التعيين وإنهاء الخدمة: قائمة تحقق محددة المسؤولين من اليوم الأول حتى اليوم الأخير

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

صُمّمت الوحدة للشركات التي تُنسَّق فيها إجراءات التعيين وإنهاء الخدمة بين الموارد البشرية والرواتب وتقنية المعلومات والمدير عبر البريد الإلكتروني والهاتف. وأكثر المشكلات شيوعًا في هذا التشتت:

• تُنسى خطوات. تفوت خطوات مثل إشعار SGK، أو تسليم نص الإشعار (aydınlatma metni) المطلوب بموجب KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698)، أو إغلاق حساب النظام الخاص بالموظف المغادر.
• المسؤول غير محدد. لا يُدوَّن من سينجز أي عمل وبحلول متى؛ فيفترض كلٌّ أن غيره قد أنجزه.
• تصل المعلومات إلى الرواتب متأخرة. لا يعلم المعنيون بكشف الحضور والرواتب بتاريخ بدء العمل أو المغادرة إلا في نهاية الشهر.
• لا يبقى دليل. لا يُعرف ما إذا كانت خطوة ما قد نُفّذت إلا بالبحث في صناديق البريد.

تقسّم الوحدة كل إجراء إلى مهام محددة المسؤول والموعد النهائي؛ وتُسجَّل كل مهمة مكتملة مع من علّمها مكتملةً ومتى.

ماذا تقدّم وحدة التعيين وإنهاء الخدمة؟

تُنشئ الوحدة قوالب تعيين وإنهاء خدمة خاصة بشركتكم، وتنسخ القالب مع كل إجراء جديد إلى قائمة مهام خاصة بالموظف المعني. وفيما يلي الوظائف المتاحة اليوم:

• قوائم تحقق قائمة على القوالب: ما تشاؤون من القوالب المسمّاة للتعيين وإنهاء الخدمة؛ ولكل بند عنوان ووصف ومسؤول وفارق أيام. وتوفر القوالب المقترحة نقطة بداية ببنود مستندة إلى التشريعات، مثل إشعارات SGK وملف الموظف وتدريب İSG وشهادة العمل.
• المسؤول والموعد النهائي: يذهب بند «المدير» إلى المدير المسجَّل في بطاقة الموظف، وبند «الموظف» إلى الشخص نفسه، وبند «الموارد البشرية» إلى فريق الموارد البشرية؛ ويُحتسب الموعد النهائي انطلاقًا من يوم بدء العمل أو يوم تركه. ويمكن إسناد المهمة لاحقًا إلى موظف آخر.
• قائمة مستقلة عن القالب: تُنسخ القائمة من القالب؛ فإذا تغيّر القالب لاحقًا لا تتأثر القوائم المفتوحة. ويمكن إضافة مهمة لمرة واحدة إلى القائمة.
• شاشة «مهامي»: يرى كل مسؤول مهامه المفتوحة مرتبةً حسب الموعد النهائي وينجزها؛ وتُعلَّم المهام المتأخرة، ويظهر عدد المهام المفتوحة في لوحة المعلومات. وتُتابَع بنود الموارد البشرية غير المسندة إلى شخص بعينه من تبويب «الإجراءات» في بطاقة الموظف. وسيُضاف قريبًا تذكير المسؤولين بمهامهم عبر البريد الإلكتروني.
• سجل الخروج: يوم ترك العمل، ورمز سبب ترك العمل لدى SGK (من القائمة الرسمية مع شرحه)، وبيان الخروج، وملاحظة إعادة العُهد؛ ويُحتسب رصيد الإجازة السنوية غير المستخدم في يوم الخروج بالأيام. وينعكس يوم ترك العمل على فترة كشف الحضور (Puantaj) والرواتب.
• حساب الدخول: عند التعيين يرسل مالك الشركة أو مدير النظام من البطاقة دعوة إلى التطبيق؛ وعند الخروج يُغلق الحساب يدويًا من شاشة الخروج. وسيُضاف قريبًا أيضًا إغلاق الحساب تلقائيًا في نهاية يوم ترك العمل.
• تقرير المغادرين للفترة: يتضمن، للمغادرين خلال نطاق زمني، الرقم الوظيفي والقسم ويوم بدء العمل ويوم تركه ورمز SGK وأيام الإجازة غير المستخدمة؛ ويُنزَّل بصيغة CSV.

وستُضاف قريبًا لوحة إجراءات تعرض في شاشة واحدة قوائم التعيين وإنهاء الخدمة الجارية في الشركة، والمهام المتأخرة والمكتملة. أما ثلاثة موضوعات فستغطيها وحدات مستقلة قادمة قريبًا: احتساب مكافأة نهاية الخدمة وبدل الإشعار، ومتابعة العُهد والأصول، والإنشاء التلقائي لمستندات مثل شهادة العمل. ولا يُحتسب أجر عن الإجازة السنوية غير المستخدمة؛ إذ يُعرض الرصيد بالأيام.

كيف تعمل الوحدة؟

يتبع كل إجراء تعيين أو إنهاء خدمة الخطوات الخمس نفسها:

1. جهّزوا القالب. ابدؤوا بالقالب المقترح، أو أدخلوا في قالب فارغ البنود والمسؤولين وفوارق الأيام.
2. ابدؤوا الإجراء. اختاروا القالب المناسب في بطاقة الموظف وافتحوا القائمة؛ فتصل المهام إلى المسؤولين عنها بمواعيدها النهائية.
3. أنجزوا المهام. يعلّم المسؤولون مهامهم من شاشة «مهامي»، وتُرفع المستندات إلى تبويب «المستندات» في بطاقة الموظف.
4. سجّلوا الخروج. أدخلوا يوم ترك العمل ورمز ترك العمل لدى SGK وملاحظة العُهد؛ فيظهر رصيد الإجازة غير المستخدم، وينعكس يوم ترك العمل على كشف الحضور والرواتب.
5. راقبوا التأخيرات. تابعوا المهام المفتوحة والمتأخرة من تقدّم القوائم في تبويب «الإجراءات» ببطاقة الموظف ومن شاشة «مهامي».

تُحمى المستندات التي تُجمع خلال الإجراء، كصورة الهوية والتقرير الصحي، بالصلاحيات؛ ولا يُتاح التقرير الصحي وصحيفة السوابق العدلية (adli sicil kaydı) إلا لمن يملك صلاحية المستندات ذات الطبيعة الخاصة. وتجدون تفاصيل الاستضافة والتحكم في الوصول في صفحة الأمان وحماية البيانات. وللاطلاع على خيارات الباقات يمكنكم زيارة صفحة الأسعار.

ملاحظة تشريعية

بعض خطوات التعيين وإنهاء الخدمة التزامات قانونية؛ فتحققوا من مُددها واستثناءاتها من المصادر الرسمية فقط:

• إشعارات بدء عمل المؤمَّن عليه وتركه العمل: قانون التأمينات الاجتماعية والتأمين الصحي العام التركي رقم 5510 وإعلانات Sosyal Güvenlik Kurumu (مؤسسة الضمان الاجتماعي)؛ ولرموز ترك العمل: قائمة أسباب ترك العمل لدى SGK.
• عقد العمل، وملف الموظف، وشهادة العمل، وأجر الإجازة السنوية، وإشعارات إنهاء العقد: قانون العمل التركي رقم 4857.
• تدريب الصحة والسلامة المهنية الواجب تقديمه عند بدء العمل: قانون الصحة والسلامة المهنية التركي رقم 6331.
• التزام الإشعار (aydınlatma yükümlülüğü) عند التعيين وبيانات الموظفين: Kişisel Verileri Koruma Kurumu (هيئة حماية البيانات الشخصية التركية)؛ ولتصميم الإجراءات: وحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK القادمة قريبًا.

يساعدكم Sora İK على متابعة هذه الخطوات بوصفها قائمة تحقق؛ أما صحة المدد القانونية وتقديم الإشعارات فمن مسؤولية صاحب العمل. ولا تُعدّ هذه الملاحظة استشارة قانونية؛ ففي الحالات الخاصة راجعوا مستشاركم في قانون العمل.