Приём и увольнение: чек-лист с понятными ответственными от первого до последнего дня

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

Модуль предназначен для компаний, где приём и увольнение согласуются между HR, расчётом зарплаты, ИТ и руководителем по почте и телефону. При такой разрозненности чаще всего возникают следующие проблемы:

• Шаги забываются. Уведомление в SGK, передача информационного уведомления (aydınlatma metni) по KVKK (Закон Турции № 6698 о защите персональных данных) или закрытие учётной записи уходящего сотрудника выпадают из поля зрения.
• Ответственный не определён. Нигде не записано, кто, что и к какому сроку делает; каждый считает, что этим занимается кто-то другой.
• Информация поздно доходит до расчёта зарплаты. О дате выхода на работу или увольнения в табеле и расчёте зарплаты узнают только в конце месяца.
• Не остаётся подтверждений. Выполнен ли шаг, можно понять, только перебрав почтовые ящики.

Модуль разбивает каждый процесс на задачи с ответственным и сроком; каждая выполненная задача фиксируется вместе с тем, кто и когда её отметил.

Что делает модуль «Приём и увольнение»?

Модуль создаёт шаблоны приёма и увольнения под вашу компанию и при каждом новом процессе копирует шаблон в список задач конкретного сотрудника. Сейчас доступны следующие функции:

• Шаблоны чек-листов: сколько угодно именованных шаблонов для приёма и увольнения; в каждом пункте — заголовок, описание, ответственный и смещение в днях. Рекомендуемые шаблоны дают отправную точку с пунктами, основанными на законодательстве: уведомления в SGK, личное дело, обучение по охране труда и справка о работе.
• Ответственный и срок: пункт «руководитель» достаётся руководителю из карточки сотрудника, пункт «сотрудник» — самому сотруднику, пункт «HR» — команде HR; срок рассчитывается от дня приёма или увольнения. Позже задачу можно переназначить другому сотруднику.
• Список, независимый от шаблона: список копируется из шаблона; если шаблон потом меняется, уже открытые списки не затрагиваются. В список можно добавить разовую задачу.
• Экран «Мои задачи»: каждый ответственный видит свои открытые задачи по сроку и выполняет их; просроченные задачи помечены, число открытых задач видно на панели. Пункты HR, не назначенные конкретному человеку, отслеживаются во вкладке «Процессы» карточки сотрудника. Напоминания ответственным о задачах по e-mail скоро появятся.
• Запись об увольнении: день увольнения, код причины увольнения SGK (из официального списка, с пояснением), комментарий и заметка о возврате имущества; остаток неиспользованного ежегодного отпуска на день увольнения рассчитывается в днях. День увольнения отражается в периоде модулей Табель учёта времени (Puantaj) и Расчёт зарплаты (Турция).
• Учётная запись для входа: при приёме владелец компании или системный администратор отправляет из карточки приглашение в приложение; при увольнении учётная запись закрывается вручную на экране увольнения. Автоматическое закрытие учётной записи в конце дня увольнения тоже скоро появится.
• Отчёт об увольнениях за период: по уволенным за диапазон дат — табельный номер, отдел, дни приёма и увольнения, код SGK и дни неиспользованного отпуска; выгружается в CSV.

Панель процессов, которая покажет на одном экране текущие списки приёма и увольнения в компании, просроченные и выполненные задачи, скоро появится. Три темы будут охвачены отдельными модулями, которые скоро появятся: расчёт выходного пособия и компенсации за уведомление, учёт выданного имущества и автоматическое формирование таких документов, как справка о работе. Оплата неиспользованного ежегодного отпуска не рассчитывается; остаток показывается в днях.

Как это работает?

Каждый приём или увольнение проходит одни и те же пять шагов:

1. Подготовьте шаблон. Начните с рекомендуемого шаблона или внесите в пустой шаблон пункты, ответственных и смещения в днях.
2. Запустите процесс. В карточке сотрудника выберите подходящий шаблон и откройте список; задачи со сроками распределяются по ответственным.
3. Выполняйте задачи. Ответственные отмечают свои задачи на экране «Мои задачи»; документы загружаются во вкладку «Документы» карточки сотрудника.
4. Оформите увольнение. Введите день увольнения, код причины SGK и заметку об имуществе; виден остаток неиспользованного отпуска, а день увольнения отражается в табеле и расчёте зарплаты.
5. Следите за задержками. Отслеживайте открытые и просроченные задачи по прогрессу во вкладке «Процессы» карточки сотрудника и на экране «Мои задачи».

Документы, собранные в ходе процесса, — например копия удостоверения личности и медицинское заключение — защищены правами доступа; медицинское заключение и справка о несудимости доступны только тем, у кого есть право на документы особой категории (özel nitelikli). Подробности о хостинге и контроле доступа — на странице Безопасность и защита данных. Варианты пакетов смотрите на странице Цены.

Примечание о законодательстве

Часть шагов при приёме и увольнении — это обязанности по закону; сроки и исключения по ним проверяйте только по официальным источникам:

• Уведомления о приёме и увольнении застрахованных лиц: Закон Турции № 5510 о социальном страховании и всеобщем медицинском страховании и разъяснения Учреждения социального страхования Турции (SGK); коды увольнения — в списке причин увольнения SGK.
• Трудовой договор, личное дело, справка о работе, оплата ежегодного отпуска и уведомления о расторжении: Закон Турции о труде № 4857.
• Обучение по охране труда при начале работы: Закон Турции № 6331 о гигиене и безопасности труда.
• Обязанность информирования при приёме и данные сотрудников: Управление по защите персональных данных (Kişisel Verileri Koruma Kurumu); для выстраивания процессов — модуль Управление соответствием KVKK, который скоро появится.

Sora İK помогает отслеживать эти шаги в виде чек-листа; правильность установленных законом сроков и подача уведомлений остаются ответственностью работодателя. Это примечание не является юридической консультацией; в особых случаях обратитесь к консультанту по трудовому праву.