Управление отпусками: ежегодный отпуск, отпуска по уважительным причинам и без сохранения зарплаты — от начисления до согласования в одном месте

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

«Управление отпусками» предназначено для HR-специалистов и сотрудников расчёта зарплаты, которые ведут остатки ежегодных отпусков в Excel и вручную пересчитывают право на отпуск в годовщину приёма каждого сотрудника. Поскольку право на отпуск зависит от стажа и возраста, а годовщины приходятся на разные даты, риск ошибки при таком подходе растёт. К этому добавляются и другие частые проблемы:

• Заявки на отпуск разбросаны между почтой, мессенджерами и бумажными бланками; какие из них согласованы, неясно.
• Заранее не видно, сколько человек из одной команды будут в отпуске одновременно.
• Согласованный отпуск переносится в табель вручную, в конце месяца.
• Чтобы узнать остаток дней отпуска, сотруднику приходится спрашивать HR.

Модуль подчиняет начисление правилам, проводит заявку через согласование и передаёт результат в другие модули категории Рабочее время и посещаемость.

Что делает модуль «Управление отпусками»?

Модуль собирает в одной записи весь путь — от возникновения права на отпуск до его использования и отражения в табеле. Сейчас доступны следующие функции:

• Расчёт права на отпуск: механизм расчёта по положениям Закона Турции о труде № 4857 исходя из начала стажа (периоды работы на разных предприятиях одного работодателя система не объединяет; объединённую дату начала стажа HR вносит вручную), возраста, подземных работ и дней отсутствия, не засчитываемых в стаж. Дополнительные дни по договору задаются правилом компании по рабочим годам и задним числом не применяются.
• Виды отпусков: ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск на дорогу (yol izni), отпуск в связи со вступлением в брак, усыновлением, смертью матери, отца, супруга, брата, сестры или ребёнка, рождением ребёнка у супруги, лечением ребёнка с инвалидностью или хроническим заболеванием и отпуск без сохранения зарплаты. Виды и их предельные сроки по закону заданы в Sora İK. Отпуск по больничному листу (raporlu izin) и отпуск по беременности и родам (analık izni) скоро появятся как виды отпуска; сейчас больничный (rapor) — это отметка дня, которую HR вносит в табель (Puantaj). Собственные виды отпусков компании — тоже скоро.
• Остаток: оставшиеся дни, дата и число дней следующего начисления; начальный остаток при переходе, индивидуальная корректирующая операция.
• Заявка и предпросмотр: сотрудник подаёт заявку на экране самообслуживания, HR может открыть заявку и от имени другого сотрудника. По мере выбора дат видны засчитываемые дни, незасчитываемые дни с причиной, прогнозируемый остаток после заявки и предупреждения (недостаточный остаток, отпуск, право на который ещё не возникло, часть короче 10 дней, отпуск на дорогу, не примыкающий к ежегодному отпуску).
• Согласование: если процесс не настроен, решение принимает непосредственный руководитель; вышестоящие руководители и HR тоже могут принять решение (например, если руководитель в отпуске). Если процесс настроен, решение принимают только согласующий текущего шага и HR; вышестоящий руководитель, которого нет в шаге, решения не принимает. Отказ оформляется с необязательным примечанием. Многоступенчатый порядок согласования и замещение настраиваются в модуле Конструктор процессов и согласований.
• Уведомления по электронной почте: о новой заявке сообщается руководителю или очередному согласующему в процессе, о согласовании, отказе и отмене согласованного отпуска другим человеком — сотруднику; письма двуязычные.
• Календарь: месячный календарь отпусков; согласованные и ожидающие отпуска, официальные праздники и праздники компании, фильтр по отделу. Сотрудник видит только свои отпуска, руководитель — свою команду; открытие календаря команды сотрудникам — скоро.
• Подсчёт дней: еженедельные выходные (по умолчанию воскресенье, компания может изменить), национальные праздники и общие праздничные дни, религиозные праздники и праздники компании в срок отпуска не засчитываются.
• Связь с табелем: согласованные отпуска отображаются в модуле Табель учёта времени (Puantaj) как код дня. Автоматический учёт дней отпуска без сохранения зарплаты и больничного в модуле Расчёт зарплаты (Турция) как неотработанных дней (eksik gün) скоро появится.
• Отчёты: таблица остатков с поиском и фильтром по отделу, начисления на ближайшие 30 дней на панели и отчёт о днях, использованных за год по видам отпусков, в модуле Отчётность и HR-аналитика (CSV). Отчёт об использовании за выбранный период по каждому сотруднику — скоро.

Как это работает?

После настройки каждая заявка проходит один и тот же путь:

1. Настройте календарь и правила. Задайте еженедельные выходные, собственные праздничные дни компании и, если они есть, правила дополнительных дней по договору.
2. Перенесите начальные остатки. Внесите перешедшие дни отпуска каждого сотрудника или загрузите их массово по шаблону CSV или xlsx.
3. Сотрудник подаёт заявку. Система считает засчитываемые дни, показывает остаток после заявки и предупреждения, если они есть; очередному согласующему уходит письмо.
4. Согласующий принимает решение. Если процесс не настроен, заявку согласует или отклоняет непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель или HR; если процесс задан, шаги идут по порядку, и на каждом шаге решение принимает согласующий этого шага или HR; о результате сотрудник узнаёт из письма.
5. Записи обновляются. Согласованный ежегодный отпуск списывается с остатка; отпуск вносится в календарь и табель.

Пакеты Sora İK оплачиваются ежегодно в зависимости от числа активных сотрудников; подробности — на странице Цены.

Примечание о законодательстве

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска и отпусков по уважительным причинам, условия возникновения права и порядок использования определяются законодательством. Sora İK предлагает расчётный механизм по этим правилам; актуальный текст проверяйте по официальному источнику:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуска по уважительным причинам и дни, не засчитываемые в срок отпуска: Закон Турции о труде № 4857.
• Порядок использования ежегодного отпуска и учёт отпусков: Регламент о ежегодном оплачиваемом отпуске (Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği).
• Национальные праздники и общие праздничные дни: Закон № 2429 о национальных праздниках и общих праздничных днях (Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanun).

Более выгодные для работника права, предоставленные трудовым или коллективным договором, вносятся в модуле как правило дополнительных дней по договору или как индивидуальная корректирующая операция. Этот раздел — информационный перечень источников и не заменяет юридическое заключение; по вопросам, касающимся вашего предприятия, обратитесь к специалисту по трудовому праву.

Почему остаток ежегодного отпуска часто оказывается неверным?

Остатки ежегодного отпуска чаще всего расходятся потому, что дату начисления, перешедшие дни и праздничные дни считают разные люди разными способами. Типичные причины:

• Начисление в начале календарного года, а не в годовщину приёма сотрудника.
• Пропущенный переход на другую ступень начисления из-за стажа или возраста.
• Засчитывание в отпуск еженедельных выходных и официальных праздников, выпавших на период отпуска.
• Корректировки задним числом и отмены, не проведённые по остатку.

Модуль рассчитывает начисление для каждого сотрудника по его собственной дате; в графике начислений сотрудника построчно видны рабочий год, дата, число дней и применённое правило. Операции начального остатка, использования и корректировки хранятся с датой, автором и примечанием; операция использования, возникшая из согласованной заявки, привязана к заявке, не может быть удалена вручную и удаляется при отмене заявки. Отображение отмены отдельной сторнирующей записью скоро появится. Закон о труде предусматривает, что работодатель ведёт документ учёта ежегодных оплачиваемых отпусков (izin kayıt belgesi); эта запись собирает в одном месте данные о начислении и использовании, на которых основан документ.

Основание таких записей, как дни больничного и отпуск на лечение ребёнка с инвалидностью или хроническим заболеванием, — сведения о здоровье, то есть особая категория персональных данных по KVKK (Закон Турции № 6698 о защите персональных данных). Форма заявки напоминает, что в поле примечания не следует указывать сведения о здоровье; отпуск на лечение ребёнка в письме-уведомлении обозначается только как «Отпуск по уважительной причине» (Mazeret izni). Подробности о хостинге и защите данных — на странице Безопасность и защита данных.