Доступно
Отчётность и HR-аналитика
Показывает в отчётах численность, текучесть, отпуска, отсутствия и затраты на зарплату; отчёты выгружаются в CSV.
Какие записи помогают упорядоченно вести модули комплаенса и отчётности?
Модули комплаенса и отчётности помогают работодателю и службе управления персоналом (HR) упорядоченно и доступно вести записи, необходимые, чтобы показать выполнение обязанностей, установленных законом. Значительная часть обязанностей по законодательству сводится к возможности показать, что работа выполнена: проинформирован ли сотрудник в рамках KVKK (Закон Турции о защите персональных данных № 6698), проведено ли обязательное обучение, составлен ли акт, подготовлен ли отчёт вовремя? Когда эти записи хранятся в разрозненных папках, найти нужный документ при проверке или споре сложно. В этой категории Sora İK (программа для управления персоналом от Sora Yazılım Teknolojileri) сейчас предлагает следующий модуль:
- Отчётность и HR-аналитика: для просмотра отчётов по численности персонала, текучести, отпускам, PDKS, демографии и затратам на зарплату и их выгрузки в CSV; отчёты по численности, PDKS и затратам на зарплату дают также разбивку по отделам. Фильтрация отчётов по отделу или должности скоро появится.
Записи об обязательном обучении по охране труда (İSG, iş sağlığı ve güvenliği) и сроки их действия уже сейчас ведутся в модуле «Управление обучением (LMS)» категории «Эффективность и развитие»; там же выводится список обучений с истёкшим сроком. Модуль «Охрана труда (İSG)», который объединит записи об оценке рисков, несчастных случаях и медосмотрах, скоро появится.
Модуль «Управление соответствием KVKK» скоро появится. Он проектируется для ведения реестра персональных данных, записей о явно выраженном согласии и обращениях субъектов данных, а также для вывода списка записей с истёкшим сроком хранения и фиксации подтверждённого удаления или обезличивания с составлением акта; цель — помогать выстраивать процессы с учётом требований KVKK. Сейчас функции, помогающие в процессах по KVKK, есть в других модулях: настройки ролей и прав, отдельное право для документов особой категории, а также подтверждение ознакомления с информационным уведомлением и запись о явном согласии в откликах кандидатов. Информационное уведомление для сотрудников можно добавить как документ в карточку каждого сотрудника в модуле «Управление документами и договорами» и запросить у сотрудника подтверждение ознакомления; публикация текста как общекорпоративного документа для всех сотрудников и отчёт о прочтении скоро появятся.
Программа не выполняет обязанности по закону вместо работодателя; обязанности лежат на работодателе и назначенных им специалистах. Вклад программы — вести учёт выполненной работы и готовить отчёты. Просмотры чувствительных данных отслеживаются в журнале аудита модуля «Роли, права и безопасность»; общий подход к защите данных — на странице «Безопасность и защита данных».
Для чего будут нужны модули комплаенса и отчётности, которые скоро появятся?
Модули этого раздела скоро появятся; они призваны выстроить порядок учёта для охраны труда (İSG), дисциплинарных процессов и обязательной отчётности перед такими ведомствами, как Агентство занятости Турции (İŞKUR, Türkiye İş Kurumu). Их возможности уточнятся в ходе разработки. О пакетах — на странице «Тарифы», обо всех категориях — на странице «Модули».
| Модуль | Назначение |
|---|---|
| Охрана труда (İSG) | Хранить в одном месте записи об оценке рисков, несчастных случаях, медосмотрах и обучении по охране труда |
| Дисциплинарные записи | Хранить акты, объяснения и дисциплинарные решения по порядку и с историей изменений |
| Обязательная отчётность | Отслеживать обязанности по трудоустройству и собирать данные для отчётов ведомствам |
Охрана труда (İSG) Скоро
Модуль «Охрана труда (İSG)» проектируется, чтобы хранить записи по обязанностям в рамках Закона Турции № 6331 об охране труда (İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu) в одном месте со сведениями о сотрудниках. Отчёты об оценке рисков, записи о несчастных случаях на производстве и потенциально опасных происшествиях, медосмотры при приёме и периодические, выдача средств индивидуальной защиты и обучение по охране труда во многих компаниях хранятся в отдельных файлах специалиста по охране труда, врача предприятия и HR-службы. В планируемом модуле эти записи будут объединены по сотрудникам и рабочим местам; для сотрудников, у которых приближается дата осмотра или обучения, можно будет настроить напоминания. Записи об участии в обязательном обучении будут поступать из используемого сейчас модуля «Управление обучением (LMS)», а выдача средств защиты — из направления по учёту имущества в категории «Кадровое администрирование». Данные о здоровье, например результаты осмотров, по KVKK относятся к персональным данным особой категории; доступ к ним предполагается ограничить уполномоченными лицами, например врачом предприятия. Уведомление о несчастном случае подаёт работодатель через официальные каналы; модуль поможет собрать сведения, необходимые для уведомления SGK (Учреждение социального страхования Турции), но не будет напрямую подключаться к ведомству.
Дисциплинарные записи Скоро
Модуль «Дисциплинарные записи» планируется для фиксации по порядку и с документами всего процесса — от акта о происшествии на рабочем месте через запрос объяснений и сами объяснения до решения. Дисциплинарные процессы чаще всего ведутся по электронной почте, в бумажных актах и документах на компьютерах разных людей; в случае возможного спора сложно показать, в каком порядке и в какие даты проходил процесс. В планируемом модуле акт, запрос объяснений, объяснения сотрудника, рассмотрение дисциплинарной комиссией и принятое решение будут храниться в одном деле в хронологическом порядке; записи будут сохраняться с историей изменений. Для сроков, предусмотренных внутренними положениями или законодательством, можно будет настроить напоминания. Документы будут храниться в структуре модуля «Управление документами и договорами»; если процесс завершится увольнением, записи предполагается связывать с шагами модуля «Приём и увольнение». Поскольку дисциплинарные записи чувствительны, доступ будет ограничен участниками процесса. Какое поведение требует какой санкции и юридическая оценка процесса — ответственность работодателя и его юриста; модуль не принимает решений, а документирует процесс их принятия.
Обязательная отчётность Скоро
Модуль «Обязательная отчётность» планируется, чтобы отслеживать обязанности работодателя, связанные с трудоустройством, и собирать из карточек сотрудников данные для отчётов государственным органам. Такие обязанности, как трудоустройство работников с инвалидностью, возникающие в зависимости от численности работников на рабочем месте, требуют повторной оценки при каждом изменении численности; сегодня такой контроль чаще всего проводится вручную в конце периода, и незаполненная квота может быть замечена с опозданием. В планируемом модуле по периодам будет показываться, возникла ли обязанность по трудоустройству и есть ли незаполненная квота, а при изменении ситуации уполномоченные лица будут получать предупреждения. Предполагается, что сведения для периодических уведомлений в İŞKUR и другие ведомства можно будет получать из одного места. Правила расчёта будут выстроены по законодательству Турции; однако по вопросам, требующим толкования, — например какие сотрудники учитываются в расчёте или как оцениваются рабочие места, — следует получить мнение специалиста. Сами уведомления подаются работодателем через официальные каналы соответствующих ведомств; у Sora İK нет прямого подключения к İŞKUR. Управленческие отчёты остаются в используемом сейчас модуле «Отчётность и HR-аналитика».