ملف الموظف الرقمي: بيانات الموظفين ومستنداتهم في سجل واحد

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

ملف الموظف الرقمي موجَّه إلى فرق الموارد البشرية ومسؤولي المحاسبة ومديري الشركات الصغيرة والمتوسطة، ممن يحتفظون ببيانات الموظفين موزعةً بين جداول Excel ومرفقات البريد الإلكتروني والملفات الورقية. فحين تُحفظ المعلومات في أكثر من مكان تتكرر ثلاث مشكلات: لا يُعرف أي النسخ هي الأحدث، وتبقى البيانات الحساسة كالأجر أو التقرير الصحي متاحة لعدد أكبر من اللازم من الأشخاص، ولا يُعرف أي المستندات انتهت صلاحيته إلا بالمراجعة اليدوية.

وملف الموظف (özlük dosyası) سجل قانوني في الوقت نفسه. إذ يقضي قانون العمل التركي رقم 4857 بأن يُنشئ صاحب العمل ملفًا شخصيًا لكل عامل يشغّله، وأن يحفظ فيه المستندات والسجلات المطلوب الاحتفاظ بها قانونًا، وأن يستخدم المعلومات التي يحصل عليها عن العامل وفق قواعد حسن النية وبما يتفق مع القانون. ولا تؤدي الوحدة هذا الالتزام نيابةً عنكم، بل تُسهم في أن يكون الملف منظمًا ولا يصل إليه إلا الأشخاص المخوَّلون.

ماذا يقدّم ملف الموظف الرقمي؟

تجمع الوحدة بيانات الموظف ومستنداته في بطاقة موظف واحدة، وتحدد من يمكنه الاطلاع عليها. وتتألف البطاقة من تبويبات: المعلومات العامة، ومعلومات العمل، والإجازة السنوية، والمستندات، والإجراءات، وكشف الحضور، والأجر. وفيما يلي الوظائف المتاحة اليوم:

• بطاقة الموظف: الرقم الوظيفي (sicil no)، والاسم الكامل، ورقم الهوية التركي (T.C. kimlik no) مع التحقق من رقم الضبط، وتاريخ الميلاد، والبريد الإلكتروني للعمل، والهاتف؛ وتاريخ التعيين، وتاريخ بدء احتساب الأقدمية، ونمط العمل (دوام كامل أو جزئي)، والعمل تحت الأرض؛ والقسم، والمنصب، والمدير.
• سجل الأجر: يُسجَّل الأجر الشهري الإجمالي أو الصافي مع تاريخ سريانه، ولا تُحذف السجلات السابقة؛ ومن هذا السجل يُجرى احتساب الرواتب.
• المستندات: تُضاف إلى بطاقة الموظف مستندات مثل عقد العمل والشهادة الدراسية والتقرير الصحي، مع نوعها وتاريخ صلاحيتها وإصداراتها؛ وتجدون التفاصيل في صفحة إدارة المستندات والعقود.
• المستندات المنتهية الصلاحية: تظهر في قائمة واحدة المستندات التي تنتهي صلاحيتها خلال 30 يومًا أو انتهت بالفعل.
• وصول حسب الدور: لا تُتاح بيانات الأجر ورقم الهوية والمستندات ذات الطبيعة الخاصة إلا للأدوار المخوَّلة؛ وتُدار الأدوار من وحدة الأدوار والصلاحيات والأمان.
• سجل التدقيق: يُسجَّل كل إنشاء وتحديث وحذف في البطاقة، مع من نفّذه والوقت وأسماء الحقول التي تغيّرت.
• الاستيراد الجماعي: تُحمَّل قائمة الموظفين الحالية دفعة واحدة عبر قالب بصيغة CSV أو xlsx بعد معاينتها.
• البحث والتصفية: يُبحث في القائمة بالاسم واللقب والرقم الوظيفي والبريد الإلكتروني، وتُصفّى حسب الحالة (نشط، غادر) والقسم.
• ربط حساب الدخول: تُرسَل من البطاقة دعوة إلى التطبيق، ويطّلع الموظف على بطاقته عند أول دخول.

لا تتوفر حاليًا في بطاقة الموظف خانةُ العنوان، ولا تنزيلُ قائمة الموظفين بصيغة CSV، ولا حقلا الحساب المصرفي وجهة الاتصال في حالات الطوارئ، ولا طلبُ الموظف تعديل بياناته من داخل التطبيق، ولا سجلُّ تغييرات القسم والمنصب، ولا ملاحظةُ الأجر، ولا تعريفُ الشركة لحقولها الخاصة، ولا ضبطُ الصلاحيات على مستوى الحقل؛ وستُضاف هذه كلها قريبًا. أما السجلات التأديبية فهي بين الوحدات القادمة قريبًا في فئة الامتثال والتقارير، ومتابعة العُهد والأصول بين الوحدات القادمة قريبًا في فئة إدارة شؤون الموظفين.

ولتغيير هذه الإعدادات الافتراضية يمكن للشركة أن تعيّن للمستخدمين في أدوار الموارد البشرية والمدير والموظف أدوارًا خاصة لا تحمل إلا الصلاحيات التي تختارها؛ أما صلاحيات مالك الشركة ومدير النظام فثابتة.

كيف تعمل الوحدة؟

يُنشأ ملف الموظف في خمس خطوات، ثم يصبح مصدر البيانات المشترك لبقية الوحدات:

1. أنشئوا البنية التنظيمية. عرّفوا الأقسام والمناصب في وحدة الهيكل التنظيمي والمناصب، أو اختاروا أثناء الاستيراد إنشاء ما ينقص منها.
2. انقلوا السجلات الحالية. حمّلوا قائمة الموظفين عبر قالب بصيغة CSV أو xlsx، وصحّحوا المشكلات الواردة في تقرير المعاينة. وتُدخَل أيام الإجازة السنوية المرحّلة عبر ملف مستقل لأرصدة الافتتاح.
3. أضيفوا المستندات والأجور. ارفعوا المستندات الممسوحة ضوئيًا إلى البطاقة مع نوعها وتاريخ صلاحيتها؛ وإذا كنتم ستستخدمون الرواتب فأدخلوا سجل الأجر مع تاريخ سريانه.
4. ادعوا الموظفين. بالدعوة المرسلة من البطاقة ينشئ الموظف حسابه، ويطّلع على بطاقته عند أول دخول.
5. أجروا التغييرات من مكان واحد. عند تغيير المنصب أو المدير أو يوم ترك العمل في البطاقة، تستخدم إدارة الإجازات وكشف الحضور (Puantaj) والرواتب البيانات المحدَّثة نفسها.

تُحدَّد باقات Sora İK وفق عدد الموظفين النشطين؛ ولا تُحتسب البطاقات التي مضى يوم ترك أصحابها العمل، وعند بلوغ حد الباقة لا تُفتح بطاقة نشطة جديدة. وتجدون الباقات والحدود الحالية في صفحة الأسعار.

كيف تُحمى البيانات الشخصية في ملف الموظف؟

لأن ملف الموظف هو موضع حفظ البيانات الشخصية للموظفين والبيانات ذات الطبيعة الخاصة كالمعلومات الصحية، يُقيَّد الوصول إليه وفق مبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات. ومن منظور KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698)، فإن الشركة العميلة هي المسؤولة عن بيانات الموظفين (veri sorumlusu)، بينما يعالج Sora İK هذه البيانات بتعليمات منها.

وتتمثل مساهمة الوحدة في هذا الجانب في ثلاثة أمور. أولها إتاحة البيانات الحساسة بصلاحية مستقلة: فلا يظهر رقم الهوية التركي في القوائم، ولا يظهر كاملًا في البطاقة إلا للمستخدم المخوَّل، ويُسجَّل عرض رقم شخص آخر في سجل التدقيق. وثانيها تسجيل التغييرات وعمليات الوصول إلى البيانات الحساسة (رقم الهوية، وسجل الأجر، وتنزيل المستندات) في سجل التدقيق؛ ولا يُسجَّل كل عرض للبطاقة. وثالثها فصل بيانات الشركة عن بيانات الشركات الأخرى على مستوى قاعدة البيانات. أما إجراءات الحفظ والإتلاف فستدخل ضمن نطاق وحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK القادمة قريبًا. ويُسهم هذا البناء في تصميم إجراءات تراعي قانون KVKK؛ أما الامتثال فيُقيَّم مع سياسات شركتكم وممارساتها بصفتها المسؤولة عن البيانات. وتُشرح تفاصيل الاستضافة والتشفير والنسخ الاحتياطي في صفحة الأمان وحماية البيانات.