Onboarding und Offboarding: eine Checkliste mit klaren Zuständigkeiten vom ersten bis zum letzten Arbeitstag

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Das Modul ist für Unternehmen gedacht, in denen Ein- und Austritte zwischen HR, Lohnabrechnung, IT und Führungskräften per E-Mail und Telefon koordiniert werden. In diesem Durcheinander treten folgende Probleme am häufigsten auf:

• Schritte werden vergessen. Schritte wie die SGK-Meldung, die Übergabe der Datenschutzinformation (aydınlatma metni) nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) oder das Deaktivieren der Systemkonten ausscheidender Mitarbeitender gehen unter.
• Zuständigkeiten sind unklar. Wer was bis wann erledigt, ist nirgends festgehalten; alle gehen davon aus, dass jemand anderes es übernimmt.
• Informationen erreichen die Lohnabrechnung zu spät. Eintritts- oder Austrittsdatum werden bei Anwesenheitsliste und Lohnabrechnung erst am Monatsende bekannt.
• Es bleibt kein Nachweis. Ob ein Schritt erledigt wurde, lässt sich nur durch Durchsuchen von Postfächern klären.

Das Modul zerlegt jeden Prozess in Aufgaben mit Zuständigen und Fristen; jede erledigte Aufgabe wird mit der Angabe gespeichert, wer sie wann abgehakt hat.

Was leistet Onboarding und Offboarding?

Das Modul richtet unternehmensspezifische Onboarding- und Offboarding-Vorlagen ein und kopiert die Vorlage bei jedem neuen Prozess in eine Aufgabenliste für die betreffende Person. Heute stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Checklisten-Vorlagen: beliebig viele benannte Vorlagen für Onboarding und Offboarding; jeder Punkt mit Titel, Beschreibung, Zuständigkeit und Abstand in Tagen. Die empfohlenen Vorlagen liefern einen Startpunkt mit gesetzlich begründeten Punkten wie SGK-Meldungen, Personalakte, Arbeitsschutzschulung und Arbeitsbescheinigung.
• Zuständigkeit und Frist: Ein Punkt „Führungskraft“ geht an die in der Karte eingetragene Führungskraft, ein Punkt „Mitarbeitende“ an die Person selbst, ein Punkt „HR“ an das HR-Team; die Frist wird anhand des Eintritts- oder Austrittstags berechnet. Eine Aufgabe lässt sich nachträglich einer anderen Person zuweisen.
• Von der Vorlage unabhängige Liste: Die Liste wird aus der Vorlage kopiert; spätere Änderungen an der Vorlage wirken sich auf bereits gestartete Listen nicht aus. Einmalige Aufgaben lassen sich ergänzen.
• Ansicht „Meine Aufgaben“: Jede zuständige Person sieht ihre offenen Aufgaben nach Frist sortiert und erledigt sie dort; überfällige Aufgaben sind markiert, die Zahl offener Aufgaben erscheint im Dashboard. Keiner Person zugewiesene HR-Punkte werden in der Registerkarte Prozesse der Personalkarte verfolgt. Die Erinnerung der Zuständigen an ihre Aufgaben per E-Mail folgt demnächst.
• Austrittsdatensatz: Austrittstag, Code des SGK-Austrittsgrunds (aus der offiziellen Liste, mit Beschreibung), Erläuterung zum Austritt und Notiz zur Rückgabe von Arbeitsmitteln; der am Austrittstag offene Jahresurlaub wird in Tagen berechnet. Der Austrittstag fließt in die Periode von Anwesenheitsliste (Puantaj) und Lohnabrechnung ein.
• Login: Beim Eintritt verschickt der Unternehmensinhaber oder die Systemadministration aus der Karte eine Einladung in die Anwendung; beim Austritt wird das Konto in der Austrittsansicht von Hand deaktiviert. Auch die automatische Deaktivierung am Ende des Austrittstags folgt demnächst.
• Austrittsbericht der Periode: Personalnummer, Abteilung, Eintritts- und Austrittstag, SGK-Code und offene Urlaubstage der im Zeitraum Ausgeschiedenen; als CSV herunterladbar.

Ein Prozess-Dashboard, das laufende Onboarding- und Offboarding-Listen des Unternehmens sowie überfällige und erledigte Aufgaben in einer Ansicht zeigt, folgt demnächst. Drei Themen werden dagegen durch eigene Module abgedeckt, die demnächst folgen: die Berechnung von Abfindung und Kündigungsentschädigung, die Verwaltung von Arbeitsmitteln und Inventar und die automatische Erstellung von Dokumenten wie der Arbeitsbescheinigung. Für nicht genommenen Jahresurlaub wird kein Entgelt berechnet; der Saldo wird in Tagen angezeigt.

Wie funktioniert es?

Jeder Eintritt und jeder Austritt folgt denselben fünf Schritten:

1. Vorlage vorbereiten. Beginnen Sie mit einer empfohlenen Vorlage, oder tragen Sie in eine leere Vorlage Punkte, Zuständige und Abstände in Tagen ein.
2. Prozess starten. Wählen Sie in der Personalkarte die passende Vorlage und starten Sie die Liste; die Aufgaben gehen mit ihren Fristen an die Zuständigen.
3. Aufgaben erledigen. Die Zuständigen haken ihre Aufgaben in der Ansicht „Meine Aufgaben“ ab; Unterlagen werden in die Registerkarte Unterlagen der Personalkarte hochgeladen.
4. Austritt erfassen. Tragen Sie Austrittstag, SGK-Austrittscode und die Notiz zu den Arbeitsmitteln ein; der offene Urlaubssaldo wird angezeigt, der Austrittstag fließt in Anwesenheitsliste und Lohnabrechnung ein.
5. Verzögerungen verfolgen. Behalten Sie offene und überfällige Aufgaben über den Fortschritt in der Registerkarte Prozesse der Personalkarte und über die Ansicht „Meine Aufgaben“ im Blick.

Im Prozess gesammelte Unterlagen wie Ausweiskopie oder ärztliches Attest sind durch Berechtigungen geschützt; ärztliches Attest und Führungszeugnis sind nur für Personen mit der Berechtigung für Unterlagen besonderer Art zugänglich. Einzelheiten zu Hosting und Zugriffskontrolle finden Sie auf der Seite Sicherheit und Datenschutz. Paketoptionen finden Sie auf der Seite Preise.

Hinweis zur Rechtslage

Ein Teil der Ein- und Austrittsschritte sind gesetzliche Pflichten; prüfen Sie Fristen und Ausnahmen dieser Pflichten ausschließlich anhand offizieller Quellen:

• An- und Abmeldung Versicherter: Gesetz Nr. 5510 über Sozialversicherung und allgemeine Krankenversicherung und Bekanntmachungen der Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK); für die Austrittscodes die Liste der Austrittsgründe der SGK.
• Arbeitsvertrag, Personalakte, Arbeitsbescheinigung, Urlaubsentgelt und Kündigungserklärungen: türkisches Arbeitsgesetz Nr. 4857.
• Arbeitsschutzschulung bei Arbeitsbeginn: Gesetz Nr. 6331 über Arbeitsschutz (İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu).
• Informationspflicht beim Eintritt und Mitarbeiterdaten: Kişisel Verileri Koruma Kurumu (türkische Datenschutzbehörde); zur Prozessgestaltung das KVKK-Compliance-Management, das demnächst folgt.

Sora İK unterstützt Sie dabei, diese Schritte als Checkliste zu verfolgen; für die Richtigkeit der gesetzlichen Fristen und die Abgabe der Meldungen ist der Arbeitgeber verantwortlich. Dieser Hinweis ist keine Rechtsberatung; wenden Sie sich in besonderen Fällen an Ihre arbeitsrechtliche Beratung.