الهيكل التنظيمي والمناصب: مخطط محدَّث وتسلسل إداري واضح

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

تُوجَّه هذه الوحدة إلى الشركات النامية التي تحدّث مخططها التنظيمي يدويًا في ملف عرض تقديمي، وتعيد طرح سؤال «من سيوافق على هذا؟» مع كل طلب جديد. ومع ازدياد عدد الموظفين تبرز ثلاث مشكلات:

• يتقادم المخطط. لأن ملف الرسم لا يُحدَّث يدويًا بعد كل تعيين أو مغادرة أو ترقية، فإنه سرعان ما يكفّ عن عكس الواقع.
• يختلط المنصب بالشخص. حين يغادر أحدهم يختفي منصبه من القائمة أيضًا، فتغيب المناصب الشاغرة واحتياجات التوظيف عن الأنظار.
• ترتبط قواعد الموافقة بالأشخاص. القواعد المكتوبة باسم شخص، مثل «يوافق Ali Örnek على الإجازات»، تتعطل بصمت عند تغيّر المدير.

وحين تُبنى البنية التنظيمية مرة واحدة بشكل صحيح، تستمد موافقات الإجازات وعرض فريق المدير وتقارير الملاك في Sora İK بياناتها من المصدر نفسه. وهذه الوحدة هي العمود الفقري لبقية الوحدات في فئة إدارة شؤون الموظفين.

ماذا تقدّم وحدة الهيكل التنظيمي والمناصب؟

تحتفظ الوحدة بالبنية التنظيمية بوصفها بيانات، وتولّد المخطط من هذه البيانات؛ فلا يُرسم المخطط بشكل منفصل. وفيما يلي الوظائف المتاحة اليوم:

• شجرة الأقسام: تُعرَّف الأقسام مع أقسامها الفرعية بالعمق الذي تحتاجونه، ويمكن تعيين رمز ومدير لكل قسم. ويُمنع أي اختيار ينشئ حلقة، كربط قسم بأحد أقسامه الفرعية.
• المناصب: مسميات وظيفية مرتبطة بقسم أو غير مرتبطة بأي قسم. ولا يُفتح المسمى نفسه مرتين في القسم نفسه، ولا يُحذف منصب يشغله موظفون. ويظهر في القائمة عدد الموظفين النشطين في كل منصب.
• التسلسل الإداري: لكل موظف مدير مباشر واحد في بطاقته؛ ويُمنع اختيار الشخص نفسه أو أحد أفراد فريقه مديرًا له.
• الهيكل التنظيمي: شجرة تُولَّد من التسلسل الإداري، يظهر فيها اسم الموظفين النشطين ومنصبهم وقسمهم. وينتقل المستخدم المخوَّل برؤية قائمة الموظفين من الاسم في المخطط إلى بطاقة الموظف.
• مصدر الموافقات والرؤية: تُوجَّه طلبات الإجازة إلى المدير المباشر للموظف؛ ويطّلع المدير على بطاقات فريقه المباشر وغير المباشر وإجازاتهم وكشف حضورهم. ويحدد مصمم سير العمل والموافقات خطوتَي «المدير المباشر» و«مدير المدير» من هذا التسلسل؛ ويعمل نطاق الفريق مع قواعد الأدوار والصلاحيات والأمان.
• بيانات الملاك: عدد الموظفين النشطين لكل قسم ومنصب. أما تقرير عدد الموظفين حسب القسم والمنصب ونمط العمل فيوجد في وحدة التقارير وتحليلات الموارد البشرية.
• الإعداد الجماعي: عند استيراد الموظفين تُضاف الأقسام والمناصب الواردة في الملف إلى البنية، مع إنشاء الناقص منها إن رغبتم.

وستُضاف قريبًا: الوصف الوظيفي للمنصب، والملاك المعياري (الملاك المخطط مقابل الفعلي)، وعلامة «شاغر» للمنصب الذي لا يشغله أحد، والبحث في المخطط وطيّ فروعه وتوسيعها. كما أن طبقة الموقع أو الفرع، والتسلسل الهرمي للمناصب الذي تُربط فيه المناصب بعضها ببعض (المنصب الأعلى)، وتغيير البنية الذي يسري في تاريخ لاحق، والمعتمِد المصفوفي، غير متاحة حاليًا، وستُضاف قريبًا. ويُبنى المخطط اليوم من بيانات المدير لدى الأشخاص، لا من المناصب.

كيف تعمل الوحدة؟

تُبنى البنية مرة واحدة، ثم لا يُدخَل بعدها إلا التغييرات:

1. عرّفوا الأقسام. أدخلوا شجرة الأقسام ومديري الأقسام؛ ويمكنكم أيضًا اختيار إنشاء الأقسام الواردة في الملف أثناء استيراد الموظفين.
2. أنشئوا المناصب. أدخلوا المسميات الوظيفية لكل قسم؛ ويمكن أيضًا فتح مسميات غير مرتبطة بأي قسم.
3. اربطوا الموظفين. عند اختيار القسم والمنصب والمدير في بطاقة الموظف يتكوّن المخطط تلقائيًا.
4. اتركوا الموافقات للتسلسل الإداري. تُوجَّه موافقة الإجازة إلى المدير المباشر. وإذا لزمت خطوة إضافية فاستخدموا في سير العمل «مدير المدير» أو دورًا ما بدلًا من اسم شخص؛ فتظل القاعدة سارية حتى لو تغيّر الشخص.
5. أجروا التغييرات في البطاقة. عند حفظ ترقية أو تغيير فريق في بطاقة الموظف، يتحدّث المخطط والموافقات وعرض الفريق فورًا. أما الموظف المغادر فلا يخرج من المخطط فورًا، بل بعد انقضاء يوم ترك العمل المسجل في سجل الخروج.

تتدرج باقات Sora İK وفق عدد الموظفين النشطين؛ ويمكنكم مقارنة الباقة المناسبة لحجم مؤسستكم في صفحة الأسعار.

لماذا ينبغي الفصل بين المنصب والشخص؟

يضمن الفصل بين المنصب والشخص ألا تتعطل البنية التنظيمية وبيانات الملاك حين يغادر أحدهم أو يُرقّى. لنفترض أن Ayşe Örnek، التي تشغل منصب أخصائية محاسبة في شركة Örnek A.Ş.، عُيّنت قائدةً لفريق:

• لا يُحذف منصب أخصائي المحاسبة؛ وإذا لم يُعيَّن فيه أحد آخر يبقى عدد موظفيه النشطين في القائمة صفرًا بانتظار من سيُعيَّن فيه. وسيُضاف قريبًا عرض هذه الحالة بعلامة «شاغر» ومقارنتها بالملاك المخطط.
• عند اختيار Ayşe Örnek مديرةً في بطاقات الموظفين المنضمين إلى الفريق، تُوجَّه طلبات إجازاتهم إليها تلقائيًا.
• عند منح حساب دخول Ayşe Örnek دور المدير، لا يظهر في عرض الفريق إلا الموظفون التابعون لها وفرقهم؛ ولأن الرؤية مستمدة من بيانات المدير، فلا حاجة إلى تعريف صلاحيات منفصلة لكل شخص.

تُدار عملية الإعلان والمرشحين للمناصب المفتوحة عبر تتبع المتقدمين وصفحة الوظائف؛ ويُربط الإعلان اليوم بقسم، وسيُضاف قريبًا ربطه بمنصب. ولا تُعرض في المخطط أي بيانات شخصية سوى الاسم والمنصب والقسم؛ وتُشرح طريقة حماية البيانات في صفحة الأمان وحماية البيانات.