التقارير وتحليلات الموارد البشرية: عدد الموظفين ومعدل الدوران والغياب في تقارير واضحة التعريف

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

وحدة التقارير موجَّهة إلى المنشآت التي تحضّر بيانات الموارد البشرية لاجتماعات الإدارة بتجميعها يدويًا من الجداول، وتحصل على أرقام مختلفة للمؤشر نفسه من أشخاص مختلفين. فمثلًا: هل «عدد الموظفين» هو العدد في نهاية الشهر أم متوسط الشهر؟ إذا لم يكن التعريف مكتوبًا، فإن احتسابين صحيحين يعطيان نتيجتين مختلفتين، ويمضي الاجتماع في الجدل حول البيانات.

• مدير الموارد البشرية: يستخرج ملخص الموارد البشرية الشهري من صفحة واحدة، ويقارن كل شهر بالمقياس نفسه عبر مؤشرات تعريفها مكتوب على الشاشة.
• المدير العام والمدير المالي: يتابعان عدد الموظفين واتجاه التعيين والمغادرة وتكلفة الرواتب على امتداد آخر 12 شهرًا.
• مدير الفريق: لا يطّلع إلا على استخدام فريقه للإجازات وملخص التأخير والغياب لديه.

ماذا تقدّم وحدة التقارير وتحليلات الموارد البشرية؟

تحوّل الوحدة البيانات المُدخلة أصلًا في الوحدات الأخرى إلى تقارير دون الحاجة إلى تحميلها مرة أخرى. والتقارير للقراءة فقط؛ فهي لا تغيّر أي سجل.

• ستة تقارير جاهزة: عدد الموظفين؛ والتعيين والمغادرة ومعدل الدوران؛ والإجازات؛ وملخص PDKS؛ والأقدمية والعمر؛ وتكلفة الرواتب.
• تعريفات مكتوبة على الشاشة: يُكتب في بداية كل تقرير ما الذي يُحتسب، وبحسب أي تاريخ، وبأي صيغة؛ والتعريفات ثابتة.
• اختيار الفترة والتقسيمات: يُختار اليوم أو الشهر أو السنة حسب التقرير؛ ويُقسَّم عدد الموظفين حسب القسم والمنصب ونمط العمل. وستُضاف قريبًا تصفية التقارير حسب القسم أو المنصب.
• عرض الجدول والأعمدة البيانية: في كل قسم جدول بعناوين هو المصدر الأساسي؛ وفي جداول التوزيع عرض بالأعمدة البيانية للبيانات نفسها، لا يهدف إلا إلى تسهيل الاطلاع السريع.
• الظهور حسب الصلاحية: يطّلع مالك الشركة والموارد البشرية على الشركة كلها، ومدير الفريق على نفسه وفريقه؛ وتتطلب تكلفة الرواتب أيضًا صلاحية الرواتب. وتُدار الصلاحيات في وحدة الأدوار والصلاحيات والأمان. ويمكن اليوم لكل مستخدم يطّلع على التقرير أن ينزّل ملف CSV الخاص به أيضًا؛ وسيُضاف قريبًا منح الأدوار صلاحية مستقلة للتنزيل.
• قاعدة المجموعات الصغيرة: في العمر والأقدمية وتكلفة الرواتب حسب القسم، تُعرض المجموعات التي تضم أقل من ثلاثة أشخاص (بما فيها المجموعات الفارغة) بوصفها «مخفية»؛ وتُخفى مجموعة أخرى أيضًا حتى لا تُستنتج القيمة المخفية من المجموع. وفي تكلفة الرواتب تُخفى كذلك مبالغ الشهر الذي يقل فيه عدد من لهم كشف رواتب معتمد عن ثلاثة أشخاص. والحد ثلاثة وثابت.
• التنزيل بصيغة CSV: يُنزَّل كل تقرير ملفَّ CSV بعناوين باللغة التركية أو الإنجليزية؛ وتُسجَّل كل عملية تنزيل في سجل التدقيق.

وستُضاف قريبًا إلى هذه الوحدة تقارير التوظيف والأداء والتدريب، وإنشاء تقرير قائمة باختيار الحقول، وضبط تعريفات المؤشرات حسب الشركة، وتصنيف حالات المغادرة إلى طوعية وغير طوعية. وتُعرض كذلك التقارير القانونية، مثل إشعارات Türkiye İş Kurumu (İŞKUR، مؤسسة التوظيف التركية) ومتابعة الحصص، بين الوحدات القادمة قريبًا في صفحة فئة الامتثال والتقارير.

كيف تعمل الوحدة؟

يتألف استخراج التقرير من أربع خطوات، ولا يتطلب تحضيرًا مستقلًا للبيانات.

1. تأتي البيانات من الوحدات. تنعكس بطاقات الموظفين وطلبات الإجازة وكشف الحضور وكشوف الرواتب المعتمدة على التقارير تلقائيًا.
2. افتحوا التقرير واختاروا الفترة. في صفحة التقارير، اختاروا اليوم أو الشهر أو السنة في القسم المعني؛ ويُكتب التعريف في بداية القسم.
3. افحصوا الجدول. اقرؤوا الأرقام حسب القسم أو المنصب أو المجموعات من الجدول؛ ويوجد شرح القيم المخفية بجانب الجدول.
4. نزّلوا بصيغة CSV. احصلوا على التقرير ملفَّ CSV بعناوين باللغة التركية أو الإنجليزية؛ وتُسجَّل عملية التنزيل في سجل التدقيق.

لماذا قد يعطي عدد الموظفين ومعدل الدوران نتائج مختلفة؟

يعود اختلاف النتائج المستخرجة من البيانات نفسها في الغالب إلى اختلاف التعريف لا إلى الاحتساب. فالأرقام المأخوذة من مصادر مختلفة، مثل PDKS أو الرواتب، لا تتطابق ما لم تكن الخيارات التالية مكتوبة:

• هل يُستخدم في عدد الموظفين عدد يوم محدد أم متوسط الفترة
• هل يُعدّ الموظف عاملًا في يوم مغادرته
• كيف يُحتسب الموظفون الذين التحقوا بالعمل وغادروه في الشهر نفسه

في Sora İK هذه التعريفات ثابتة: عدد الموظفين هو بطاقات الموظفين التي حلّ تاريخ تعيينها ولم يمضِ يوم مغادرتها بعدُ في اليوم المختار؛ ويُعدّ يوم المغادرة آخر يوم عمل، ولا يُنظر إلى وجود حساب دخول من عدمه. وفي معدل الدوران يُستخدم متوسط العددين في بداية الشهر ونهايته. أما الموظف النشط الذي يُحتسب في حد الباقة فيُعرَّف بطريقة مختلفة: إذ تُحتسب جميع بطاقات الموظفين التي لم يمضِ يوم مغادرتها، بما فيها البطاقات التي لم يحن تاريخ تعيينها بعد. لذلك قد يختلف العددان؛ وتجدون حدود الباقات في صفحة الأسعار.

كيف تحمي التقارير البيانات الشخصية للموظفين؟

تعرض التقارير أرقامًا مجمَّعة، لا قوائم بالأشخاص؛ ومع ذلك قد يُستنتج من الرقم عمر شخص أو أجره في المجموعات الصغيرة. لذلك تُخفى في العمر والأقدمية وتكلفة الرواتب حسب القسم المجموعاتُ التي تضم أقل من ثلاثة أشخاص، بما فيها المجموعات الفارغة. ولأن القيمة المخفية قد تُستنتج من المجموع، تُخفى مجموعة أخرى في الجدول نفسه. ولا تشمل التقارير إلا البيانات التي تسمح بها صلاحية المستخدم، ويُطبَّق الفصل بين الشركات على مستوى قاعدة البيانات أيضًا. وتُشرح قواعد الاستضافة والوصول في صفحة الأمان.