إدارة المستندات والعقود: مستندات الموارد البشرية بإصداراتها ومددها وتأكيدات قراءتها

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

هذه الوحدة موجَّهة إلى الشركات التي تحفظ مستندات الموارد البشرية في مجلدات مشتركة ومرفقات بريد إلكتروني، وتتابع يدويًا متى ينتهي كل عقد ومن قرأ مستندًا ما. والمشكلة في هذا الأسلوب ليست في المستند نفسه، بل في المعلومات المحيطة به: يصعب العثور على الإصدار الصحيح بين أسماء ملفات مثل «sozlesme_son_guncel_v3»، وتفوت مواعيد انتهاء العقود محددة المدة، ولا يُعرف هل قرأ الموظف المستند الذي سُلّم إليه أم لا، وتبقى أذونات المجلدات أوسع من اللازم.

ماذا تقدّم إدارة المستندات والعقود؟

تدير الوحدة دورة حياة مستند الموارد البشرية من رفعه حتى حذفه. وفيما يلي الوظائف المتاحة اليوم:

• أنواع المستندات: عقد العمل، وصورة الهوية، والشهادة الدراسية، والشهادة المهنية، ووثيقة محل الإقامة، ووثيقة الوضع من الخدمة العسكرية، والتقرير الصحي، وصحيفة السوابق العدلية (adli sicil kaydı)، و«أخرى». وقائمة الأنواع ثابتة. وستُضاف قريبًا أنواع الملحق (ek protokol)، وتعهد السرية، ونص الإشعار (aydınlatma metni) المطلوب بموجب KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698)، وسياسة الشركة، والإجراء، إلى جانب تعريف الشركة لأنواع مستنداتها الخاصة.
• مستندات مرتبطة ببطاقة الموظف: يوجد كل مستند في تبويب «المستندات» ضمن ملف الموظف الرقمي للموظف. أما نشر المستندات العامة للشركة، كالسياسات والإجراءات، وإسنادها إلى مجموعات الموظفين فقريبًا.
• سجل الإصدارات: يحلّ الإصدار الجديد محل القديم دون أن يحذفه؛ وتبقى الإصدارات القديمة في السجل ويمكن تنزيلها.
• تاريخ الصلاحية: يُدخَل تاريخ الانتهاء أو التجديد في سجل المستند؛ وتظهر في قائمة واحدة المستندات التي تنتهي صلاحيتها خلال 30 يومًا أو انتهت.
• تأكيد القراءة: يمكن طلب تأكيد القراءة لكل مستند؛ ويظهر المستند المطلوب تأكيده في شاشة الخدمة الذاتية للموظف بوصفه بانتظار التأكيد، ويُسجَّل التأكيد لكل شخص. وسيُضاف قريبًا تقرير القراءة وقائمة من لم يؤكدوا بعد.
• صلاحية الوصول: يرتبط عرض المستندات ورفعها وحذفها بصلاحيات الدور؛ ويتطلب التقرير الصحي وصحيفة السوابق العدلية أيضًا صلاحية المستندات ذات الطبيعة الخاصة.
• سجل التدقيق: تُسجَّل إضافة المستند وتحديثه وحذفه، ورفع إصدار جديد، وكل تنزيل، وكل تأكيد قراءة، مع من نفّذ العملية ومتى.
• تخزين آمن: تُحفظ ملفات PDF وJPEG وPNG (بحد أقصى 10 MB) في مخزن مغلق أمام العموم؛ ويتم التنزيل عبر رابط صالح لمدة قصيرة.

أما الإنشاء التلقائي للمستندات من القوالب فغير متاح حاليًا؛ ووحدة إنشاء المستندات من الوحدات القادمة قريبًا في فئة المنصة والتكاملات. وتمثّل هذه الوحدة طبقة المستندات في فئة إدارة شؤون الموظفين.

كيف تعمل الوحدة؟

يُبنى نظام المستندات مرة واحدة، ثم يُعالَج كل مستند جديد وفق القواعد نفسها:

1. أضيفوا المستند بنوعه. اختاروا نوع المستند وعنوانه وتاريخ صلاحيته إن وُجد، وحدّدوا ما إذا كان تأكيد القراءة مطلوبًا، ثم ارفعوا الملف.
2. اربطوه ببطاقة الموظف. يُضاف المستند إلى بطاقة الموظف المعني؛ وسيُضاف قريبًا النشر على مستوى الشركة والإسناد إلى المجموعات.
3. اطلبوا التأكيد. تظهر المستندات المطلوب تأكيد قراءتها في الملف الشخصي للموظف بوصفها بانتظار التأكيد.
4. تابعوا التواريخ. تابعوا حالات الانتهاء المقتربة من قائمة المستندات المنتهية الصلاحية.
5. حدّثوا. ارفعوا إصدارًا جديدًا؛ وفي المستند الذي يتطلب تأكيدًا يؤكد الموظف الإصدار الجديد مجددًا.

تُشرح في صفحة الأمان وحماية البيانات أماكن حفظ المستندات وطريقته، وتفاصيل النسخ الاحتياطي والتشفير. وتجدون خيارات الباقات في صفحة الأسعار.

هل يحلّ تأكيد القراءة محل التوقيع بخط اليد أو التوقيع الإلكتروني؟

لا؛ فتأكيد القراءة يسجّل بالتاريخ والساعة التأكيدَ الذي يقرّ فيه الموظف بأنه قرأ المستند. ولا يقيس بشكل مستقل ما إذا كان المستند قد فُتح وقُرئ، ولا يحلّ محل التوقيع بخط اليد أو التوقيع الإلكتروني الآمن؛ ويوضح التطبيق ذلك في شاشة التأكيد أيضًا. وتأكيد القراءة مناسب لتوثيق أن المستند وصل إلى الموظف وأنه أكّدها. أما المستندات التي تشترط التشريعات فيها الشكل الكتابي أو التوقيع (مثل بعض عقود العمل) فيلزم فيها المستند الموقّع نفسه، وتُرفع نسخته الممسوحة ضوئيًا إلى الوحدة. وننصح بتحديد الأسلوب الكافي لكل مستند مع مستشاركم القانوني في إطار قانون العمل التركي رقم 4857 والتشريعات ذات الصلة.