Urlaubsverwaltung: Jahres-, Sonder- und unbezahlter Urlaub vom Anspruch bis zur Freigabe an einem Ort

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Die Urlaubsverwaltung ist für HR- und Lohnbuchhaltungsteams gedacht, die Jahresurlaubskonten in Excel führen und Ansprüche zu jedem Eintrittsjahrestag von Hand neu berechnen. Weil sich der Anspruch nach Betriebszugehörigkeit und Alter ändert und die Jahrestage über das Jahr verteilt sind, steigt bei dieser Methode das Fehlerrisiko. Dazu kommen weitere häufige Probleme:

• Urlaubsanträge verteilen sich auf E-Mail, Messenger und Papierformulare; welcher genehmigt wurde, bleibt unklar.
• Wie viele Personen eines Teams gleichzeitig abwesend sein werden, ist vorab nicht sichtbar.
• Genehmigter Urlaub wird erst am Monatsende von Hand in die Anwesenheitsliste übertragen.
• Mitarbeitende müssen bei HR nachfragen, um ihre Resttage zu erfahren.

Das Modul bindet den Anspruch an Regeln, führt Anträge durch einen Freigabeablauf und übergibt das Ergebnis an die anderen Module der Kategorie Zeit- und Anwesenheitsmanagement.

Was leistet die Urlaubsverwaltung?

Das Modul bündelt den Weg vom Entstehen des Urlaubsanspruchs über die Inanspruchnahme bis zur Übernahme in die Anwesenheitsliste in einem Datensatz. Heute stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Anspruchsberechnung: eine Berechnungsgrundlage nach den Bestimmungen des türkischen Arbeitsgesetzes Nr. 4857 aus Beginn der Betriebszugehörigkeit (Zeiten in verschiedenen Betrieben desselben Arbeitgebers fasst das System nicht zusammen; HR trägt das zusammengefasste Anfangsdatum manuell ein), Alter, Untertagearbeit und Fehltagen, die nicht auf die Dienstzeit angerechnet werden. Vertraglich gewährte Zusatztage werden als Unternehmensregel nach Dienstjahr definiert und nicht rückwirkend angewendet.
• Urlaubsarten: bezahlter Jahresurlaub, Reiseurlaub (yol izni), Urlaub bei Heirat, Adoption, Tod von Mutter, Vater, Ehepartner, Geschwistern oder Kind, Entbindung der Ehefrau, Behandlung eines Kindes mit Behinderung oder chronischer Krankheit und unbezahlter Urlaub. Die Arten und ihre gesetzlichen Höchstgrenzen sind in Sora İK hinterlegt. Krankschreibung und Mutterschaftsurlaub folgen demnächst als Urlaubsarten; heute ist eine Krankschreibung (rapor) eine Tagesmarkierung, die HR in der Anwesenheitsliste erfasst. Auch unternehmenseigene Urlaubsarten folgen demnächst.
• Konto: Resttage, nächstes Anspruchsdatum und Anspruchstage; bei der Umstellung ein Eröffnungssaldo, dazu personenbezogene Korrekturbuchungen.
• Antrag und Vorschau: Mitarbeitende stellen Anträge in der Self-Service-Ansicht, HR kann auch für andere einen Antrag anlegen. Während der Datumsauswahl erscheinen die angerechneten Tage, die nicht angerechneten Tage mit Grund, das voraussichtliche Konto nach dem Antrag und Warnungen (unzureichendes Konto, noch nicht erworbener Anspruch, Teilabschnitt unter 10 Tagen, Reiseurlaub ohne direkten Anschluss an den Jahresurlaub).
• Freigabe: Ist kein Workflow definiert, entscheidet die direkte Führungskraft; übergeordnete Führungskräfte und HR können ebenfalls entscheiden (z. B. wenn die Führungskraft im Urlaub ist). Ist ein Workflow definiert, entscheiden nur die freigebende Person des aktuellen Schritts und HR; eine übergeordnete Führungskraft, die im Schritt nicht vorkommt, kann nicht entscheiden. Eine Ablehnung erfolgt mit optionaler Notiz. Mehrstufige Freigabereihenfolgen und Vertretungen werden im Workflow- und Freigabe-Designer eingerichtet.
• E-Mail-Benachrichtigung: Neue Anträge gehen an die Führungskraft oder an die nächste freigebende Person im Workflow; Genehmigung, Ablehnung und die Stornierung eines genehmigten Urlaubs durch eine andere Person werden der betroffenen Person in einer zweisprachigen E-Mail mitgeteilt.
• Kalender: monatlicher Urlaubskalender mit genehmigten und offenen Urlauben, gesetzlichen und betrieblichen Feiertagen sowie Abteilungsfilter. Mitarbeitende sehen nur ihren eigenen Urlaub, Führungskräfte ihr zugeordnetes Team; die Öffnung des Teamkalenders für Mitarbeitende folgt demnächst.
• Tageszählung: Wöchentliche Ruhetage (standardmäßig Sonntag, vom Unternehmen änderbar), Nationalfeiertage und allgemeine Feiertage, religiöse Feiertage und Betriebsfeiertage werden nicht auf die Urlaubsdauer angerechnet.
• Verbindung zur Anwesenheitsliste: Genehmigte Urlaube erscheinen in der Anwesenheitsliste als Tagescode. Dass unbezahlter Urlaub und Krankheitstage in der Lohnabrechnung automatisch als Fehltage in die Berechnung eingehen, folgt demnächst.
• Berichte: Kontoübersicht mit Suche und Abteilungsfilter, Ansprüche der nächsten 30 Tage im Dashboard und in Reporting und People Analytics ein Bericht der im Jahr genommenen Tage nach Urlaubsart (CSV). Ein Bericht zur Urlaubsnahme für einen wählbaren Zeitraum und nach Person folgt demnächst.

Wie funktioniert es?

Ist der Urlaubsprozess eingerichtet, durchläuft jeder Antrag denselben Weg:

1. Kalender und Regeln einrichten. Legen Sie wöchentliche Ruhetage, die eigenen Betriebsfeiertage und gegebenenfalls Regeln für vertragliche Zusatztage fest.
2. Eröffnungssalden übernehmen. Erfassen Sie die übertragenen Urlaubstage jeder Person oder laden Sie sie gesammelt über eine CSV- oder xlsx-Vorlage hoch.
3. Die Person stellt einen Antrag. Das System berechnet die angerechneten Tage und zeigt das Konto nach dem Antrag sowie gegebenenfalls Warnungen; die nächste freigebende Person erhält eine E-Mail.
4. Die freigebende Person entscheidet. Ohne Workflow genehmigt die direkte Führungskraft, eine übergeordnete Führungskraft oder HR den Antrag oder lehnt ihn ab; mit Workflow laufen die Schritte der Reihe nach, und in jedem Schritt entscheidet die freigebende Person dieses Schritts oder HR. Das Ergebnis erfährt die Person per E-Mail.
5. Die Daten werden aktualisiert. Genehmigter Jahresurlaub wird vom Konto abgezogen; der Urlaub wird in Kalender und Anwesenheitsliste eingetragen.

Die Pakete von Sora İK werden jährlich nach der Zahl aktiver Mitarbeitender bepreist; Details finden Sie auf der Seite Preise.

Hinweis zur Rechtslage

Dauer, Anspruchsvoraussetzungen und Gewährung von bezahltem Jahresurlaub und Sonderurlaub sind gesetzlich geregelt. Sora İK bietet eine an diesen Regeln ausgerichtete Berechnungsgrundlage; prüfen Sie den aktuellen Text in den offiziellen Quellen:

• Bezahlter Jahresurlaub, Sonderurlaub und Tage, die nicht auf den Urlaub angerechnet werden: türkisches Arbeitsgesetz Nr. 4857.
• Gewährung des Jahresurlaubs und Urlaubsaufzeichnungen: Verordnung über den bezahlten Jahresurlaub (Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği).
• Nationalfeiertage und allgemeine Feiertage: Gesetz Nr. 2429 über Nationalfeiertage und allgemeine Feiertage.

Günstigere Ansprüche aus Arbeits- oder Tarifvertrag werden im Modul als Regel für vertragliche Zusatztage oder als personenbezogene Korrekturbuchung erfasst. Dieser Abschnitt ist eine Quellenliste zur Information und ersetzt keine Rechtsberatung; für Fragen zu Ihrem Betrieb wenden Sie sich an Ihre arbeitsrechtliche Beratung.

Warum stimmt das Urlaubskonto so oft nicht?

Urlaubskonten stimmen meist deshalb nicht, weil Anspruchsdatum, Übertrag und Feiertagsberechnung von verschiedenen Personen nach unterschiedlichen Methoden ermittelt werden. Häufige Ursachen sind:

• Der Anspruch wird zu Beginn des Kalenderjahres statt zum Eintrittsjahrestag der Person gutgeschrieben.
• Eine Änderung der Anspruchsstufe wegen Betriebszugehörigkeit oder Alter wird übersehen.
• Wöchentliche Ruhetage und Feiertage innerhalb des Urlaubs werden als Urlaubstage gezählt.
• Rückwirkende Korrekturen und Stornierungen werden nicht im Konto verbucht.

Das Modul berechnet den Anspruch für jede Person nach ihrem eigenen Datum; im Anspruchskalender der Person sind Dienstjahr, Datum, Tage und angewendete Regel Zeile für Zeile sichtbar. Eröffnungssaldo, Inanspruchnahme und Korrekturen werden mit Datum, erfassender Person und Notiz gespeichert; die aus einem genehmigten Antrag entstandene Buchung ist mit dem Antrag verknüpft, lässt sich nicht manuell löschen und wird bei Stornierung des Antrags entfernt. Dass die Stornierung als eigene Gegenbuchung erscheint, folgt demnächst. Das Arbeitsgesetz sieht vor, dass der Arbeitgeber ein Urlaubsverzeichnis über den bezahlten Jahresurlaub führt; diese Aufzeichnung bündelt die dem Verzeichnis zugrunde liegenden Anspruchs- und Nutzungsdaten an einem Ort.

Bei Einträgen wie Krankheitstagen und Urlaub zur Behandlung eines Kindes mit Behinderung oder chronischer Krankheit ist der Grund eine Gesundheitsangabe; nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) handelt es sich um personenbezogene Daten besonderer Art. Das Antragsformular erinnert daran, keine Gesundheitsangaben ins Notizfeld zu schreiben; Urlaub zur Behandlung eines Kindes erscheint in der Benachrichtigungs-E-Mail nur als „Sonderurlaub“ (Mazeret izni). Details zu Hosting und Schutz der Daten finden Sie auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.