Reporting und People Analytics: Berichte mit klar definierter Mitarbeiterzahl, Fluktuation und Fehlzeiten

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Das Reporting-Modul ist für Unternehmen gedacht, die HR-Daten für Managementsitzungen von Hand aus Tabellen zusammenstellen und für dieselbe Kennzahl von verschiedenen Personen unterschiedliche Zahlen erhalten. Ist mit „Mitarbeiterzahl“ etwa der Stand am Monatsende gemeint oder der Monatsdurchschnitt? Ist die Definition nicht festgehalten, liefern zwei korrekte Berechnungen zwei verschiedene Ergebnisse, und die Sitzung vergeht mit der Diskussion über die Daten.

• HR-Leitung: ruft die monatliche HR-Übersicht auf einer Seite ab und vergleicht sie dank der im Bericht festgehaltenen Definitionen jeden Monat mit demselben Maßstab.
• Geschäftsführung und Finanzleitung: verfolgen Mitarbeiterzahl, Entwicklung der Ein- und Austritte und Lohnkosten über die letzten 12 Monate.
• Führungskraft: sieht nur Urlaubsnutzung sowie Verspätungen und Fehlzeiten des eigenen Teams.

Was leistet das Modul Reporting und People Analytics?

Das Modul macht aus Daten, die in anderen Modulen bereits erfasst sind, ohne gesonderten Upload Berichte. Die Berichte lesen nur; sie ändern keinen Datensatz.

• Sechs fertige Berichte: Mitarbeiterzahl; Ein- und Austritte mit Fluktuationsrate; Urlaub; PDKS-Übersicht; Betriebszugehörigkeit und Alter; Lohnkosten.
• Definitionen im Bericht: Am Anfang jedes Berichts steht, was, zu welchem Stichtag und nach welcher Formel gezählt wird; die Definitionen sind fest.
• Zeitraum und Aufschlüsselungen: Je nach Bericht wählen Sie einen Tag, einen Monat oder ein Jahr; die Mitarbeiterzahl wird nach Abteilung, Stelle und Arbeitsform aufgeschlüsselt. Das Filtern der Berichte nach Abteilung oder Stelle folgt demnächst.
• Tabelle und Balkenansicht: In jedem Abschnitt ist eine beschriftete Tabelle die maßgebliche Quelle; Verteilungstabellen zeigen dieselben Daten zusätzlich als Balken, die nur das Überfliegen erleichtern.
• Sichtbarkeit nach Berechtigung: Unternehmensinhaber und HR sehen das gesamte Unternehmen, Führungskräfte sich selbst und ihr Team; die Lohnkosten erfordern zusätzlich die Berechtigung für die Lohnabrechnung. Berechtigungen werden im Modul Rollen, Berechtigungen und Sicherheit verwaltet. Heute kann jeder Nutzer, der einen Bericht sehen darf, auch dessen CSV herunterladen; eine gesonderte Berechtigung zum Herunterladen für Rollen folgt demnächst.
• Kleingruppenregel: Bei Alter, Betriebszugehörigkeit und Lohnkosten nach Abteilung werden Gruppen mit weniger als drei Personen (leere Gruppen eingeschlossen) als verborgen angezeigt; damit sich ein verborgener Wert nicht aus der Summe errechnen lässt, wird eine weitere Gruppe verborgen. Bei den Lohnkosten werden außerdem die Beträge von Monaten verborgen, in denen weniger als drei Personen eine festgeschriebene Lohnabrechnung haben. Die Schwelle liegt bei drei und ist fest.
• CSV-Download: Jeder Bericht wird als CSV mit türkischen oder englischen Spaltenüberschriften heruntergeladen; jeder Download wird im Audit-Log erfasst.

Demnächst kommen in dieses Modul Berichte zu Recruiting, Leistung und Weiterbildung, das Erstellen von Listenberichten per Feldauswahl, unternehmensspezifische Kennzahldefinitionen und die Unterscheidung zwischen freiwilligen und unfreiwilligen Austritten. Gesetzliche Berichte wie Meldungen an die İŞKUR (türkische Arbeitsagentur) und die Verfolgung von Pflichtquoten sind auf der Seite der Kategorie Compliance und Berichtswesen ebenfalls unter den Modulen beschrieben, die demnächst folgen.

Wie funktioniert es?

Ein Bericht entsteht in vier Schritten und erfordert keine gesonderte Datenaufbereitung.

1. Die Daten stammen aus den Modulen. Personalakten, Urlaubsanträge, Anwesenheitsliste und festgeschriebene Lohnabrechnungen fließen automatisch in die Berichte ein.
2. Bericht öffnen und Zeitraum wählen. Wählen Sie auf der Berichtsseite im betreffenden Abschnitt Tag, Monat oder Jahr; die Definition steht am Anfang des Abschnitts.
3. Tabelle prüfen. Lesen Sie die Zahlen nach Abteilung, Stelle oder Gruppe aus der Tabelle ab; die Erklärung verborgener Werte steht neben der Tabelle.
4. Als CSV herunterladen. Laden Sie den Bericht als CSV-Datei mit türkischen oder englischen Spaltenüberschriften herunter; der Download wird im Audit-Log erfasst.

Warum können Mitarbeiterzahl und Fluktuation unterschiedlich ausfallen?

Dass aus denselben Daten unterschiedliche Ergebnisse entstehen, liegt meist nicht an der Berechnung, sondern an unterschiedlichen Definitionen. Zahlen aus verschiedenen Quellen wie Zeiterfassung oder Lohnabrechnung stimmen nicht überein, wenn folgende Entscheidungen nicht festgehalten sind:

• Ob bei der Mitarbeiterzahl ein bestimmter Tag oder der Durchschnitt des Zeitraums verwendet wird
• Ob eine Person an ihrem Austrittstag an diesem Tag noch als beschäftigt zählt
• Wie Personen gezählt werden, die im selben Monat ein- und austreten

In Sora İK sind diese Definitionen fest: Die Mitarbeiterzahl umfasst die Personalakten, deren Eintrittsdatum am gewählten Tag erreicht und deren Austrittstag noch nicht vorbei ist; der Austrittstag gilt als letzter Arbeitstag, und ob die Person ein Anmeldekonto hat, spielt keine Rolle. Für die Fluktuationsrate wird der Durchschnitt der Zahlen am Monatsanfang und am Monatsende verwendet. Die aktiven Mitarbeitenden, die für die Paketgrenze gezählt werden, sind dagegen anders definiert: Gezählt werden alle Personalakten, deren Austrittstag noch nicht vorbei ist, auch solche, deren Eintrittsdatum noch nicht erreicht ist. Deshalb können beide Zahlen voneinander abweichen; die Paketgrenzen finden Sie auf der Seite Preise.

Wie schützen die Berichte die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden?

Die Berichte zeigen Summen, keine Personenlisten; in kleinen Gruppen lassen sich Alter oder Gehalt einer Person dennoch aus einer Zahl ableiten. Deshalb werden bei Alter, Betriebszugehörigkeit und Lohnkosten nach Abteilung Gruppen mit weniger als drei Personen, leere Gruppen eingeschlossen, verborgen. Weil sich ein verborgener Wert aus der Summe errechnen ließe, wird in derselben Tabelle eine weitere Gruppe verborgen. Die Berichte umfassen nur die Daten, die die Berechtigung des Nutzers abdeckt, und die Trennung zwischen Unternehmen wird auch auf Datenbankebene durchgesetzt. Hosting und Zugriffsregeln beschreibt die Seite Sicherheit.