Доступно
Кадровое администрирование
Электронное личное дело
Хранит удостоверяющие, контактные и должностные данные сотрудника с историей зарплаты и документами в одной карточке с доступом по правам.
Для кого этот модуль и какую задачу он решает?
Модуль предназначен для компаний, которые хранят HR-документы в общих папках и вложениях писем и вручную отслеживают, когда истекает тот или иной договор и кто прочитал тот или иной документ. При таком подходе проблема не в самом документе, а в информации вокруг него: по именам файлов вроде «dogovor_final_novyi_v3» трудно найти правильную версию, окончание срочных договоров упускается, неизвестно, прочитал ли сотрудник выданный ему документ, а права доступа к папкам остаются шире, чем нужно.
| Задача | Общая папка и почта | Управление документами и договорами |
|---|---|---|
| Найти правильную версию | Смотрят на имя и дату файла | Действующая версия — последняя загруженная, прежние — в истории версий |
| Отслеживать дату окончания | Напоминание в календаре или отдельный список | Срок действия в записи документа и список документов с истекающим сроком |
| Собрать подтверждения ознакомления | Лист подписей или ответ по почте | Подтверждение ознакомления каждым сотрудником через самообслуживание; отчёт об ознакомлении — скоро |
| Ограничить доступ | Права на папки | Права по ролям; отдельное право на документы особой категории |
| Связать документ с сотрудником | Зависит от имени папки | Документ привязан к карточке сотрудника |
Что делает модуль «Управление документами и договорами»?
Модуль управляет жизненным циклом HR-документа — от загрузки до удаления. Сейчас доступны следующие функции:
- Типы документов: трудовой договор, копия удостоверения личности, диплом, сертификат, справка о месте жительства, справка о воинской обязанности, медицинское заключение, справка о несудимости и «другое». Список типов фиксирован. Типы «дополнительное соглашение» (ek protokol), «обязательство о конфиденциальности», «информационное уведомление (aydınlatma metni) по KVKK (Закон Турции № 6698 о защите персональных данных)», «политика компании» и «процедура», а также собственные типы документов компании скоро появятся.
- Документы в карточке сотрудника: каждый документ хранится во вкладке «Документы» Электронного личного дела сотрудника. Публикация общекорпоративных документов, например политик и процедур, и их назначение группам сотрудников — скоро.
- История версий: новая версия заменяет прежнюю, но не удаляет её; прежние версии остаются в истории и доступны для скачивания.
- Срок действия: дата окончания или продления вносится в запись документа; документы, срок которых истекает в ближайшие 30 дней или уже истёк, видны в одном списке.
- Подтверждение ознакомления: для каждого документа можно запросить подтверждение ознакомления; такой документ отображается на экране самообслуживания сотрудника как ожидающий подтверждения, а подтверждение фиксируется по каждому сотруднику. Отчёт об ознакомлении и список ещё не подтвердивших скоро появятся.
- Права доступа: просмотр, загрузка и удаление документов зависят от прав роли; медицинское заключение и справка о несудимости дополнительно требуют права на документы особой категории.
- Журнал аудита: добавление, изменение и удаление документа, загрузка новой версии, каждое скачивание и каждое подтверждение ознакомления фиксируются с указанием, кто и когда.
- Защищённое хранение: файлы PDF, JPEG и PNG (не более 10 МБ) хранятся в закрытом для всех хранилище; скачивание выполняется по ссылке с коротким сроком действия.
| Тип документа | К кому привязан? | Отслеживаемая дата | Подтверждение ознакомления |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор | Сотрудник | Окончание, если есть | По желанию (загружается подписанный документ) |
| Сертификат и диплом | Сотрудник | Окончание срока действия | Не требуется |
| Медицинское заключение и справка о несудимости | Сотрудник | Окончание срока действия, если есть | Не требуется; доступ по отдельному праву |
| Политики и процедуры компании (скоро) | Группа сотрудников | Дата пересмотра, если есть | Да; с отчётом об ознакомлении |
| Информационное уведомление (скоро) | Сотрудник или группа сотрудников | Дата обновления, если есть | Да (запись об информировании) |
Автоматического формирования документов по шаблону сейчас нет; модуль «Формирование документов» входит в число модулей категории Платформа и интеграции, которые скоро появятся. Этот модуль — документальный слой категории Кадровое администрирование.
Как это работает?
Порядок работы с документами настраивается один раз, после чего каждый новый документ обрабатывается по тем же правилам:
- Добавьте документ с типом. Выберите тип документа, заголовок, при наличии срок действия и укажите, нужно ли подтверждение ознакомления; загрузите файл.
- Привяжите к карточке сотрудника. Документ добавляется в карточку соответствующего сотрудника; публикация на уровне всей компании и назначение группам скоро появятся.
- Запросите подтверждение. Документы, по которым запрошено подтверждение ознакомления, отображаются в профиле сотрудника как ожидающие подтверждения.
- Следите за датами. Отслеживайте приближающиеся сроки по списку документов с истекающим сроком.
- Обновляйте. Загрузите новую версию; если документ требует подтверждения, сотрудник подтверждает новую версию заново.
Где и как хранятся документы, а также подробности о резервном копировании и шифровании описаны на странице Безопасность и защита данных. Варианты пакетов — на странице Цены.
Örnek A.Ş.
Календарь отпусков · ноябрь
23456910111213Ayşe ÖrnekMehmet ÖrnekZeynep ÖrnekCan Örnek
- Ежегодный отпуск
- Отпуск по уважительной причине
- Ожидает одобрения
Örnek A.Ş.
Сводка по зарплате · октябрь
48 сотрудников3 / 4
- Оклады и начисленияЗавершено
- Расчёт зарплатыЗавершено
- УтверждениеГотово
- Сводка по зарплате (CSV)Ожидает
Örnek A.Ş.
Оргструктура
Генеральный директор
Ayşe Örnek
Отдел кадров
Zeynep Örnek
Финансы
Mehmet Örnek
Операции
Can Örnek
Заменяет ли подтверждение ознакомления собственноручную или электронную подпись?
Нет; подтверждение ознакомления фиксирует с датой и временем заявление сотрудника о том, что он прочитал документ. Оно отдельно не измеряет, открывался ли и читался ли документ, и не заменяет собственноручную подпись или защищённую электронную подпись (güvenli elektronik imza); об этом сказано и на экране подтверждения в приложении. Подтверждение ознакомления подходит для того, чтобы задокументировать, что документ дошёл до сотрудника и был им подтверждён. Для документов, по которым законодательство требует письменной формы или подписи (например, для некоторых трудовых договоров), нужен сам подписанный документ; в модуль загружается его скан. Какой способ достаточен для того или иного документа, рекомендуем определить с вашим юристом с учётом Закона Турции о труде № 4857 и смежного законодательства.