Dokumenten- und Vertragsverwaltung: HR-Dokumente mit Version, Laufzeit und Bestätigung im Blick

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Dieses Modul ist für Unternehmen gedacht, die HR-Dokumente in freigegebenen Ordnern und E-Mail-Anhängen ablegen und von Hand verfolgen, wann welcher Vertrag endet oder wer ein Dokument gelesen hat. Das Problem liegt dabei nicht im Dokument selbst, sondern in den Informationen rundherum: Aus Dateinamen wie „vertrag_final_aktuell_v3“ die richtige Version herauszufinden wird mühsam, Enddaten befristeter Verträge werden übersehen, niemand weiß, ob ein an die Person übergebenes Dokument gelesen wurde, und Ordnerberechtigungen bleiben weiter gefasst als nötig.

Was leistet die Dokumenten- und Vertragsverwaltung?

Das Modul steuert den Lebenszyklus eines HR-Dokuments vom Hochladen bis zur Löschung. Heute stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Dokumenttypen: Arbeitsvertrag, Ausweiskopie, Diplom, Zertifikat, Meldebescheinigung (yerleşim yeri belgesi), Nachweis zum Wehrdienststatus (askerlik durum belgesi), ärztliches Attest (sağlık raporu), Führungszeugnis (adli sicil kaydı) und „Sonstiges“. Die Typenliste ist fest vorgegeben. Die Typen Zusatzvereinbarung, Vertraulichkeitserklärung, Informationstext (aydınlatma metni) nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698), Unternehmensrichtlinie und Verfahrensanweisung sowie eigene Dokumenttypen des Unternehmens folgen demnächst.
• An die Personalkarte gebundene Dokumente: Jedes Dokument liegt in der Registerkarte Unterlagen der Digitalen Personalakte der Person. Die Veröffentlichung unternehmensweiter Dokumente wie Richtlinien und Verfahren und ihre Zuweisung an Mitarbeitergruppen folgen demnächst.
• Versionsverlauf: Eine neue Version tritt an die Stelle der alten, löscht sie aber nicht; ältere Versionen bleiben im Verlauf und können heruntergeladen werden.
• Gültigkeitsdatum: Das End- oder Verlängerungsdatum wird im Dokumentdatensatz erfasst; Dokumente, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen oder bereits abgelaufen sind, erscheinen in einer gemeinsamen Liste.
• Lesebestätigung: Für jedes Dokument lässt sich eine Lesebestätigung anfordern; das Dokument erscheint im Self-Service der Person als ausstehend, und die Bestätigung wird pro Person gespeichert. Der Lesebericht und die Liste derjenigen, die noch nicht bestätigt haben, folgen demnächst.
• Zugriffsrechte: Ansehen, Hochladen und Löschen von Dokumenten hängen von der Rollenberechtigung ab; ärztliche Atteste und Führungszeugnisse erfordern zusätzlich die Berechtigung für Dokumente besonderer Art.
• Audit-Log: Hinzufügen, Ändern und Löschen von Dokumenten, das Hochladen neuer Versionen, jeder Download und jede Lesebestätigung werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
• Sichere Speicherung: PDF-, JPEG- und PNG-Dateien (höchstens 10 MB) liegen in einem nicht öffentlichen Speicher; heruntergeladen wird über einen kurzzeitig gültigen Link.

Die automatische Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen ist derzeit nicht vorhanden; das Modul Dokumentenerstellung gehört in der Kategorie Plattform und Integrationen zu den Modulen, die demnächst folgen. Das Modul bildet die Dokumentenebene der Kategorie Personalverwaltung.

Wie funktioniert es?

Die Dokumentenstruktur wird einmal eingerichtet; danach wird jedes neue Dokument nach denselben Regeln behandelt:

1. Dokument mit Typ anlegen. Wählen Sie Dokumenttyp, Titel, gegebenenfalls das Gültigkeitsdatum und ob eine Lesebestätigung angefordert wird, und laden Sie die Datei hoch.
2. Der Personalkarte zuordnen. Das Dokument wird der Personalkarte der jeweiligen Person hinzugefügt; unternehmensweite Veröffentlichung und Zuweisung an Gruppen folgen demnächst.
3. Bestätigung anfordern. Dokumente mit angeforderter Lesebestätigung erscheinen im Profil der Person als ausstehend.
4. Daten verfolgen. Behalten Sie anstehende Enddaten über die Liste ablaufender Dokumente im Blick.
5. Aktualisieren. Laden Sie eine neue Version hoch; bei Dokumenten mit Bestätigung bestätigt die Person die neue Version erneut.

Wo und wie Dokumente gespeichert werden und Details zu Datensicherung und Verschlüsselung erläutert die Seite Sicherheit und Datenschutz. Paketoptionen finden Sie auf der Seite Preise.

Ersetzt eine Lesebestätigung die handschriftliche oder elektronische Unterschrift?

Nein. Die Lesebestätigung hält mit Datum und Uhrzeit die Bestätigung fest, mit der die Person erklärt, das Dokument gelesen zu haben. Ob das Dokument tatsächlich geöffnet und gelesen wurde, misst sie nicht gesondert, und sie ersetzt weder eine handschriftliche Unterschrift noch eine sichere elektronische Signatur (güvenli elektronik imza); darauf weist auch die Anwendung im Bestätigungsdialog hin. Die Lesebestätigung eignet sich, um zu belegen, dass ein Dokument die Person erreicht hat und von ihr bestätigt wurde. Bei Dokumenten, für die Vorschriften Schriftform oder Unterschrift verlangen (z. B. bestimmte Arbeitsverträge), ist das unterzeichnete Dokument selbst erforderlich; sein Scan wird im Modul hochgeladen. Welches Verfahren bei welchem Dokument genügt, sollten Sie im Rahmen des türkischen Arbeitsgesetzes Nr. 4857 und der einschlägigen Vorschriften mit Ihrer Rechtsberatung klären.