Самообслуживание сотрудников и руководителей: отпуска, данные и согласования на одном портале

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

Самообслуживание предназначено для компаний, где HR-отдел в течение дня постоянно отвлекают однотипными вопросами вроде «сколько дней отпуска у меня осталось?» или «можете ещё раз прислать мой расчётный листок?». У руководителей картина та же: заявки на отпуск приходят по почте, по телефону или в мессенджере, а какие из них согласованы, не отражено ни в одном списке.

Самообслуживание правильно распределяет эту нагрузку между тремя сторонами:

• Сотрудник напрямую обращается к своим данным и заявкам и узнаёт результат на своём экране и из письма.
• Руководитель видит только заявки своей команды и обрабатывает их в списке ожидающих согласования.
• HR управляет записями, правилами отпусков и исключениями и тратит время на контроль, а не на рутинный ввод данных.

Что делает модуль «Самообслуживание сотрудников и руководителей»?

Самообслуживание — это сторона других модулей, обращённая к сотруднику и руководителю; данные поступают из модулей личного дела, отпусков, PDKS (система учёта рабочего времени, Personel Devam Kontrol Sistemi), расчёта зарплаты и документов. Каждый видит свою запись, а руководитель — свою прямую и косвенную команду; отдельно настраивать для этого права не нужно. Сейчас для трёх групп пользователей доступны следующие функции:

Для сотрудника

• Профиль: своя карточка сотрудника, право на ежегодный отпуск, ожидающие заявки на отпуск и документы, ожидающие подтверждения.
• Заявка на отпуск: при выборе дат видны засчитываемые дни, причина незасчитываемых дней и прогнозируемый остаток после заявки; о результате сообщается по электронной почте (Управление отпусками).
• Отметки прихода и ухода: сканированием QR-кода локации; сегодняшние отметки и свой табель (Учёт рабочего времени (PDKS)).
• Расчётные листки: свой листок из утверждённых расчётов зарплаты (Расчёт зарплаты (Турция)).
• Документы: просмотр и скачивание своих документов, подтверждение ознакомления с документом, по которому оно запрошено (Управление документами и договорами).
• Мои задачи: задачи, назначенные сотруднику в процессе приёма на работу.
• Организация: отделы, должности и оргсхема.
• Своя оценка эффективности и своё обучение (Управление эффективностью, Управление обучением (LMS)).

Для руководителя

• Ожидающие согласования: заявки команды на отпуск со значком-счётчиком; согласование или отказ с необязательным примечанием. О новой заявке руководитель узнаёт из письма.
• Представление команды: карточки прямой и косвенной команды, остатки отпусков, календарь отпусков и месячный табель.
• Назначенные ему задачи по приёму и увольнению.

Для HR

• Все заявки на отпуск и заявки от имени другого сотрудника; HR всегда может принять решение по заявке (например, если руководитель в отпуске).
• Настройки отпусков: рабочий календарь, праздники компании и правила дополнительных дней по договору. Ролями и особыми ролями управляют владелец компании и системный администратор (Роли, права и безопасность): владелец компании назначает любую роль, системный администратор — только роли руководителя команды и сотрудника. Роли HR и системного администратора назначает только владелец компании.
• Кто что согласовал — в истории заявки и журнале аудита.

Запрос сотрудника на изменение данных, запрос на исправление отметки прихода и ухода с согласованием руководителя, открытие календаря отпусков команды сотрудникам и просмотр руководителем статуса подтверждений ознакомления в своей команде скоро появятся. Сейчас в календаре отпусков сотрудник видит только свои отпуска и праздничные дни, а руководитель — свою подчинённую команду. Объявления компании и общие заявки сотрудников относятся к модулям, которые скоро появятся, в категории «Кадровое администрирование»; отдельное мобильное приложение тоже скоро появится в категории Платформа и интеграции.

Как это работает?

Запуск самообслуживания состоит из четырёх шагов:

1. Определите роли. Каждому пользователю назначается роль (сотрудник, руководитель команды, HR, системный администратор); роль определяет, что видит пользователь. Владелец компании назначает любую роль; системный администратор — только роли руководителя команды и сотрудника. Роли HR и системного администратора назначает только владелец компании. При необходимости создаётся особая роль с выбранными правами.
2. Активируйте учётные записи. Сотрудник задаёт пароль по ссылке-приглашению, отправленной из его карточки, и при первом входе видит свою карточку. Безопасность учётной записи, включая двухфакторную аутентификацию, подчиняется правилам модуля Роли, права и безопасность.
3. Заявки попадают к согласующему. Заявка на отпуск уходит непосредственному руководителю сотрудника; если нужно многоступенчатое согласование, применяется порядок, заданный в модуле Конструктор процессов и согласований.
4. Результат отражается в записи. Согласованный ежегодный отпуск списывается с остатка и вносится в табель; о результате сотрудник узнаёт из письма, а примечание к решению, если оно есть, видно в подробностях заявки.

Подробности о хостинге, шифровании и безопасности сеансов — на странице Безопасность и защита данных.

Как учётные записи самообслуживания влияют на цену пакета?

Пакеты Sora İK определяются числом активных сотрудников, зарегистрированных в системе, а единица учёта — карточка сотрудника. Учётная запись самообслуживания не приводит к повторному учёту: каждая активная карточка считается один раз, с учётной записью или без неё. Руководители и сотрудники HR, у которых есть карточка сотрудника, тоже считаются один раз как активные сотрудники. Карточки с прошедшей датой увольнения исключаются из числа активных. Лимиты пакетов и годовые цены — на странице Цены.