Электронное личное дело: данные и документы сотрудника в одной записи

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

Электронное личное дело предназначено для HR-специалистов, бухгалтеров и руководителей малого и среднего бизнеса, у которых данные о сотрудниках разбросаны по таблицам Excel, вложениям в письма и бумажным папкам. Когда информация хранится в нескольких местах, повторяются три проблемы: непонятно, какая копия актуальна; чувствительные сведения, например о зарплате или медицинские заключения, открыты большему числу людей, чем нужно; а у какого документа истёк срок действия, выясняется только ручной проверкой.

Личное дело — это ещё и запись, которую требует закон. Закон Турции о труде № 4857 предусматривает, что работодатель заводит личное дело на каждого работника, хранит в нём документы и записи, которые положено вести по закону, и использует полученные о работнике сведения добросовестно и в рамках закона. Модуль не выполняет эту обязанность за вас; он помогает вести дело упорядоченно и с доступом только для уполномоченных лиц.

Что делает модуль «Электронное личное дело»?

Модуль собирает сведения и документы сотрудника в одной карточке сотрудника и определяет, кто может их видеть. Карточка состоит из вкладок: общие сведения, сведения о работе, ежегодный отпуск, документы, процессы, табель и зарплата. Сейчас доступны следующие функции:

• Карточка сотрудника: табельный номер, имя и фамилия, турецкий идентификационный номер (T.C. kimlik no, с проверкой контрольной суммы), дата рождения, рабочая электронная почта и телефон; дата приёма, начало стажа, режим работы (полный или неполный рабочий день), подземные работы; отдел, должность и руководитель.
• История зарплаты: месячная зарплата брутто или нетто записывается с датой вступления в силу, прежние записи не удаляются; расчёт в модуле Расчёт зарплаты (Турция) ведётся по этой записи.
• Документы: трудовой договор, диплом, медицинское заключение и другие документы добавляются в карточку сотрудника с типом, сроком действия и версиями; подробности — на странице Управление документами и договорами.
• Документы с истекающим сроком: документы, срок действия которых истекает в ближайшие 30 дней или уже истёк, видны в одном списке.
• Доступ по ролям: зарплата, идентификационный номер и документы особой категории открыты только уполномоченным ролям; роли управляются в модуле Роли, права и безопасность.
• Журнал аудита: каждое создание, изменение и удаление в карточке записывается с указанием автора, времени и названий изменённых полей.
• Массовый импорт: текущий список сотрудников загружается за один раз по шаблону CSV или xlsx после предпросмотра.
• Поиск и фильтры: поиск по списку — по имени, фамилии, табельному номеру и электронной почте; фильтры — по статусу (активен, уволен) и отделу.
• Связь с учётной записью: из карточки отправляется приглашение в приложение; при первом входе сотрудник видит свою карточку.

Поле адреса в карточке сотрудника, выгрузка списка сотрудников в CSV, поля банковского счёта и контакта на экстренный случай, запрос сотрудника на изменение данных из приложения, история изменений отдела и должности, заметка о зарплате, собственные поля компании и настройка прав на уровне полей сейчас отсутствуют; они скоро появятся. Дисциплинарные записи относятся к модулям, которые скоро появятся, в категории «Комплаенс и отчётность», учёт выданного имущества и инвентаря — в категории «Кадровое администрирование».

Чтобы изменить настройки по умолчанию, компания может назначать пользователям с ролями HR, руководителя и сотрудника особые роли, содержащие только выбранные права; права владельца компании и системного администратора фиксированы.

Как это работает?

Личное дело настраивается в пять шагов, после чего становится общим источником данных для других модулей:

1. Создайте структуру организации. Задайте отделы и должности в модуле Оргструктура и должности или при импорте выберите создание недостающих.
2. Перенесите существующие записи. Загрузите список сотрудников по шаблону CSV или xlsx и исправьте проблемы из отчёта предпросмотра. Перешедшие дни ежегодного отпуска вносятся отдельным файлом начальных остатков.
3. Добавьте документы и зарплаты. Загрузите отсканированные документы в карточку с типом и сроком действия; если будете пользоваться расчётом зарплаты, внесите запись о зарплате с датой вступления в силу.
4. Пригласите сотрудников. По приглашению из карточки сотрудник открывает свою учётную запись и при первом входе видит свою карточку.
5. Вносите изменения в одном месте. Когда в карточке меняются должность, руководитель или дата увольнения, модули Управление отпусками, Табель учёта времени (Puantaj) и Расчёт зарплаты (Турция) используют те же актуальные данные.

Пакеты Sora İK зависят от числа активных сотрудников; карточки с прошедшей датой увольнения не учитываются, а при достижении лимита пакета новую активную карточку открыть нельзя. Актуальные пакеты и лимиты — на странице Цены.

Как защищены персональные данные в личном деле?

Поскольку в личном деле хранятся персональные данные сотрудников и персональные данные особых категорий, например сведения о здоровье, доступ ограничивается по принципу минимальных привилегий. С точки зрения KVKK (Закон Турции № 6698 о защите персональных данных) ответственным за обработку данных сотрудников (veri sorumlusu) является компания-клиент; Sora İK обрабатывает эти данные по её поручению.

Вклад модуля здесь складывается из трёх элементов. Первый — чувствительные сведения открываются по отдельному праву: турецкий идентификационный номер не показывается в списках, в карточке открыто виден только уполномоченному пользователю, а просмотр чужого номера записывается в журнал аудита. Второй — изменения и доступ к чувствительным данным (идентификационный номер, история зарплаты, скачивание документов) фиксируются в журнале аудита; каждый просмотр карточки в журнал не записывается. Третий — данные компании отделены от данных других компаний на уровне базы данных. Процессы хранения и уничтожения войдут в модуль Управление соответствием KVKK, который скоро появится. Такая схема помогает выстраивать процессы с учётом KVKK; соответствие оценивается вместе с политиками и практикой вашей компании как ответственного за обработку данных. Подробности о хостинге, шифровании и резервном копировании — на странице Безопасность и защита данных.