الخدمة الذاتية للموظفين والمديرين: الإجازات والبيانات والموافقات في بوابة واحدة

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

الخدمة الذاتية موجَّهة إلى الشركات التي يُقاطَع فيها فريق الموارد البشرية مرارًا خلال اليوم بأسئلة متكررة مثل «كم يومًا بقي من إجازتي؟» أو «هل يمكنكم إعادة إرسال قسيمة راتبي؟». والصورة نفسها تنطبق على المديرين: تصل طلبات الإجازة عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو الرسائل الفورية، ولا تكون الطلبات الموافَق عليها في قائمة أحد.

توزّع الخدمة الذاتية عبء العمل هذا على ثلاثة أطراف بالشكل الصحيح:

• الموظف يصل مباشرة إلى بياناته وطلباته، ويعرف النتيجة في شاشته وبالبريد الإلكتروني.
• المدير لا يرى إلا طلبات فريقه، ويديرها من قائمة الطلبات التي تنتظر الموافقة.
• الموارد البشرية تدير السجلات وقواعد الإجازات والاستثناءات، وتخصص وقتها للرقابة أكثر من إدخال البيانات الروتيني.

ماذا تقدّم الخدمة الذاتية للموظفين والمديرين؟

الخدمة الذاتية هي واجهة الوحدات الأخرى المتاحة للموظف والمدير؛ إذ تأتي البيانات من وحدات ملف الموظف والإجازات وPDKS (نظام الحضور والانصراف) والرواتب والمستندات. ويرى كل شخص سجله، ويرى المدير فريقه المباشر وغير المباشر، دون حاجة إلى تعريف صلاحية مستقلة لذلك. وتتوفر اليوم الوظائف التالية لثلاث مجموعات من المستخدمين:

للموظف

• الملف الشخصي: بطاقته، وحقه في الإجازة السنوية، وطلبات الإجازة المعلّقة، والمستندات التي تنتظر تأكيده.
• طلب الإجازة: عند اختيار التواريخ تظهر الأيام المحتسبة، وسبب الأيام غير المحتسبة، والرصيد المتوقع بعد الطلب؛ وتُبلَّغ النتيجة بالبريد الإلكتروني (إدارة الإجازات).
• تسجيل الحضور والانصراف: بمسح رمز QR في الموقع؛ مع سجلات اليوم وكشف حضوره (نظام الحضور والانصراف (PDKS)).
• قسائم الراتب: قسيمته في كشوف الرواتب المعتمدة (الرواتب).
• المستندات: يرى مستنداته وينزّلها، ويؤكد قراءة المستند الذي يُطلب منه تأكيد قراءته (إدارة المستندات والعقود).
• مهامي: المهام المسندة إليه خلال عملية التعيين.
• التنظيم: الأقسام والمناصب والهيكل التنظيمي.
• تقييم أدائه وتدريباته (إدارة الأداء، إدارة التعلّم (LMS)).

للمدير

• الطلبات التي تنتظر الموافقة: طلبات إجازة فريقه مع شارة بعددها؛ والموافقة أو الرفض مع ملاحظة اختيارية. ويُبلَّغ المدير بالطلب الجديد بالبريد الإلكتروني.
• عرض الفريق: بطاقات فريقه المباشر وغير المباشر، وأرصدة الإجازات، وتقويم الإجازات، وكشف الحضور الشهري.
• مهام التعيين وإنهاء الخدمة المسندة إليه.

للموارد البشرية

• جميع طلبات الإجازة والطلبات المقدَّمة نيابةً عن الآخرين؛ ويمكن للموارد البشرية البت في الطلب في كل الأحوال (مثلًا إذا كان المدير في إجازة).
• إعدادات الإجازات، مثل تقويم العمل وعطلات الشركة وقواعد الأيام الإضافية التعاقدية. ويدير مالك الشركة ومدير النظام الأدوار والأدوار الخاصة (الأدوار والصلاحيات والأمان): يمنح مالك الشركة كل الأدوار، ولا يمنح مدير النظام إلا دورَي مدير الفريق والموظف؛ ولا يمنح دورَي الموارد البشرية ومدير النظام إلا مالك الشركة.
• من وافق على ماذا، في سجل الطلب وفي سجل التدقيق.

وسيُضاف قريبًا طلب الموظف تعديل بياناته، وطلب تصحيح سجل الحضور والانصراف وموافقة المدير عليه، وإتاحة تقويم إجازات الفريق للموظفين، واطلاع المدير على حالة تأكيد القراءة في فريقه. أما اليوم فلا يرى الموظف في تقويم الإجازات إلا إجازاته والعطلات الرسمية، ويرى المدير فريقه التابع له. وإعلانات الشركة والطلبات العامة للموظفين من الوحدات القادمة قريبًا في فئة إدارة شؤون الموظفين؛ وتطبيق الجوال المستقل قادم قريبًا أيضًا في فئة المنصة والتكاملات.

كيف تعمل الوحدة؟

يتألف تفعيل الخدمة الذاتية من أربع خطوات:

1. حدّدوا الأدوار. يُمنح كل مستخدم دورًا (موظف، مدير فريق، موارد بشرية، مدير نظام)، ويحدد الدور ما يراه المستخدم. يمنح مالك الشركة كل الأدوار، ولا يمنح مدير النظام إلا دورَي مدير الفريق والموظف؛ ولا يمنح دورَي الموارد البشرية ومدير النظام إلا مالك الشركة. وعند الحاجة يُعرَّف دور خاص يحمل الصلاحيات المختارة.
2. فعّلوا الحسابات. يحدد الموظف كلمة مروره عبر رابط الدعوة المرسَل من بطاقته، ويرى بطاقته عند أول دخول. ويخضع أمان الحساب، بما في ذلك التحقق بخطوتين، لقواعد الأدوار والصلاحيات والأمان.
3. تصل الطلبات إلى المعتمِد. يذهب طلب الإجازة إلى المدير المباشر للموظف؛ وإذا لزمت موافقة متعددة الخطوات يُطبَّق التسلسل المعرَّف في مصمم سير العمل والموافقات.
4. تنعكس النتيجة على السجل. تُخصم الإجازة السنوية الموافَق عليها من الرصيد وتُسجَّل في كشف الحضور؛ وتُبلَّغ النتيجة إلى الموظف بالبريد الإلكتروني، وتظهر ملاحظة القرار، إن وُجدت، في تفاصيل الطلب.

تجدون تفاصيل الاستضافة والتشفير وأمان الجلسات في صفحة الأمان وحماية البيانات.

كيف تؤثر حسابات الخدمة الذاتية في سعر الباقة؟

تُحدَّد الباقات في Sora İK وفق عدد الموظفين النشطين المسجلين في النظام، والوحدة المحتسبة هي بطاقة الموظف. ولا يؤدي امتلاك الموظف حساب خدمة ذاتية إلى احتسابه مرتين؛ فكل بطاقة نشطة تُحتسب مرة واحدة، سواء كان لصاحبها حساب أم لا. ويُحتسب المديرون وموظفو الموارد البشرية الذين لديهم بطاقة موظف مرة واحدة أيضًا بوصفهم موظفين نشطين. وتُخصم البطاقات التي انقضى يوم مغادرتها من عدد الموظفين النشطين. وتجدون حدود الباقات والأسعار السنوية في صفحة الأسعار.