مصمم سير العمل والموافقات: حدّدوا ممن وبأي ترتيب تحصل طلبات الإجازة على الموافقة

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

مصمم سير العمل موجَّه إلى المنشآت التي تُدار فيها قواعد الموافقة في ذاكرة الأشخاص أو في سلاسل البريد الإلكتروني، وتتعطل فيها الطلبات حين يخرج المدير في إجازة. فحين لا تكون القاعدة مكتوبة يُطرح في كل مرة سؤال من سيوافق، ولا يُعرف هل مرّت إجازة طويلة بموافقة ثانية أم لا، ولا يُعثر لاحقًا على إجابة لسؤال «من وافق على هذا؟».

• مدير الموارد البشرية: يعرّف قواعد الموافقة على الإجازات مرة واحدة، ويدير التغييرات من شاشة واحدة.
• مدير الفريق: يرى الطلبات الواردة إليه في قائمة الموافقات، ويحدد نائبه عند خروجه في إجازة.
• الموظف: يرى الخطوة التي بلغها طلبه، وموافقة من ينتظرها.

تُشرح نطاقات الباقات وحدود المستخدمين في صفحة الأسعار.

ماذا يقدّم مصمم سير العمل والموافقات؟

يتيح لكم المصمم تعريف خطوات الموافقة والمعتمِدين والشروط بوصفها قواعد، للطلبات في وحدة إدارة الإجازات.

• المسار: يتألف من اسم وشروط ومن 1 إلى 5 خطوات متتابعة. وتُرتَّب المسارات حسب الأولوية؛ ويرتبط الطلب بأول مسار مفعَّل تنطبق عليه شروطه. ويمكن تعريف 50 مسارًا على الأكثر لكل شركة.
• أنواع الخطوات: المدير المباشر للموظف، أو مدير المدير، أو دور (مالك الشركة، أو مدير النظام، أو الموارد البشرية، أو دور خاص بالشركة)، أو شخص محدد. ويُحدَّد المديرون من علاقة الإدارة في الهيكل التنظيمي.
• الشروط: أنواع الإجازة والحد الأدنى لعدد الأيام. وإذا تُرك الشرط فارغًا، ينطبق المسار على جميع أنواع الإجازة وعلى أي مدة.
• تخطّي الخطوة: لا يحدث إلا في الخطوات المرتبطة بشخص (المدير المباشر، ومدير المدير، والشخص المحدد): إذ تُتخطّى الخطوة إذا تعذّر العثور على المعتمِد، أو كان هو الموظف نفسه، أو كان الشخص نفسه معتمِدَ خطوة شخصية سابقة. ولا تُتخطّى خطوات الأدوار.
• الإنابة: يفوّض المستخدم صلاحية الموافقة في خطوات المسار التي تؤول إلى شخص إلى مستخدم آخر لفترة زمنية محددة؛ ولا تتجاوز الإنابة 366 يومًا. ولا تسري الإنابة إلا على الطلبات المرتبطة بمسار؛ ففي الطلب غير المرتبط بمسار لا تنتقل الصلاحية إلى النائب، ويتخذ القرار المديرون الأعلى في التسلسل والموارد البشرية. ويمكن للمستخدمين المخوَّلين بتعريف المسارات تعريف إنابة نيابةً عن غيرهم أيضًا.
• قرار الموارد البشرية: يمكن للموارد البشرية اتخاذ القرار في أي وقت؛ وإذا لم تكن معتمِد الخطوة التالية فقرارها نهائي، وتُعلَّم الخطوات المتبقية.
• النسخ إلى الطلب: يُنسخ المسار إلى الطلب عند إنشائه. ولا يؤثر تغيير المسار أو حذفه لاحقًا في الطلبات المفتوحة.
• الإشعار: إذا آلت الخطوة التالية إلى شخص، يُرسَل إشعار إلى بريده الإلكتروني الخاص بالعمل؛ أما في خطوات الأدوار فلا يُرسَل بريد إلكتروني، ويظهر الطلب في قائمة الموافقات لدى المستخدمين في ذلك الدور. وتُبلَّغ نتيجة الموافقة أو الرفض للموظف بالبريد الإلكتروني.
• سجل القرارات: يظهر في تفاصيل الطلب من أنجز كل خطوة، ومتى، وبأي قرار؛ وتُعلَّم بشكل مستقل القرارات المتخذة بالإنابة وبقرار الموارد البشرية.

الخطوات المتوازية، ومهلة الانتظار لكل خطوة والإحالة التلقائية، والمعاينة التي تبيّن مسبقًا إلى من سيذهب المسار، ومسارات أنواع الطلبات غير الإجازة، كلها غير متاحة حاليًا، وستُضاف قريبًا.

كيف تعمل الوحدة؟

يُبنى مسار الموافقة في خمس خطوات ويبدأ استخدامه فورًا.

1. افتحوا مسارًا جديدًا. في شاشة «مسارات الموافقة» (Onay akışları) ضمن الإعدادات، أعطوا المسار اسمًا وعلّموه مفعَّلًا.
2. اختاروا الشروط. حدّدوا أنواع الإجازة التي سيعمل لها المسار، والحد الأدنى لعدد أيام الطلبات التي يشملها.
3. أضيفوا الخطوات. اختاروا نوع كل خطوة؛ وفي خطوة الدور أو الشخص حدّدوا الدور أو المستخدم. وغيّروا ترتيب الخطوات بزرَّي الأعلى والأسفل.
4. رتّبوا المسارات. إذا أمكن أن ينطبق أكثر من مسار على الطلب نفسه، فانقلوا المسار الأكثر تحديدًا إلى الأعلى؛ إذ يستخدم الطلب أول مسار مفعَّل ينطبق عليه.
5. تابعوا الطلبات. اطّلعوا من قسم «خطوات الموافقة» في تفاصيل الطلب على الخطوة التي ينتظر فيها الطلب؛ وحدّثوا المسار عند الحاجة.

ماذا تعني عبارة «دون الحاجة إلى تطوير برمجي»، وما حدودها؟

تُبنى المسارات على نموذج بقوائم منسدلة ومربعات اختيار وأزرار؛ فلا تُكتب نصوص برمجية أو شيفرات. وتُرتَّب الخطوات اليوم في النموذج؛ وستُضاف قريبًا مساحة تصميم مرئية (بالسحب والإفلات). ولا تحتاجون إلى فتح طلب عمل لدى فريق البرمجيات لتغيير مسار. وصلاحية تعريف المسارات افتراضيًا لأدوار مالك الشركة ومدير النظام والموارد البشرية. ولا يمكن حذف دور خاص مستخدم في خطوة من خطوات مسار قبل إزالته من المسار.

في المقابل، لا يعمل المصمم اليوم إلا مع طلبات الإجازة. أما الخطوات التي ترسل طلبات إلى أنظمة خارجية، والصيغ الحرة، وإنشاء حقول بيانات جديدة، والشروط حسب القسم أو مجموعة الموظفين، فغير متاحة حاليًا، وستُضاف هي أيضًا قريبًا. والميزات التي تتيح الربط مع الأنظمة الخارجية، مثل واجهة API المفتوحة وWebhooks، مدرجة بين الوحدات القادمة قريبًا في صفحة فئة المنصة والتكاملات، وطلبات الموظفين الحرة الصيغة في صفحة فئة إدارة شؤون الموظفين. وتُحفظ قرارات الموافقة وتغييرات المسارات في سجل التدقيق؛ وتجدون المعلومات المتعلقة بحماية هذه السجلات في صفحة الأمان.