Workflow- und Freigabe-Designer: festlegen, wer Urlaubsanträge in welcher Reihenfolge freigibt

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Der Workflow-Designer ist für Unternehmen gedacht, deren Freigaberegeln im Gedächtnis einzelner Personen oder in E-Mail-Verläufen stecken und bei denen Anträge liegen bleiben, sobald eine Führungskraft im Urlaub ist. Ohne festgehaltene Regel wird jedes Mal neu gefragt, wer freigibt, es bleibt unklar, ob ein langer Urlaub eine zweite Freigabe durchlaufen hat, und die Frage „Wer hat das genehmigt?“ lässt sich im Nachhinein nicht beantworten.

• HR-Leitung: legt die Freigaberegeln für Urlaub einmal fest und verwaltet Änderungen in einer Ansicht.
• Führungskraft: sieht eingehende Anträge in ihrer Freigabeliste und legt vor dem eigenen Urlaub eine Vertretung fest.
• Mitarbeitende: sehen, in welchem Schritt und bei wem ihr Antrag auf Freigabe wartet.

Leistungsumfang und Nutzergrenzen der Pakete sind auf der Seite Preise beschrieben.

Was leistet der Workflow- und Freigabe-Designer?

Mit dem Designer legen Sie Freigabeschritte, genehmigende Personen und Bedingungen für die Anträge im Modul Urlaubsverwaltung als Regeln fest.

• Workflow: besteht aus einem Namen, Bedingungen und 1–5 aufeinanderfolgenden Schritten. Workflows sind nach Priorität geordnet; ein Antrag wird dem ersten aktiven Workflow zugeordnet, dessen Bedingungen er erfüllt. Je Unternehmen lassen sich höchstens 50 Workflows definieren.
• Schrittarten: die direkte Führungskraft der Person, deren Führungskraft, eine Rolle (Unternehmensinhaber, Systemadministration, HR oder eine eigene Rolle des Unternehmens) oder eine bestimmte Person. Führungskräfte werden aus der Führungsbeziehung im Organigramm ermittelt.
• Bedingungen: Urlaubsarten und Mindestzahl an Tagen. Bleibt die Bedingung leer, gilt der Workflow für alle Urlaubsarten und jede Dauer.
• Überspringen von Schritten: nur bei Personenschritten (direkte Führungskraft, deren Führungskraft, bestimmte Person): Der Schritt wird übersprungen, wenn keine genehmigende Person gefunden wird, wenn es die antragstellende Person selbst ist oder wenn es dieselbe Person wie in einem vorherigen Personenschritt ist. Rollenschritte werden nicht übersprungen.
• Vertretung: Ein Nutzer überträgt für einen bestimmten Zeitraum seine Freigabebefugnis in Workflow-Schritten, die auf ihn als Person aufgelöst werden, an einen anderen Nutzer; eine Vertretung dauert höchstens 366 Tage. Die Vertretung gilt nur für Anträge, die einem Workflow zugeordnet sind; bei Anträgen ohne Workflow geht keine Befugnis auf die Vertretung über, dann entscheiden die höheren Führungskräfte in der Kette und HR. Nutzer mit der Berechtigung, Workflows zu definieren, können Vertretungen auch für andere festlegen.
• HR-Entscheidung: HR kann jederzeit entscheiden; ist HR nicht die genehmigende Stelle des nächsten Schritts, ist die Entscheidung endgültig, und die übrigen Schritte werden markiert.
• Kopie in den Antrag: Der Workflow wird beim Anlegen des Antrags in den Antrag kopiert. Spätere Änderungen oder das Löschen des Workflows wirken sich nicht auf offene Anträge aus.
• Benachrichtigung: Ist der nächste Schritt auf eine Person aufgelöst, geht eine Benachrichtigung an deren dienstliche E-Mail-Adresse; bei Rollenschritten wird keine E-Mail versendet, der Antrag erscheint in der Freigabeliste der Nutzer dieser Rolle. Genehmigung oder Ablehnung wird der antragstellenden Person per E-Mail mitgeteilt.
• Entscheidungsprotokoll: Wer jeden Schritt wann mit welcher Entscheidung abgeschlossen hat, ist in der Antragsansicht sichtbar; Entscheidungen in Vertretung und durch HR werden gesondert markiert.

Parallele Schritte, Wartefristen je Schritt und automatische Weiterleitung, eine Vorschau, die vorab zeigt, an wen ein Antrag geht, und Workflows für Antragsarten außer Urlaub gibt es derzeit nicht; sie folgen demnächst.

Wie funktioniert es?

Ein Freigabe-Workflow wird in fünf Schritten eingerichtet und ist sofort einsatzbereit.

1. Neuen Workflow anlegen. Geben Sie dem Workflow in der Ansicht für Freigabe-Workflows unter den Einstellungen einen Namen und markieren Sie ihn als aktiv.
2. Bedingungen wählen. Legen Sie fest, für welche Urlaubsarten und ab wie vielen Tagen der Workflow gilt.
3. Schritte hinzufügen. Wählen Sie für jeden Schritt die Art; bei Rollen- oder Personenschritten bestimmen Sie die Rolle oder den Nutzer. Ändern Sie die Reihenfolge der Schritte mit den Schaltflächen nach oben und nach unten.
4. Workflows ordnen. Können mehrere Workflows auf denselben Antrag passen, schieben Sie den spezielleren nach oben; der Antrag nutzt den ersten passenden aktiven Workflow.
5. Anträge verfolgen. Sehen Sie im Abschnitt Freigabeschritte der Antragsansicht, in welchem Schritt ein Antrag wartet; passen Sie den Workflow bei Bedarf an.

Was bedeutet „ohne Softwareentwicklung“, und wo liegen die Grenzen?

Workflows werden in einem Formular mit Auswahllisten, Kontrollkästchen und Schaltflächen eingerichtet; es wird weder Skript noch Code geschrieben. Die Schritte werden heute im Formular geordnet; eine visuelle Gestaltungsfläche (Drag-and-drop) folgt demnächst. Um einen Workflow zu ändern, müssen Sie keinen Auftrag an ein Entwicklungsteam geben. Die Berechtigung, Workflows zu definieren, liegt standardmäßig bei den Rollen Unternehmensinhaber, Systemadministration und HR. Eine eigene Rolle, die in einem Workflow-Schritt verwendet wird, lässt sich erst löschen, wenn sie aus dem Workflow entfernt wurde.

Dafür arbeitet der Designer heute nur für Urlaubsanträge. Schritte, die Anfragen an externe Systeme senden, freie Formeln, das Anlegen neuer Datenfelder und Bedingungen nach Abteilung oder Mitarbeitergruppe gibt es derzeit nicht; auch sie folgen demnächst. Funktionen zur Anbindung externer Systeme wie offene API und Webhooks sind auf der Seite der Kategorie Plattform und Integrationen, frei gestaltete Mitarbeiteranträge auf der Seite der Kategorie Personalverwaltung als Module aufgeführt, die demnächst folgen. Freigabeentscheidungen und Änderungen an Workflows werden im Audit-Log festgehalten; wie diese Protokolle geschützt werden, beschreibt die Seite Sicherheit.