إدارة الإجازات: الإجازة السنوية والخاصة وغير المدفوعة من الاستحقاق حتى الموافقة في مكان واحد

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

إدارة الإجازات موجَّهة إلى فرق الموارد البشرية والرواتب التي تحتفظ بأرصدة الإجازة السنوية في Excel وتعيد احتساب الاستحقاق يدويًا في الذكرى السنوية لتعيين كل موظف. وفي هذا الأسلوب يرتفع خطر الخطأ، لأن الاستحقاق يتغير بحسب الأقدمية والعمر، ولأن الذكريات السنوية تتوزع على تواريخ مختلفة. ويرافق ذلك مشكلات شائعة أخرى:

• تتوزع طلبات الإجازة بين البريد الإلكتروني والرسائل الفورية والنماذج الورقية، فلا يتضح أيها وُوفق عليه.
• لا يُعرف مسبقًا كم شخصًا من الفريق نفسه سيكونون في إجازة في الوقت ذاته.
• تُنقل الإجازة الموافَق عليها إلى كشف الحضور يدويًا في نهاية الشهر.
• يضطر الموظف إلى سؤال الموارد البشرية لمعرفة رصيده المتبقي من الإجازة.

تربط الوحدة الاستحقاق بقاعدة، وتُدخل الطلب في مسار موافقة، وتنقل النتيجة إلى الوحدات الأخرى في فئة إدارة الوقت والحضور.

ماذا تقدّم إدارة الإجازات؟

تجمع الوحدة في سجل واحد المسار الممتد من نشوء الحق في الإجازة إلى استخدامها وانعكاسها على كشف الحضور. وفيما يلي الوظائف المتاحة اليوم:

• احتساب الاستحقاق: بنية احتساب وفق أحكام قانون العمل التركي رقم 4857 انطلاقًا من تاريخ بدء الأقدمية (لا يدمج النظام المدد المقضية في أماكن عمل صاحب العمل نفسه، بل تُدخل الموارد البشرية تاريخ البدء المدمج يدويًا)، والعمر، والعمل تحت الأرض، وأيام الغياب التي لا تُحتسب من مدة الخدمة. وتُعرَّف الأيام الإضافية الممنوحة بموجب العقد قاعدةً للشركة حسب سنة الخدمة، ولا تُطبَّق بأثر رجعي.
• أنواع الإجازات: الإجازة السنوية المدفوعة، وإجازة السفر (yol izni)، وإجازة الزواج، والتبنّي، ووفاة الأم أو الأب أو الزوج أو الأخ أو الولد، وولادة الزوجة، وعلاج الطفل ذي الإعاقة أو المرض المزمن، والإجازة غير المدفوعة. والأنواع وحدودها القانونية القصوى معرَّفة في Sora İK. وستُضاف قريبًا الإجازة بتقرير طبي (raporlu izin) وإجازة الأمومة بوصفهما نوعين من الإجازات؛ أما اليوم فالتقرير الطبي علامة يوم تُدخلها الموارد البشرية في كشف الحضور (Puantaj). وتعريف أنواع إجازات خاصة بالشركة قريبًا أيضًا.
• الرصيد: الأيام المتبقية، وتاريخ الاستحقاق التالي وعدد أيامه؛ مع الرصيد الافتتاحي عند الانتقال، وحركة التصحيح الخاصة بشخص بعينه.
• الطلب والمعاينة: يرسل الموظف طلبه من شاشة الخدمة الذاتية، ويمكن للموارد البشرية أيضًا فتح طلب نيابةً عن غيرها. وكلما اختيرت التواريخ تظهر الأيام المحتسبة، والأيام غير المحتسبة وسببها، والرصيد المتوقع بعد الطلب، والتنبيهات (رصيد غير كافٍ، إجازة لم يُستحق الحق فيها بعد، جزء أقصر من 10 أيام، إجازة سفر غير ملاصقة للإجازة السنوية).
• الموافقة: إذا لم يُعرَّف سير عمل يبت المدير المباشر في الطلب؛ ويمكن للمديرين الأعلى وللموارد البشرية البت فيه أيضًا (مثلًا إذا كان المدير في إجازة). وإذا عُرِّف سير عمل فلا يبت فيه إلا معتمِد الخطوة التالية والموارد البشرية؛ ولا يبت فيه المدير الأعلى الذي ليس في الخطوة. ويكون الرفض مع ملاحظة اختيارية. ويُبنى تسلسل الموافقة متعدد الخطوات والتفويض عبر مصمم سير العمل والموافقات.
• الإشعار بالبريد الإلكتروني: يُبلَّغ المدير أو المعتمِد التالي في المسار بالطلب الجديد، ويُبلَّغ الموظف بالموافقة والرفض وبإلغاء شخص آخر إجازته الموافَق عليها، برسالة بريد إلكتروني ثنائية اللغة.
• التقويم: تقويم إجازات شهري؛ يضم الإجازات الموافَق عليها والمعلّقة، والعطلات الرسمية وعطلات الشركة، مع تصفية حسب القسم. ولا يرى الموظف إلا إجازته، ويرى المدير فريقه التابع له؛ وإتاحة تقويم الفريق للموظفين قريبًا.
• احتساب الأيام: لا تُحتسب من مدة الإجازة أيام الراحة الأسبوعية (الأحد افتراضيًا، ويمكن للشركة تغييرها)، ولا الأعياد الوطنية والعطلات العامة، ولا الأعياد الدينية، ولا عطلات الشركة.
• الربط مع كشف الحضور: تظهر الإجازات الموافَق عليها في كشف الحضور (Puantaj) رمزَ يوم. وسيُضاف قريبًا دخول أيام الإجازة غير المدفوعة والتقرير الطبي تلقائيًا في احتساب الرواتب أيامًا ناقصة.
• التقارير: جدول الأرصدة مع البحث والتصفية حسب القسم، واستحقاقات الـ30 يومًا المقبلة في لوحة المتابعة، وتقرير الأيام المستخدمة خلال السنة حسب نوع الإجازة (CSV) في التقارير وتحليلات الموارد البشرية. وتقرير الاستخدام لنطاق تواريخ ولكل شخص قريبًا.

كيف تعمل الوحدة؟

بعد إعداد عملية الإجازات يسلك كل طلب المسار نفسه:

1. اضبطوا التقويم والقواعد. عرّفوا أيام الراحة الأسبوعية، وأيام العطلة الخاصة بالشركة، وقواعد الأيام الإضافية التعاقدية إن وُجدت.
2. انقلوا الأرصدة الافتتاحية. أدخلوا الأيام المرحّلة لكل موظف، أو حمّلوها دفعة واحدة عبر قالب CSV أو xlsx.
3. يقدّم الموظف طلبه. يحتسب النظام الأيام المحتسبة، ويعرض الرصيد بعد الطلب والتنبيهات إن وُجدت؛ وتُرسل رسالة بريد إلكتروني إلى المعتمِد التالي.
4. يبت المعتمِد في الطلب. إذا لم يُعرَّف سير عمل يوافق على الطلب أو يرفضه المدير المباشر أو مدير أعلى أو الموارد البشرية؛ وإذا وُجد سير عمل تتقدم الخطوات بالترتيب، ويبت في كل خطوة معتمِدها أو الموارد البشرية؛ ويعرف الموظف النتيجة بالبريد الإلكتروني.
5. تُحدَّث السجلات. تُخصم الإجازة السنوية الموافَق عليها من الرصيد، وتُسجَّل الإجازة في التقويم وكشف الحضور.

تُسعَّر باقات Sora İK سنويًا وفق عدد الموظفين النشطين؛ وتجدون التفاصيل في صفحة الأسعار.

ملاحظة تشريعية

تحدد التشريعات مدد الإجازة السنوية المدفوعة والإجازات الخاصة، وشروط استحقاقها، وطريقة استخدامها. ويوفّر Sora İK بنية احتساب وفق هذه القواعد؛ فتحققوا من النص الساري في المصدر الرسمي:

• الإجازة السنوية المدفوعة، والإجازات الخاصة، والأيام التي لا تُحتسب من مدة الإجازة: قانون العمل التركي رقم 4857.
• طريقة استخدام الإجازة السنوية وسجلات الإجازات: لائحة الإجازة السنوية المدفوعة (Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği).
• أيام الأعياد الوطنية والعطلات العامة: القانون التركي رقم 2429 بشأن الأعياد الوطنية والعطلات العامة.

تُدخل الحقوق الأكثر نفعًا للموظف، الممنوحة بموجب عقد العمل أو عقد العمل الجماعي، في الوحدة قاعدةَ أيام إضافية تعاقدية أو حركة تصحيح خاصة بشخص بعينه. وهذا القسم قائمة مصادر لأغراض إعلامية، ولا يحلّ محل الرأي القانوني؛ وللأسئلة الخاصة بمكان عملكم استعينوا بمختص في قانون العمل.

لماذا يأتي رصيد الإجازة السنوية خاطئًا في أحيان كثيرة؟

غالبًا ما تأتي أرصدة الإجازة السنوية خاطئة لأن تاريخ الاستحقاق والأيام المرحّلة واحتساب أيام العطل يتولاها أشخاص مختلفون بأساليب مختلفة. ومن الأسباب الشائعة:

• إضافة الاستحقاق في بداية السنة الميلادية بدلًا من الذكرى السنوية لتعيين الموظف.
• إغفال تغيّر شريحة الاستحقاق بسبب الأقدمية أو العمر.
• احتساب أيام الراحة الأسبوعية والعطلات الرسمية الواقعة ضمن مدة الإجازة من أيام الإجازة.
• عدم تسجيل التصحيحات بأثر رجعي والإلغاءات في الرصيد.

تحتسب الوحدة الاستحقاق وفق التاريخ الخاص بكل موظف؛ وتظهر في تقويم استحقاق الموظف سنة الخدمة والتاريخ وعدد الأيام والقاعدة المطبّقة سطرًا بسطر. وتُحفظ حركات الرصيد الافتتاحي والاستخدام والتصحيح مع تاريخها ومن أدخلها وملاحظتها؛ أما حركة الاستخدام الناشئة عن طلب موافَق عليه فمرتبطة بالطلب، ولا يمكن حذفها يدويًا، وتُزال عند إلغاء الطلب. وسيُضاف قريبًا ظهور الإلغاء قيدًا معاكسًا مستقلًا. ويقضي قانون العمل بأن يحتفظ صاحب العمل بمستند لسجل الإجازات يبيّن الإجازات السنوية المدفوعة؛ ويجمع هذا السجل في مكان واحد بيانات الاستحقاق والاستخدام التي يستند إليها ذلك المستند.

مسوّغ سجلات مثل أيام التقرير الطبي وإجازة علاج الطفل ذي الإعاقة أو المرض المزمن معلومة صحية، وهي بيانات شخصية ذات طبيعة خاصة بموجب KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698). ويذكّر نموذج الطلب بعدم كتابة معلومات صحية في حقل الملاحظات؛ وتُكتب إجازة علاج الطفل في رسالة الإشعار بعبارة «Mazeret izni» (إجازة خاصة) فقط. وتجدون تفاصيل استضافة البيانات وحمايتها في صفحة الأمان وحماية البيانات.