Табель учёта времени (Puantaj): месячный табель, который сам заполняется из данных PDKS и отпусков

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

Модуль предназначен для специалистов по расчёту зарплаты и HR, которые в конце месяца сводят в Excel выгрузку отметок прихода и ухода, список отпусков и больничные листы (rapor) и переносят результат в расчёт зарплаты. При таком подходе закрытие месяца держится на ручном сопоставлении нескольких источников, и обычно возникают следующие проблемы:

• Поскольку источники разрознены, один и тот же день может выглядеть одновременно и как отпуск, и как рабочий.
• Исправления, поступившие после закрытия, делают неясным, какая версия ушла в расчёт зарплаты.
• Не зафиксировано, кто и почему изменил день.
• Ошибка с неотработанным днём обнаруживается только после расчёта зарплаты или после возражения сотрудника.

Модуль объединяет источники в одном табеле, предупреждает о противоречащих записях и записывает каждую отметку и каждую ручную запись в журнал аудита. Утверждение и блокировка периода, а также передача заблокированного периода в расчёт зарплаты скоро появятся. Это последнее звено категории «Рабочее время и посещаемость».

Что делает модуль «Табель учёта времени (Puantaj)»?

Модуль присваивает каждому дню месяца код дня и позволяет выгрузить период в CSV-файл. Ниже перечислены функции, доступные сейчас; функции, которые скоро появятся, отмечены отдельно:

• Месячный табель: сотрудники — по строкам, дни — по столбцам; в каждой ячейке сокращение кода дня, цвет и описание. Столбцы праздников и еженедельных выходных отмечены; на мобильном устройстве табель показывается списком по каждому сотруднику. Есть фильтр по отделам, поиск и переход между месяцами.
• Автоматический расчёт: из модуля «Учёт рабочего времени (PDKS)» — ежедневное рабочее время, перерывы, опоздания, ранние уходы и ночное время; из модуля «Управление отпусками» — согласованные отпуска; из календаря компании — еженедельные выходные, официальные праздники и нерабочие дни компании.
• Фиксированный набор кодов: рабочий день, еженедельный выходной, общий праздник, ежегодный отпуск, оплачиваемый отпуск, больничный, отпуск без сохранения зарплаты, неявка и вне периода занятости. Коды и их сокращения заданы в Sora İK, компания не может их изменить.
• Отметки дней от HR: отметки «больничный», «оплачиваемое или неоплачиваемое отсутствие по уважительной причине», «неявка» и «отметки нет, но работал» вносятся за диапазон дат. В отметке больничного нет поля для диагноза или документа; на экране напоминается, что в необязательное поле примечания нельзя вносить сведения о здоровье, а само примечание в представлении для команды не показывается.
• Предупреждения: пропущенная отметка прихода или ухода, противоречащие друг другу записи за один день (например, отметка о работе во время отпуска), превышение недельного и дневного лимита рабочего времени, лимита ночной работы и годового максимума сверхурочной работы. Предупреждения о законных лимитах показываются со ссылкой на статью закона; предупреждения не блокируют запись.
• Статьи сверхурочной работы: сверхурочная работа (fazla çalışma) и работа сверх договорного времени (fazla sürelerle çalışma) не рассчитываются из отметок прихода и ухода; HR вносит их время вручную статьями с датой и минутами. Годовой итог и положение относительно годового максимума в 270 часов видны на том же экране, при превышении лимита выдаётся предупреждение. Статьи не передаются в расчёт зарплаты автоматически; сейчас оплату сверхурочной работы можно вручную внести в расчёт зарплаты как статью дополнительной выплаты.
• Выгрузка в CSV: CSV-файл (с заголовками на турецком или английском) с табельным номером, фамилией и именем, отделом и периодом, а также столбцами «рабочие дни», «еженедельные выходные», «общие праздники», «дни, отработанные в общие праздники и еженедельные выходные», «ежегодный отпуск», «оплачиваемый отпуск», «больничный», «отпуск без сохранения зарплаты», «неявки», «отработанные часы», «часы сверхурочной работы и работы сверх договорного времени» и «дни с неполными отметками». Файл можно использовать при подготовке расчёта зарплаты.
• Скоро: утверждение и блокировка периода: руководитель будет проверять период своей команды, HR — утверждать его, после чего период будет блокироваться; заблокированный период можно будет открыть повторно с указанием обоснования.
• Скоро: передача в расчёт зарплаты: заблокированный период станет входными данными для модуля «Расчёт зарплаты (Турция)»; дни неоплачиваемого отпуска, неявок и больничного будут учитываться как неотработанные, и по ним будет определяться число дней для начисления взносов (prim günü). Сейчас дни для расчёта зарплаты определяются по датам приёма и увольнения.

Расчёт сверхурочных и компенсация времени, а также планирование смен — тоже модули, которые скоро появятся; «Сверхурочные и компенсация времени» и «Планирование смен» описаны на странице категории.

Сокращения (от турецких названий) всегда показываются вместе с описанием; цвет сам по себе информацию не несёт.

Как это работает?

В течение месяца табель заполняется сам, а в конце месяца его проверяют и выгружают:

1. Настройте календарь и графики работы. Внесите дни еженедельного выходного, нерабочие дни компании и графики работы; официальные праздники уже заданы.
2. Автоматическое заполнение в течение месяца. По мере появления отметок PDKS и записей об отпусках соответствующие дни рассчитываются в табеле.
3. Проверка в конце месяца. Устраните предупреждения; HR дополняет недостающие записи и отметки дней, руководители видят табель своих команд.
4. Выгрузка. Проверенный месяц скачивается в формате CSV и используется при подготовке расчёта зарплаты.
5. Скоро: утверждение, блокировка и передача в расчёт зарплаты. HR будет утверждать период, период будет блокироваться, а заблокированный период будет автоматически становиться входными данными для расчёта зарплаты.

Поскольку табель содержит и сведения, связанные со здоровьем, например дни больничного, с ним обращаются внимательно с точки зрения KVKK (Закон Турции № 6698 о защите персональных данных): с отдельным кодом день больничного видят сам сотрудник, HR, владелец компании и системный администратор, а руководитель команды видит такие дни как «отпуск». Подробности — на странице «Безопасность и защита данных». Ступень пакета под ваше число активных сотрудников и годовые цены — на странице «Цены».

Как связаны PDKS, табель и расчёт зарплаты?

Сейчас работают два звена: PDKS создаёт исходную отметку, а табель вместе со сведениями об отпусках и праздниках превращает её в код дня. Третье звено скоро появится: расчёт зарплаты будет использовать только заблокированный табель, и, если в расчёте зарплаты не хватит дня, разницу можно будет проверить по кодам дней в заблокированном табеле.

Когда блокировка появится, незаблокированный табель не будет передаваться в расчёт зарплаты, а изменение заблокированного табеля потребует повторного открытия периода с обоснованием и фиксации в журнале. Лимиты рабочего времени установлены Законом Турции о труде № 4857; там, где применяется балансировка рабочего времени (denkleştirme), предупреждение о недельном лимите может не отражать реальное положение.