Digitale Personalakte: Mitarbeiterdaten und Unterlagen in einem Datensatz

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Die Digitale Personalakte ist für HR-Teams, Verantwortliche in der Buchhaltung und die Geschäftsführung von KMU gedacht, die Mitarbeiterdaten verstreut in Excel-Tabellen, E-Mail-Anhängen und Papierordnern führen. Liegen die Informationen an mehreren Orten, wiederholen sich drei Probleme: Niemand weiß, welche Kopie aktuell ist, sensible Angaben wie Gehalt oder ärztliche Atteste sind mehr Personen zugänglich als nötig, und welche Unterlage abgelaufen ist, lässt sich nur durch manuelles Nachsehen feststellen.

Die Personalakte ist zugleich eine gesetzlich vorgesehene Aufzeichnung. Das türkische Arbeitsgesetz Nr. 4857 sieht vor, dass Arbeitgeber für alle Beschäftigten eine Personalakte anlegen, die gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen und Aufzeichnungen darin aufbewahren und die über Beschäftigte erlangten Informationen nach Treu und Glauben und rechtmäßig verwenden. Das Modul erfüllt diese Pflicht nicht an Ihrer Stelle; es trägt dazu bei, dass die Akte geordnet und nur für Berechtigte zugänglich ist.

Was leistet die Digitale Personalakte?

Das Modul bündelt die Daten und Unterlagen einer Person in einer Personalkarte und legt fest, wer diese Informationen sehen darf. Die Karte besteht aus den Registerkarten Allgemeine Angaben, Beschäftigung, Jahresurlaub, Unterlagen, Prozesse, Anwesenheitsliste und Gehalt. Heute stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Personalkarte: Personalnummer, Vor- und Nachname, türkische Identitätsnummer (T.C. kimlik no, mit Prüfziffernkontrolle), Geburtsdatum, dienstliche E-Mail-Adresse und Telefon; Eintrittsdatum, Beginn der Betriebszugehörigkeit, Arbeitsform (Voll- oder Teilzeit), Untertagearbeit; Abteilung, Stelle und Führungskraft.
• Gehaltshistorie: Das monatliche Brutto- oder Nettogehalt wird mit Gültigkeitsdatum erfasst, frühere Einträge werden nicht gelöscht; die Lohnabrechnung wird auf Grundlage dieser Einträge berechnet.
• Unterlagen: Dokumente wie Arbeitsvertrag, Diplom oder ärztliches Attest werden mit Typ, Gültigkeitsdatum und Versionen der Karte der Person hinzugefügt; Einzelheiten finden Sie auf der Seite Dokumenten- und Vertragsverwaltung.
• Ablaufende Unterlagen: Unterlagen, deren Gültigkeit innerhalb von 30 Tagen endet oder bereits abgelaufen ist, erscheinen in einer gemeinsamen Liste.
• Rollenbasierter Zugriff: Gehalt, Identitätsnummer und Unterlagen besonderer Art sind nur für berechtigte Rollen freigegeben; die Rollen werden im Modul Rollen, Berechtigungen und Sicherheit verwaltet.
• Audit-Log: Jedes Anlegen, Ändern und Löschen in der Karte wird mit ausführender Person, Zeitpunkt und den Namen der geänderten Felder erfasst.
• Sammelimport: Die bestehende Mitarbeiterliste wird per CSV- oder xlsx-Vorlage nach einer Vorschau in einem Schritt hochgeladen.
• Suche und Filter: Die Liste lässt sich nach Vorname, Nachname, Personalnummer und E-Mail-Adresse durchsuchen und nach Status (aktiv, ausgeschieden) und Abteilung filtern.
• Verknüpfung mit dem Login: Aus der Karte wird eine Einladung in die Anwendung verschickt; beim ersten Login sehen Mitarbeitende ihre eigene Karte.

Ein Adressfeld in der Personalkarte, der CSV-Download der Personalliste, Felder für Bankverbindung und Notfallkontakt, Änderungsanträge der Mitarbeitenden aus der Anwendung, eine Historie der Abteilungs- und Stellenwechsel, Gehaltsnotizen, eigene Felder des Unternehmens und Berechtigungen auf Feldebene sind derzeit nicht vorhanden; sie folgen demnächst. Disziplinarakten in der Kategorie Compliance und Berichtswesen sowie die Verwaltung von Arbeitsmitteln und Inventar in der Kategorie Personalverwaltung gehören zu den Modulen, die demnächst folgen.

Um die Standards zu ändern, kann das Unternehmen Personen mit der Rolle HR, Führungskraft oder Mitarbeitende eigene Rollen zuweisen, die nur die ausgewählten Berechtigungen enthalten; die Rechte von Unternehmensinhaber und Systemadministration sind fest vorgegeben.

Wie funktioniert es?

Die Personalakte wird in fünf Schritten eingerichtet und ist danach die gemeinsame Datenquelle der übrigen Module:

1. Organisation anlegen. Legen Sie Abteilungen und Stellen im Modul Organigramm und Stellen an, oder lassen Sie fehlende beim Import anlegen.
2. Bestehende Daten übernehmen. Laden Sie Ihre Mitarbeiterliste per CSV- oder xlsx-Vorlage hoch und beheben Sie die Probleme aus dem Vorschaubericht. Übertragene Jahresurlaubstage werden mit einer eigenen Datei für Anfangssalden erfasst.
3. Unterlagen und Gehälter ergänzen. Laden Sie eingescannte Unterlagen mit Typ und Gültigkeitsdatum in die Karte; wenn Sie die Lohnabrechnung nutzen, erfassen Sie den Gehaltseintrag mit Gültigkeitsdatum.
4. Mitarbeitende einladen. Über die aus der Karte verschickte Einladung legen Mitarbeitende ihr eigenes Konto an und sehen beim ersten Login ihre eigene Karte.
5. Änderungen an einer Stelle pflegen. Ändern sich Stelle, Führungskraft oder Austrittstag in der Karte, nutzen Urlaubsverwaltung, Anwesenheitsliste (Puantaj) und Lohnabrechnung dieselben aktuellen Daten.

Die Pakete von Sora İK richten sich nach der Zahl aktiver Mitarbeitender; Karten mit vergangenem Austrittstag zählen nicht mit, und ist die Paketgrenze erreicht, lässt sich keine neue aktive Karte anlegen. Aktuelle Pakete und Grenzen finden Sie auf der Seite Preise.

Wie werden personenbezogene Daten in der Personalakte geschützt?

Weil in der Personalakte personenbezogene Daten der Beschäftigten und Daten besonderer Art wie Gesundheitsangaben (özel nitelikli kişisel veri) liegen, wird der Zugriff nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung eingeschränkt. Nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) ist das Kundenunternehmen Verantwortlicher (veri sorumlusu) für die Mitarbeiterdaten; Sora İK verarbeitet diese Daten nach Weisung des Unternehmens.

Der Beitrag des Moduls umfasst drei Punkte. Erstens werden sensible Angaben über eine eigene Berechtigung freigegeben: Die türkische Identitätsnummer erscheint nicht in Listen, in der Karte ist sie nur für berechtigte Nutzer im Klartext sichtbar, und das Aufdecken der Nummer einer anderen Person wird im Audit-Log erfasst. Zweitens werden Änderungen und Zugriffe auf sensible Daten (Identitätsnummer, Gehaltshistorie, Herunterladen von Unterlagen) im Audit-Log protokolliert; nicht jeder Aufruf einer Karte wird erfasst. Drittens werden die Daten eines Unternehmens auf Datenbankebene von denen anderer Unternehmen getrennt. Aufbewahrung und Vernichtung werden unter das KVKK-Compliance-Management fallen, das demnächst folgt. Dieser Aufbau trägt zu einer am KVKK ausgerichteten Prozessgestaltung bei; ob die Anforderungen erfüllt sind, ist zusammen mit den Richtlinien und der Praxis Ihres Unternehmens als Verantwortlicher zu beurteilen. Details zu Hosting, Verschlüsselung und Datensicherung finden Sie auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.