Self-Service für Mitarbeiter und Führungskräfte: Urlaub, Daten und Freigaben in einem Portal

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Der Self-Service ist für Unternehmen gedacht, in denen das HR-Team im Tagesverlauf immer wieder durch dieselben Fragen unterbrochen wird, etwa „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“ oder „Können Sie mir meine Abrechnung noch einmal schicken?“. Für Führungskräfte sieht es ähnlich aus: Urlaubsanträge kommen per E-Mail, Telefon oder Chat, und welcher freigegeben wurde, steht auf keiner Liste.

Der Self-Service verteilt diese Arbeit sinnvoll auf drei Seiten:

• Mitarbeitende greifen direkt auf ihre eigenen Daten und Anträge zu und erfahren das Ergebnis in ihrer eigenen Ansicht und per E-Mail.
• Führungskräfte sehen nur die Anträge ihres Teams und bearbeiten sie über die Liste der ausstehenden Freigaben.
• HR verwaltet Datensätze, Urlaubsregeln und Ausnahmen und hat mehr Zeit für Kontrolle als für routinemäßige Dateneingabe.

Was leistet der Self-Service für Mitarbeiter und Führungskräfte?

Der Self-Service ist die Oberfläche, über die andere Module für Mitarbeitende und Führungskräfte zugänglich werden; die Daten stammen aus Personalakte, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung (PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi), Lohnabrechnung und Dokumentenverwaltung. Alle sehen ihren eigenen Datensatz, Führungskräfte zusätzlich ihr direktes und indirektes Team; dafür müssen keine eigenen Berechtigungen festgelegt werden. Heute gibt es für drei Nutzergruppen folgende Funktionen:

Für Mitarbeitende

• Profil: eigene Personalkarte, Jahresurlaubsanspruch, offene Urlaubsanträge und Unterlagen, die auf Bestätigung warten.
• Urlaubsantrag: Bei der Datumsauswahl sind die gezählten Tage, der Grund für nicht gezählte Tage und der voraussichtliche Saldo nach dem Antrag sichtbar; das Ergebnis wird per E-Mail mitgeteilt (Urlaubsverwaltung).
• Zeitbuchung: durch Scannen des QR-Codes am Standort; die heutigen Buchungen und die eigene Anwesenheitsliste (Zeiterfassung (PDKS)).
• Lohnzettel: der eigene Lohnzettel aus festgeschriebenen Abrechnungen (Lohnabrechnung).
• Unterlagen: eigene Unterlagen ansehen und herunterladen, Unterlagen mit angeforderter Lesebestätigung bestätigen (Dokumenten- und Vertragsverwaltung).
• Meine Aufgaben: die im Onboarding-Prozess zugewiesenen Aufgaben.
• Organisation: Abteilungen, Stellen und das Organigramm.
• Eigene Leistungsbeurteilung und Schulungen (Leistungsmanagement, Lernmanagement (LMS)).

Für Führungskräfte

• Ausstehende Freigaben: Urlaubsanträge des Teams mit Zählerabzeichen; Freigabe oder Ablehnung, optional mit Notiz. Neue Anträge werden der Führungskraft per E-Mail gemeldet.
• Teamansicht: Karten, Urlaubssalden, Urlaubskalender und monatliche Anwesenheitsliste des direkten und indirekten Teams.
• Zugewiesene Onboarding- und Offboarding-Aufgaben.

Für HR

• Alle Urlaubsanträge sowie Anträge im Namen anderer; HR kann jederzeit über einen Antrag entscheiden (z. B. wenn die Führungskraft im Urlaub ist).
• Urlaubseinstellungen wie Arbeitskalender, betriebliche Feiertage und Regeln für vertragliche Zusatztage. Rollen und eigene Rollen verwalten Unternehmensinhaber und Systemadministration (Rollen, Berechtigungen und Sicherheit): Der Unternehmensinhaber vergibt jede Rolle, die Systemadministration nur die Rollen Führungskraft und Mitarbeitende. Die Rollen HR und Systemadministration vergibt nur der Unternehmensinhaber.
• Wer was freigegeben hat, steht in der Antragshistorie und im Audit-Log.

Änderungsanträge von Mitarbeitenden zu ihren Daten, Korrekturanträge zu Zeitbuchungen mit Freigabe durch die Führungskraft, die Freigabe des Team-Urlaubskalenders für Mitarbeitende und die Ansicht des Lesebestätigungsstatus im Team für Führungskräfte folgen demnächst. Heute sehen Mitarbeitende im Urlaubskalender nur ihre eigenen Urlaube und die Feiertage, Führungskräfte ihr zugeordnetes Team. Unternehmensmitteilungen und allgemeine Mitarbeiteranträge gehören zu den Modulen der Kategorie Personalverwaltung, die demnächst folgen; auch eine eigene mobile App folgt demnächst in der Kategorie Plattform und Integrationen.

Wie funktioniert es?

Die Einführung des Self-Service besteht aus vier Schritten:

1. Rollen festlegen. Jeder Nutzer erhält eine Rolle (Mitarbeitende, Führungskraft, HR, Systemadministration); die Rolle bestimmt, was die Person sieht. Der Unternehmensinhaber vergibt jede Rolle, die Systemadministration nur die Rollen Führungskraft und Mitarbeitende. Die Rollen HR und Systemadministration vergibt nur der Unternehmensinhaber. Bei Bedarf wird eine eigene Rolle mit ausgewählten Berechtigungen angelegt.
2. Konten aktivieren. Mitarbeitende legen über den Einladungslink aus der Personalkarte ihr Passwort fest und sehen beim ersten Login ihre eigene Karte. Die Kontosicherheit, einschließlich Zwei-Faktor-Authentifizierung, unterliegt den Regeln aus Rollen, Berechtigungen und Sicherheit.
3. Anträge gehen an die genehmigende Person. Ein Urlaubsantrag geht an die direkte Führungskraft; ist eine mehrstufige Freigabe nötig, gilt die im Workflow- und Freigabe-Designer festgelegte Reihenfolge.
4. Das Ergebnis wird erfasst. Genehmigter Jahresurlaub wird vom Saldo abgezogen und in die Anwesenheitsliste übernommen; das Ergebnis wird den Mitarbeitenden per E-Mail mitgeteilt, eine etwaige Entscheidungsnotiz erscheint in den Antragsdetails.

Einzelheiten zu Hosting, Verschlüsselung und Sitzungssicherheit finden Sie auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.

Wie wirken sich Self-Service-Konten auf den Paketpreis aus?

In Sora İK richten sich die Pakete nach der Zahl der im System erfassten aktiven Mitarbeitenden; gezählt wird die Personalkarte. Ein Self-Service-Konto führt nicht dazu, dass eine Person doppelt gezählt wird; jede aktive Karte zählt einmal, ob mit oder ohne Konto. Auch Führungskräfte und HR-Mitarbeitende mit Personalkarte zählen einmal als aktive Mitarbeitende. Karten mit vergangenem Austrittstag fallen aus der Zahl aktiver Mitarbeitender heraus. Paketgrenzen und Jahrespreise finden Sie auf der Seite Preise.