تتبع المتقدمين (ATS) وصفحة الوظائف: تابعوا الطلبات حسب الإعلان والمرحلة

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

نظام تتبع المتقدمين موجَّه إلى الشركات التي توظّف بانتظام وتتابع الطلبات في صناديق البريد الإلكتروني أو الجداول المشتركة أو لوحات تحكم مواقع توظيف مختلفة. ففي المتابعة المتفرقة يُقيَّم المرشح نفسه مرتين، وتضيع التقييمات في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني، ولا تُعرف المرحلة التي بلغها المرشح، وتبقى مدة حفظ بيانات المرشحين غير واضحة.

• أخصائي الموارد البشرية: يتابع الإعلانات المفتوحة، وينقل مرشحي كل إعلان عبر المراحل في لوحة المرشحين، ويكتب ملاحظته ودرجته في بطاقة المرشح.
• صاحب المنشأة: يرى عدد الطلبات الواردة لكل إعلان، والمرحلة التي بلغها المرشحون.
• المرشح: يتقدّم عبر صفحة الوظائف الخاصة بالمنشأة ويقرأ نص الإشعار؛ وسيُضاف قريبًا البريد الإلكتروني الذي يُبلغه باستلام طلبه.

ماذا يقدّم نظام تتبع المتقدمين؟

يدير نظام تتبع المتقدمين عملية التوظيف في مكان واحد، من نشر الإعلان حتى بطاقة الموظف للمرشح المعيَّن.

• صفحة الوظائف: قائمة الإعلانات المفتوحة وصفحات الإعلانات باللغتين التركية والإنجليزية، على عنوان يحمل الاسم المختصر لشركتكم؛ مع اسم منشأتكم ونصها التعريفي (وعرض الشعار قريبًا). وتحمل صفحات الإعلانات بيانات منظَّمة لإعلان الوظيفة (JobPosting).
• إدارة الإعلانات: العنوان والوصف والموقع ونمط العمل، والعمل في مقر العمل أو عن بُعد أو بنظام مختلط، والقسم وتاريخ الإغلاق؛ ويمر الإعلان بحالات المسودة والمنشور والمغلق. وسيُضاف قريبًا ربط الإعلان بمنصب في الهيكل التنظيمي.
• نموذج التقديم: الاسم الكامل والبريد الإلكتروني والهاتف ورابط السيرة الذاتية وخطاب التقديم؛ ونص الإشعار الخاص بالمرشحين لدى منشأتكم، وموافقة صريحة اختيارية إن وُجدت؛ وحماية من الطلبات الآلية عبر Cloudflare Turnstile. ولا تُرفع السيرة الذاتية ملفًا، بل تُستقبل رابطًا.
• لوحة المرشحين: يُتابَع المرشحون حسب الإعلان؛ وتعرض لوحة المرشحين لكل إعلان المرشحين في أعمدة حسب مراحلهم. ولا يُقبل طلب ثانٍ للإعلان نفسه بالبريد الإلكتروني نفسه. ويظهر مصدر الطلب بوصفه «صفحة الوظائف» أو «أُضيف يدويًا»؛ وتضيف الموارد البشرية المرشح الوارد من قناة أخرى من اللوحة واحدًا تلو الآخر، ولا يوجد استيراد جماعي للمرشحين. ولا توجد حاليًا شاشة تعرض مرشحي جميع الإعلانات في قائمة واحدة؛ وسيُضاف قريبًا البحث عن المرشحين، ووسم المصدر الحر، والتنبيه الذي يبيّن تقدّم الشخص نفسه إلى إعلان آخر.
• المراحل: مراحل جديد والتقييم الأولي والمقابلة والعرض وتم التعيين، مع الإغلاق بـ«مرفوض» أو «منسحب»؛ وتُغيَّر المرحلة من مربع الاختيار في اللوحة أو في بطاقة المرشح.
• الملاحظات والتقييم: ملاحظات مؤرخة بأسماء كاتبيها؛ ولكل مقيّم مرة واحدة درجة من 1 إلى 5، وتوصية «يُعيَّن» أو «متردد» أو «لا يُعيَّن»، وتعليق؛ ويظهر متوسط الدرجات على اللوحة.
• التعيين: تُنشأ بطاقة الموظف من سجل المرشح المعيَّن، ويمكن اختياريًا بدء قائمة تحقق التعيين.
• الحفظ والحذف: قائمة المرشحين المغلقة طلباتهم الذين انتهت مدة حفظهم؛ ويجري الحذف من بطاقة المرشح، فيُزيل السجل مع ملاحظاته وتقييماته.

ومن الميزات التي ستُضاف قريبًا: بريد «تم استلام طلبكم» الإلكتروني للمرشح، وتعديل المراحل حسب الشركة، ولوحة السحب والإفلات، وأسئلة تقديم خاصة بالمنصب، ووسوم المرشحين، ورسائل البريد الإلكتروني المبنية على قوالب للمرشحين، ورفع ملف السيرة الذاتية، ومشاركة المرشحين مع المدير صاحب طلب التوظيف. أما جدولة المقابلات وبطاقات التقييم، وخطابات العرض ومسار اعتماد التوظيف، والفرز الأولي للسير الذاتية بمساعدة الذكاء الاصطناعي، فهي وحدات مستقلة قادمة قريبًا؛ وتجدون التفاصيل في صفحة فئة التوظيف والمواهب. وللاطلاع على خيارات الباقات يمكنكم زيارة صفحة الأسعار.

كيف تعمل الوحدة؟

بعد تجهيز صفحة الوظائف مرة واحدة، يسير التوظيف لكل إعلان وفق الخطوات الخمس نفسها.

1. جهّزوا صفحة الوظائف. أدخلوا الاسم المختصر والنص التعريفي ونص الإشعار الخاص بالمرشحين ونص الموافقة الصريحة إن وُجد ومدة حفظ بيانات المرشحين، ثم انشروا الصفحة.
2. افتحوا الإعلان وشاركوه. يُنشر الإعلان على صفحة الوظائف، وتشاركون رابطه في القناة التي تريدونها. ولا تُقبل طلبات على إعلان تجاوز تاريخ إغلاقه.
3. انقلوا المرشحين عبر المراحل. أجروا التقييم الأولي، وبعد المقابلات أدخلوا ملاحظتكم ودرجتكم من 1 إلى 5 في بطاقة المرشح.
4. سجّلوا النتيجة. تُنشأ بطاقة الموظف من سجل المرشح المعيَّن؛ ولا يُرفض بقية مرشحي الإعلان نفسه تلقائيًا، بل تنقلونهم أنتم إلى مرحلة «مرفوض» أو «منسحب».
5. أديروا مدة الحفظ. تُدرج الطلبات المغلقة المنتهية مدتها في قائمة، وتحذف الموارد البشرية هذه السجلات بفتح بطاقة المرشح.

إلى متى ينبغي الاحتفاظ ببيانات المرشحين؟

تحدد منشأتكم، بصفتها المسؤولة عن البيانات، مدة حفظ بيانات المرشحين؛ ويحفظ Sora İK هذه المدة في إعدادات صفحة الوظائف ويعرض عليكم السجلات المنتهية مدتها. والمرشحون أيضًا أشخاص معنيون بالبيانات بموجب قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698 (KVKK): إذ يُعلَم المرشح الذي يتقدّم عبر صفحة الوظائف عند التقديم، ويحفظ سجل المرشح أي نص إشعار وأي نص موافقة جرى تأكيدهما ومتى، مع بصمة SHA-256 للنص. ولا يُحفظ سجل تأكيد الإشعار للمرشح المضاف يدويًا؛ فيجب إعلامه بشكل منفصل. والموافقة الصريحة ليست شرطًا للتقديم؛ ومنشأتكم هي التي تقرر أي معالجة تستند إلى الموافقة.

تُدرج سجلات المرشحين المنتهية مدة حفظها في قائمة، وتفتح الموارد البشرية المرشح المدرج وتحذفه من بطاقة المرشح. أما متابعة سياسة الحفظ والإتلاف على مستوى الشركة فتدخل ضمن نطاق وحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK القادمة قريبًا. وتُشرح البنية التي تُستضاف عليها بيانات المرشحين وقواعد الوصول إليها في صفحة الأمان. ولأن تحديد مدة الحفظ ومضمون نص الإشعار قرار قانوني، فينبغي اتخاذه بالتعاون مع مستشاركم القانوني.