Оргструктура и должности: актуальная схема и понятная линия подчинения

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

Модуль предназначен для растущих компаний, которые вручную обновляют оргсхему в файле презентации и при каждой новой заявке снова выясняют, кто должен её согласовать. По мере роста численности проявляются три проблемы:

• Схема устаревает. Файл с рисунком не обновляют вручную после каждого приёма, увольнения и повышения, и вскоре он перестаёт отражать реальность.
• Должность смешивается с человеком. Когда сотрудник уходит, из списка исчезает и его должность; вакансии и потребность в найме становятся невидимыми.
• Правила согласования привязаны к людям. Правила вида «отпуска согласует Ali Örnek» незаметно перестают работать, когда меняется руководитель.

Если оргструктура один раз настроена правильно, согласование отпусков в Sora İK, вид команды у руководителей и сведения о штате берут данные из одного источника. Этот модуль — опора и для остальных модулей категории Кадровое администрирование.

Что делает модуль «Оргструктура и должности»?

Модуль хранит оргструктуру как данные и строит схему по этим данным — отдельно её не рисуют. Сейчас доступны следующие функции:

• Дерево отделов: отделы с подотделами задаются на нужную вам глубину; каждому можно присвоить код и руководителя отдела. Выбор, создающий цикл, например подчинение отдела собственному подотделу, блокируется.
• Должности: наименования, привязанные к отделу или без отдела. В одном отделе одно и то же наименование нельзя открыть дважды, должность с сотрудниками не удаляется. Для каждой должности в списке видно число активных сотрудников.
• Иерархия руководителей: в карточке каждого сотрудника указан один непосредственный руководитель; выбрать руководителем самого себя или человека из своей команды нельзя.
• Оргсхема: дерево, построенное по иерархии руководителей; видны имя, должность и отдел активных сотрудников. Пользователь с правом просмотра списка персонала переходит по имени на схеме в карточку сотрудника.
• Источник для согласований и видимости: заявки на отпуск уходят непосредственному руководителю сотрудника; руководитель видит карточки, отпуска и табель своей прямой и непрямой команды. Конструктор процессов и согласований определяет шаги «непосредственный руководитель» и «руководитель руководителя» по этой иерархии; охват команды работает вместе с правилами модуля Роли, права и безопасность.
• Сведения о штате: число активных сотрудников по отделам и должностям. Отчёт о численности по отделу, должности и форме занятости — в модуле Отчётность и HR-аналитика.
• Массовая настройка: при импорте персонала отделы и должности из файла добавляются в структуру, при желании с созданием недостающих.

Скоро появятся: должностная инструкция, штатная численность (плановая и фактическая), метка «вакантная» для должности без сотрудников, поиск по схеме и сворачивание и разворачивание ветвей. Уровня площадки или филиала, иерархии должностей, в которой должности подчинены друг другу (вышестоящая должность), изменения структуры с будущей датой вступления в силу и матричного согласующего тоже сейчас нет, они скоро появятся. Схема сейчас строится не по должностям, а по данным о руководителе каждого человека.

Как это работает?

Структура настраивается один раз, затем вносятся только изменения:

1. Задайте отделы. Внесите дерево отделов и руководителей отделов; при импорте персонала можно выбрать создание отделов из файла.
2. Создайте должности. Внесите наименования должностей каждого отдела; можно открыть и наименования, не привязанные к отделу.
3. Привяжите сотрудников. Когда в карточке сотрудника выбраны отдел, должность и руководитель, схема складывается сама.
4. Доверьте согласования иерархии. Заявка на отпуск уходит непосредственному руководителю. Если нужен дополнительный шаг, используйте в процессе не имя человека, а «руководителя руководителя» или роль — тогда правило работает и после смены людей.
5. Вносите изменения в карточке. Когда повышение или смена команды сохраняются в карточке сотрудника, схема, согласования и вид команды сразу обновляются. Уволившийся сотрудник исчезает со схемы не сразу, а после того, как пройдёт день увольнения, указанный в записи об увольнении.

Пакеты Sora İK различаются по числу активных сотрудников; пакет под размер вашей организации можно подобрать на странице Цены.

Зачем разделять должность и сотрудника?

Если должность хранится отдельно от человека, увольнение или повышение не ломает оргструктуру и сведения о штате. Допустим, в компании Örnek A.Ş. сотрудницу Ayşe Örnek, занимающую должность бухгалтера, назначают руководителем команды:

• Должность бухгалтера не удаляется: если на неё никого не назначили, число активных сотрудников в списке остаётся равным нулю, и должность ждёт нового назначения. Показ такой должности с меткой «вакантная» в сравнении с плановой численностью скоро появится.
• Когда в карточках сотрудников, вошедших в команду, руководителем выбрана Ayşe Örnek, их заявки на отпуск автоматически уходят к ней.
• Когда учётной записи Ayşe Örnek выдаётся роль руководителя, в виде команды отображаются только подчинённые ей сотрудники и их команды; поскольку видимость выводится из данных о руководителе, отдельно задавать права для каждого человека не нужно.

Объявления о вакансиях и подбор кандидатов на открытые штатные позиции ведутся в модуле Учёт кандидатов и карьерная страница; сейчас объявление привязывается к отделу, привязка к должности скоро появится. На схеме не показываются персональные данные, кроме имени, должности и отдела; как защищены данные, описано на странице Безопасность и защита данных.