Конструктор процессов и согласований: задайте, у кого и в каком порядке согласуются заявки на отпуск

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

Конструктор процессов предназначен для компаний, где правила согласования держатся в памяти людей или в цепочках писем, а заявки ждут, пока руководитель в отпуске. Если правило не записано, каждый раз приходится выяснять, кто согласует, неизвестно, прошёл ли длинный отпуск второе согласование, а на вопрос «Кто это согласовал?» позже не найти ответа.

• HR-руководитель: один раз задаёт правила согласования отпусков и управляет изменениями на одном экране.
• Руководитель команды: видит поступающие ему заявки в очереди согласования и, уходя в отпуск, назначает заместителя.
• Сотрудник: видит, на каком шаге и у кого на согласовании находится его заявка.

Состав пакетов и лимиты пользователей описаны на странице цен.

Что делает модуль «Конструктор процессов и согласований»?

Конструктор позволяет задать в виде правил шаги согласования, согласующих и условия для заявок модуля управления отпусками.

• Маршрут: состоит из названия, условий и 1–5 последовательных шагов. Маршруты выстраиваются по приоритету; заявка привязывается к первому активному маршруту, условиям которого она соответствует. На компанию можно создать не более 50 маршрутов.
• Типы шагов: непосредственный руководитель сотрудника, руководитель руководителя, роль (владелец компании, системный администратор, HR или специальная роль компании) или конкретный человек. Руководители определяются по линии подчинения в оргструктуре.
• Условия: виды отпуска и минимальное число дней. Если условие не задано, маршрут подходит для всех видов отпуска и любой продолжительности.
• Пропуск шага: возможен только в персональных шагах (непосредственный руководитель, руководитель руководителя, конкретный человек): шаг пропускается, если согласующий не найден, если это сам сотрудник или если это тот же человек, что и согласующий одного из предыдущих персональных шагов. Шаги-роли не пропускаются.
• Замещение: пользователь на заданный период передаёт другому пользователю право согласования в шагах маршрута, которые определяются на конкретного человека; замещение длится не более 366 дней. Замещение действует только для заявок, привязанных к маршруту; для заявки без маршрута право к заместителю не переходит, и решение по ней принимают вышестоящие руководители в цепочке и HR. Пользователи с правом настройки маршрутов могут назначать замещение и за других.
• Решение HR: HR всегда может принять решение; если HR не является согласующим текущего шага, его решение окончательное, а оставшиеся шаги отмечаются.
• Копирование в заявку: маршрут копируется в заявку при её создании. Последующее изменение или удаление маршрута не влияет на открытые заявки.
• Уведомления: если следующий шаг определён на конкретного человека, на его рабочий e-mail уходит уведомление; в шагах-ролях письма не отправляются, а заявка появляется в очереди согласования пользователей с этой ролью. О согласовании или отказе сотруднику сообщают по e-mail.
• Журнал решений: в карточке заявки видно, кто, когда и с каким решением завершил каждый шаг; решения по замещению и решения HR отмечаются отдельно.

Параллельных шагов, срока ожидания для шага и автоматической передачи заявки, предпросмотра, заранее показывающего, к кому уйдёт заявка, а также маршрутов для типов заявок помимо отпусков сейчас нет; они скоро появятся.

Как это работает?

Маршрут согласования настраивается в пять шагов и сразу начинает работать.

1. Создайте маршрут. На экране «Маршруты согласования» в настройках задайте название маршрута и отметьте его как активный.
2. Выберите условия. Определите, для каких видов отпуска и для заявок от какого минимального числа дней будет работать маршрут.
3. Добавьте шаги. Для каждого шага выберите тип; для шага-роли или персонального шага укажите роль или пользователя. Меняйте порядок шагов кнопками «вверх» и «вниз».
4. Упорядочите маршруты. Если одной заявке могут соответствовать несколько маршрутов, поднимите более специфичный выше; заявка использует первый подходящий активный маршрут.
5. Отслеживайте заявки. В разделе «Шаги согласования» карточки заявки смотрите, на каком шаге она ждёт; при необходимости обновите маршрут.

Что значит «без программирования» и где его границы?

Маршруты собираются в форме из выпадающих списков, флажков и кнопок; скрипты и код не пишутся. Сейчас шаги упорядочиваются в форме; визуальная область проектирования (с перетаскиванием) скоро появится. Чтобы изменить маршрут, не нужно ставить задачу разработчикам. Право настраивать маршруты по умолчанию есть у ролей владельца компании, системного администратора и HR. Специальную роль, используемую в шаге маршрута, нельзя удалить, пока она не убрана из маршрута.

В то же время сейчас конструктор работает только для заявок на отпуск. Шагов, отправляющих запросы во внешние системы, свободных формул, создания новых полей данных и условий по отделу или группе сотрудников сейчас нет; они тоже скоро появятся. Возможности для связи с внешними системами, например открытый API и вебхуки, перечислены среди модулей, которые скоро появятся, на странице категории «Платформа и интеграции», а заявки сотрудников в свободной форме — на странице категории «Кадровое администрирование». Решения о согласовании и изменения маршрутов хранятся в журнале аудита; о защите этих записей — на странице безопасности.