Organigramm und Stellen: aktuelles Organigramm, klare Berichtslinien

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Das Modul ist für wachsende Unternehmen gedacht, die ihr Organigramm manuell in einer Präsentationsdatei pflegen und bei jedem neuen Antrag erneut fragen: „Wer gibt das frei?“ Mit steigender Mitarbeiterzahl treten drei Probleme deutlicher hervor:

• Das Organigramm veraltet. Weil die Grafik nicht nach jedem Eintritt, Austritt und jeder Beförderung von Hand aktualisiert wird, bildet sie die Realität bald nicht mehr ab.
• Stelle und Person werden vermischt. Verlässt jemand das Unternehmen, verschwindet auch die Stelle aus der Liste; unbesetzte Stellen und Personalbedarf werden unsichtbar.
• Freigaberegeln hängen an Personen. Regeln wie „Urlaub gibt Ali Örnek frei“ brechen unbemerkt, sobald die Führungskraft wechselt.

Ist die Organisationsstruktur einmal richtig angelegt, speisen sich Urlaubsfreigaben, die Teamansicht der Führungskräfte und Stellenberichte in Sora İK aus derselben Quelle. Das Modul ist auch das Rückgrat der übrigen Module in der Kategorie Personalverwaltung.

Was leistet Organigramm und Stellen?

Das Modul speichert die Organisationsstruktur als Daten und erzeugt daraus das Organigramm; separat gezeichnet wird nichts. Heute stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Abteilungsbaum: Abteilungen werden mit Unterabteilungen in beliebiger Tiefe angelegt; jeder Abteilung lassen sich ein Kürzel und eine Abteilungsleitung zuweisen. Auswahlen, die einen Kreis bilden, etwa eine Abteilung ihrer eigenen Unterabteilung zu unterstellen, werden verhindert.
• Stellen: Funktionsbezeichnungen mit oder ohne Abteilung. Dieselbe Bezeichnung lässt sich in einer Abteilung nicht zweimal anlegen, und eine Stelle mit Personal wird nicht gelöscht. Die Zahl aktiver Mitarbeitender jeder Stelle ist in der Liste sichtbar.
• Führungshierarchie: In der Karte jeder Person ist eine direkte Führungskraft eingetragen; sich selbst oder jemanden aus dem eigenen Team als Führungskraft zu wählen, wird verhindert.
• Organigramm: ein aus der Führungshierarchie erzeugter Baum mit Name, Stelle und Abteilung der aktiven Mitarbeitenden. Nutzer mit Berechtigung zur Ansicht der Personalliste wechseln über den Namen im Organigramm in die Personalkarte.
• Quelle für Freigaben und Sichtbarkeit: Urlaubsanträge gehen an die direkte Führungskraft; Führungskräfte sehen Karten, Urlaube und Anwesenheitslisten ihres direkten und indirekten Teams. Der Workflow- und Freigabe-Designer löst die Schritte „direkte Führungskraft“ und „Führungskraft der Führungskraft“ aus dieser Hierarchie auf; der Teamumfang wirkt mit den Regeln aus Rollen, Berechtigungen und Sicherheit zusammen.
• Stellenbesetzung: Zahl aktiver Mitarbeitender je Abteilung und Stelle. Der Bericht zur Personalzahl nach Abteilung, Stelle und Arbeitsform liegt im Modul Reporting und People Analytics.
• Einrichtung per Import: Beim Personalimport werden Abteilungen und Stellen aus der Datei in die Struktur übernommen; fehlende werden auf Wunsch angelegt.

Demnächst folgen: Stellenbeschreibung, Soll-Stellenplan (geplante und tatsächliche Besetzung), das Etikett „unbesetzt“ für Stellen ohne Personal sowie Suche und Ein- und Ausklappen von Zweigen im Organigramm. Eine Ebene für Standorte oder Niederlassungen, eine Stellenhierarchie, in der Stellen einander zugeordnet sind (übergeordnete Stelle), Strukturänderungen mit künftigem Gültigkeitsdatum und Matrix-Genehmigende sind ebenfalls derzeit nicht vorhanden; sie folgen demnächst. Das Organigramm entsteht heute nicht aus den Stellen, sondern aus den Führungskraftangaben der Personen.

Wie funktioniert es?

Die Struktur wird einmal angelegt; danach werden nur noch Änderungen erfasst:

1. Abteilungen anlegen. Erfassen Sie den Abteilungsbaum und die Abteilungsleitungen, oder lassen Sie beim Personalimport die Abteilungen aus der Datei anlegen.
2. Stellen erstellen. Erfassen Sie die Stellenbezeichnungen jeder Abteilung; Bezeichnungen ohne Abteilung lassen sich ebenfalls anlegen.
3. Mitarbeitende zuordnen. Sobald in der Personalkarte Abteilung, Stelle und Führungskraft gewählt sind, entsteht das Organigramm von selbst.
4. Freigaben der Hierarchie überlassen. Die Urlaubsfreigabe geht an die direkte Führungskraft. Ist ein zusätzlicher Schritt nötig, verwenden Sie im Workflow statt eines Personennamens „Führungskraft der Führungskraft“ oder eine Rolle; die Regel funktioniert auch, wenn die Person wechselt.
5. Änderungen in der Karte vornehmen. Wird eine Beförderung oder ein Teamwechsel in der Personalkarte gespeichert, aktualisieren sich Organigramm, Freigaben und Teamansicht sofort. Ausgeschiedene Mitarbeitende verschwinden dagegen nicht sofort aus dem Organigramm, sondern erst, wenn der Austrittstag aus dem Austrittsdatensatz vorbei ist.

Die Pakete von Sora İK sind nach der Zahl aktiver Mitarbeitender gestaffelt; das passende Paket für die Größe Ihrer Organisation vergleichen Sie auf der Seite Preise.

Warum sollten Stelle und Person getrennt geführt werden?

Wer Stelle und Person getrennt führt, verhindert, dass Organisationsstruktur und Stellenbesetzung durcheinandergeraten, wenn jemand ausscheidet oder befördert wird. Nehmen wir an, Ayşe Örnek, Buchhaltungsfachkraft bei der Örnek A.Ş., wird zur Teamleiterin ernannt:

• Die Stelle Buchhaltungsfachkraft wird nicht gelöscht; ist niemand anderes zugeordnet, bleibt die Zahl aktiver Mitarbeitender in der Liste bei null, und die Stelle wartet auf die nächste Besetzung. Die Anzeige mit dem Etikett „unbesetzt“ und im Vergleich zum Soll-Stellenplan folgt demnächst.
• Wird in den Karten der neuen Teammitglieder Ayşe Örnek als Führungskraft gewählt, gehen deren Urlaubsanträge automatisch an sie.
• Erhält Ayşe Örneks Login die Rolle Führungskraft, zeigt ihre Teamansicht nur die ihr zugeordneten Mitarbeitenden und deren Teams; da sich die Sichtbarkeit aus den Führungskraftangaben ergibt, sind keine zusätzlichen personenbezogenen Berechtigungen nötig.

Stellenanzeige und Bewerbungsverfahren für offene Stellen laufen über Bewerbermanagement und Karriereseite; die Anzeige wird heute einer Abteilung zugeordnet, die Zuordnung zu einer Stelle folgt demnächst. Im Organigramm werden außer Name, Stelle und Abteilung keine personenbezogenen Daten angezeigt; wie die Daten geschützt werden, erklärt die Seite Sicherheit und Datenschutz.