichtlinie gehört zum KVKK-Compliance-Management, das demnächst folgt. Infrastruktur und Zugriffsregeln für Bewerberdaten beschreibt die Seite Sicherheit. Da die Festlegung der Aufbewahrungsfrist und des Inhalts des Informationstextes eine rechtliche Entscheidung ist, sollte sie gemeinsam mit Ihrer Rechtsberatung getroffen werden.