Отчётность и HR-аналитика: численность, текучесть и неявки в отчётах с открытым определением

Для кого этот модуль и какую задачу он решает?

Модуль отчётности предназначен для компаний, которые готовят HR-данные к совещаниям руководства, вручную собирая их из таблиц, и получают от разных людей разные цифры по одной и той же метрике. Например, «численность» — это число на конец месяца или среднее за месяц? Если определение не записано, два правильных расчёта дают два разных результата, и совещание уходит на споры о данных.

• HR-руководитель: получает ежемесячную HR-сводку на одной странице и каждый месяц сравнивает показатели по одной мерке благодаря метрикам, определение которых написано на экране.
• Генеральный директор и финансовый руководитель: отслеживают численность, динамику приёма и увольнений и затраты на зарплату за последние 12 месяцев.
• Руководитель команды: видит только использование отпусков и сводку опозданий и неявок своей команды.

Что делает модуль «Отчётность и HR-аналитика»?

Модуль превращает в отчёты данные, уже внесённые в другие модули, без отдельной загрузки. Отчёты только читают данные и не меняют ни одной записи.

• Шесть готовых отчётов: численность; приём, увольнения и текучесть; отпуска; сводка PDKS; стаж и возраст; затраты на зарплату.
• Определения на экране: в начале каждого отчёта написано, что считается, на какую дату и по какой формуле; определения фиксированы.
• Выбор периода и разрезы: в зависимости от отчёта выбирается день, месяц или год; численность разбивается по отделу, должности и форме занятости. Фильтрация отчётов по отделу или должности скоро появится.
• Таблица и столбчатая диаграмма: в каждом разделе основной источник — таблица с заголовками; в таблицах распределения есть и столбчатое представление тех же данных, которое лишь облегчает просмотр.
• Видимость по правам: владелец компании и HR видят всю компанию, руководитель команды — себя и свою команду; для затрат на зарплату дополнительно нужно право на расчёт зарплаты. Права управляются в модуле Роли, права и безопасность. Сейчас пользователь, который видит отчёт, может и выгрузить его в CSV; отдельное право на выгрузку для ролей скоро появится.
• Правило малых групп: в распределении по возрасту, стажу и в затратах на зарплату по отделам группы меньше трёх человек (включая пустые) показываются как «скрыто»; чтобы скрытое значение нельзя было вычислить из итога, скрывается ещё одна группа. В затратах на зарплату также скрываются суммы за месяц, в котором утверждённый расчёт есть менее чем у трёх человек. Порог равен трём и фиксирован.
• Выгрузка в CSV: каждый отчёт выгружается в CSV с заголовками на турецком или английском; каждая выгрузка попадает в журнал аудита.

Скоро в этот модуль добавятся отчёты по найму, эффективности и обучению, создание списочного отчёта выбором полей, настройка определений метрик под компанию и разделение увольнений на добровольные и недобровольные. Обязательные отчёты, например уведомления для İŞKUR (Türkiye İş Kurumu — Агентство занятости Турции) и контроль квот, описаны на странице категории «Комплаенс и отчётность» среди модулей, которые скоро появятся.

Как это работает?

Получение отчёта состоит из четырёх шагов и не требует отдельной подготовки данных.

1. Данные поступают из модулей. Карточки сотрудников, заявки на отпуск, табель и утверждённые расчёты зарплаты сами отражаются в отчётах.
2. Откройте отчёт и выберите период. На странице отчётов в нужном разделе выберите день, месяц или год; определение написано в начале раздела.
3. Изучите таблицу. Читайте цифры по отделам, должностям или группам в таблице; пояснение к скрытым значениям находится рядом с таблицей.
4. Выгрузите в CSV. Получите отчёт в виде CSV-файла с заголовками на турецком или английском; выгрузка записывается в журнал аудита.

Почему численность и текучесть могут давать разные результаты?

Разные результаты на одних и тех же данных чаще всего объясняются не расчётом, а разницей в определениях. Цифры из разных источников, например из PDKS или расчёта зарплаты, не сходятся, если следующие решения не записаны:

• Используется ли для численности определённый день или среднее за период
• Считается ли сотрудник работающим в день своего увольнения
• Как учитываются сотрудники, принятые и уволенные в одном месяце

В Sora İK эти определения фиксированы: численность — это карточки сотрудников, у которых на выбранный день дата приёма уже наступила, а день увольнения ещё не прошёл; день увольнения считается последним рабочим днём, а наличие учётной записи для входа не учитывается. В текучести используется среднее из численности на начало и конец месяца. Активные сотрудники, которых считают в лимите пакета, определяются иначе: учитываются все карточки, у которых день увольнения не прошёл, включая карточки с ещё не наступившей датой приёма. Поэтому два числа могут различаться; лимиты пакетов приведены на странице цен.

Как отчёты защищают персональные данные сотрудников?

Отчёты показывают сводные цифры, а не списки людей; и всё же в малых группах возраст или зарплату человека можно вывести из числа. Поэтому в распределении по возрасту, стажу и в затратах на зарплату по отделам группы меньше трёх человек, включая пустые, скрываются. Поскольку скрытое значение можно вычислить из итога, в той же таблице скрывается ещё одна группа. Отчёты охватывают ровно столько данных, сколько позволяют права пользователя, а разделение между компаниями применяется и на уровне базы данных. Правила хостинга и доступа описаны на странице безопасности.