نظام الحضور والانصراف (PDKS): اختاروا الطريقة وأبقوا السجلات جاهزة لكشف الحضور

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

وحدة PDKS موجَّهة إلى الشركات التي تسجّل أوقات الحضور والانصراف في استمارة توقيع أو في Excel أو على شاشة جهاز فقط، ثم تنقل هذه السجلات يدويًا إلى كشف الحضور في نهاية الشهر. وفي هذا النظام لا تظهر المشكلات عادةً لحظة التسجيل، بل بعدها:

• تُصحَّح حالات الانصراف المنسية والسجلات الخاطئة دفعة واحدة في نهاية الشهر ودون توضيح.
• تقع أخطاء يدوية عند نقل السجلات إلى كشف الحضور والرواتب.
• لا تصدر تقارير منتظمة عن التأخير والمغادرة المبكرة والأيام غير المسجلة.
• تجد أماكن العمل التي تستخدم أجهزة بيومترية نفسها أمام الحاجة إلى إجراء تقييم من منظور KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698).

تُبقي الوحدة كل سجل قابلًا للتتبع منذ لحظة إنشائه حتى دخوله كشف الحضور. وهي تعمل ضمن فئة إدارة الوقت والحضور إلى جانب الإجازات وكشف الحضور.

ماذا يقدّم نظام الحضور والانصراف (PDKS)؟

تجمع الوحدة سجلات الحضور والانصراف الناشئة بطرق مختلفة في نظام تسجيل واحد، وتحوّلها إلى بيانات حضور. وفيما يلي الوظائف المتاحة اليوم:

• التسجيل برمز QR: تحدد الموارد البشرية لكل موقع إحداثيات ونصف قطر (100 متر افتراضيًا، ويمكن تغييره لكل موقع)، وتطبع رمز QR الثابت للموقع وتعلّقه عند المدخل. ويمسح الموظف الرمز بهاتفه، ويدخل بحسابه، ويسمح بالوصول إلى الموقع؛ فإذا كان الموقع داخل نصف القطر وبدقة كافية، يُحفظ السجل مع بيان الموقع الذي تم منه. و«إعادة الإنشاء» تُصدر رمزًا جديدًا وتُبطل النسخة المطبوعة القديمة. ولا يوجد تسجيل من الحاسوب أو دون مسح رمز QR.
• العرض في الخدمة الذاتية: يرى الموظف في شاشة الخدمة الذاتية سجلات اليوم ومدة العمل والتأخير؛ ويتم التسجيل برمز QR.
• الاستيراد من ملف الجهاز: تُنقل سجلات الوقت التي تُنتجها الأجهزة القائمة، مثل قارئات البطاقات، عبر ملف CSV أو xlsx. ويُعرض الملف للمعاينة أولًا؛ وتُكتب الأسطر المكررة مرة واحدة، وفي القراءات التي لا تحمل اتجاهًا يُحدَّد الحضور أو الانصراف بالنسبة إلى السجل السابق. ولا يوجد ربط مباشر مع مصنّعي الأجهزة.
• التصحيح مع ذكر السبب: تضيف الموارد البشرية السجل الناقص يدويًا وتكتب السبب؛ وتظهر هذه السجلات بوسم «تصحيح» وتُكتب في سجل التدقيق. وبهذه الطريقة أيضًا تُدخل سجلات من يعمل خارج الموقع أو لا يسمح بالوصول إلى الموقع. ولا تُحذف السجلات بل تُبطَل؛ ويُدخل السجل اليدوي بأثر رجعي لمدة أقصاها 93 يومًا، ولا يستطيع أحد غير مالك الشركة إدخال سجل يدوي في بطاقته الخاصة.
• تعريف الدوام: وقت البدء والانتهاء، والاستراحة، وهامش التأخير والمغادرة المبكرة، والوردية الليلية؛ مع دوام افتراضي للشركة وإسناد دوام خاص لموظف بعينه. ويمكن أيضًا تعريف دوام لا يُنتظر فيه تسجيل. ولكل موظف دوام واحد؛ أما الخطة الدورية والوردية التي تتغير حسب اليوم فستأتي قريبًا مع جدولة الورديات.
• العرض اليومي والشهري: في الجدول اليومي ضمن بطاقة الموظف تظهر مدد الحضور والانصراف والعمل والاستراحة والتأخير والمغادرة المبكرة والعمل الليلي؛ وفي كشف الحضور الشهري يظهر جميع الموظفين. ولا يرى المدير إلا فريقه.
• الربط مع كشف الحضور: تُحتسب مدة العمل اليومية وحالة الحضور تلقائيًا في كشف الحضور (Puantaj)؛ وتظهر الإجازات الموافَق عليها في إدارة الإجازات في الجدول نفسه.

في سجلات QR تكون لحظة التسجيل هي وقت الخادم؛ أما في ملف الجهاز فيأتي الوقت من الملف، وفي السجل اليدوي من الوقت المُدخل. ولا يُقبل في سجلات QR تسجيل ثانٍ خلال 60 ثانية. ويمنع التحقق من الموقع التسجيلَ برمز متداول من خارج الموقع؛ أما في مواجهة تزييف موقع المتصفح فهو رادع وليس دليلًا. ويمكن للموارد البشرية مراجعة السجلات المشكوك فيها من خلال المسافة والدقة. أما إرسال الموظف طلب تصحيح وموافقة المدير عليه فغير متاح حاليًا، وسيُضاف قريبًا؛ واليوم تصحح الموارد البشرية السجل الناقص أو الخاطئ. وجدولة الورديات، واحتساب العمل الإضافي والتعويض بالوقت، ومتابعة العاملين في الميدان، وتطبيق الجوال، من الوحدات القادمة قريبًا أيضًا؛ وتُشرح في فئتي إدارة الوقت والحضور والمنصة والتكاملات.

أي طريقة لتسجيل الحضور والانصراف تناسب من؟

لا توجد طريقة واحدة صحيحة؛ فالاختيار يتوقف على طبيعة مكان العمل، وعدد الموظفين، والأجهزة المتوفرة، وتقييم البيانات الشخصية. ويقارن الجدول التالي بين الطرق بحياد:

كيف تعمل الوحدة؟

يمكن تلخيص إعداد PDKS وسيره اليومي في خمس خطوات:

1. عرّفوا المواقع. أنشئوا مواقع QR بإحداثياتها ونصف قطرها، واطبعوا الرموز وعلّقوها عند المداخل.
2. أدخلوا ساعات الدوام. عرّفوا الدوام الافتراضي، وعند الحاجة الدوام الخاص بموظفين بعينهم، مع الاستراحة وهوامش التسامح.
3. تنشأ السجلات. يسجّل الموظفون برمز QR في الموقع، وتُنقل سجلات الأجهزة عبر ملف.
4. تُستكمل النواقص. تُكمل الموارد البشرية الأيام التي تحمل تنبيه سجل ناقص في كشف الحضور بسجل تصحيح مع ذكر السبب، ويُبطَل السجل الخاطئ.
5. ينعكس الحضور على كشف الحضور. تُحتسب مدة العمل اليومية ورمز اليوم تلقائيًا في كشف الحضور؛ وتنعكس عليه فورًا التصحيحات المُجراة لاحقًا أيضًا. وسيُضاف قريبًا إقفال فترة كشف الحضور.

كيف تنتقل البيانات بين PDKS وكشف الحضور والرواتب؟

يتحول سجل الحضور والانصراف اليوم إلى بيانات حضور عبر مرحلتين: يسجّل PDKS الوقت، ويربط كشف الحضور ذلك اليوم برمز يوم مثل يوم عمل أو إجازة أو غياب؛ وتُنزَّل المجاميع الشهرية من كشف الحضور ملفًا بصيغة CSV. ولا يتغذى احتساب الرواتب حاليًا من كشف الحضور: إذ يُعتمد عدد الأيام 30 في الشهر الكامل، ويُحتسب حسب التاريخ عند التعيين أو ترك العمل خلال الشهر. وسيُضاف قريبًا انتقال أيام الغياب والإجازة غير المدفوعة تلقائيًا إلى الرواتب أيامًا ناقصة، وإقفال فترة كشف الحضور. والمهم في جانب PDKS أن يحمل كل سجل مصدره (QR، جهاز، تصحيح يدوي)، وأن تبقى السجلات المُبطَلة في سجل التدقيق. وتُشرح تفاصيل هذا المسار في صفحة كشف الحضور (Puantaj)، واحتساب الأجر في صفحة الرواتب. وتُحدَّد الباقات وفق عدد الموظفين النشطين؛ وتجدون الأسعار الحالية في صفحة الأسعار.

نظام PDKS البيومتري وقانون KVKK: ما الذي ينبغي أن يعرفه صاحب العمل؟

البيانات البيومترية، مثل بصمة الإصبع والتعرف على الوجه، بيانات شخصية ذات طبيعة خاصة بموجب KVKK، وتخضع لشروط معالجة أكثر صرامة. وقد اتخذ مجلس حماية البيانات الشخصية (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) قرار مبادئ بتاريخ 29.04.2026 ورقم 2026/921 بشأن معالجة البيانات البيومترية لغرض متابعة الدوام، ونُشر نص القرار في الجريدة الرسمية (Resmî Gazete). ووفقًا لـالإعلان العام الصادر عن هيئة حماية البيانات الشخصية (Kişisel Verileri Koruma Kurumu):

• تُقيَّم المعالجة التي تتم لهذا الغرض من حيث مبادئ الضرورة والتناسب وتقليل البيانات؛ وتُعدّ المعالجة التي لا تستوفي هذه المبادئ مخالفة للقانون حتى لو وُجدت الموافقة الصريحة للشخص المعني.
• بسبب اختلال ميزان القوة في علاقة العمل، لا تُعدّ الموافقة الصريحة من حيث المبدأ أساسًا قانونيًا كافيًا.
• يذكر الإعلان طرقًا بديلة مثل أنظمة البطاقات المشفرة أو القائمة على رمز PIN، واستمارات التوقيع التقليدية وكشوف الحضور الورقية، وبطاقات الهوية العاملة بتقنية RFID/NFC، والإدخال اليدوي تحت إشراف مراقب.
• وخلاصة القرار أن معالجة البيانات البيومترية لغرض متابعة الدوام لا تستوفي مبدأ التناسب حتى لو أُخذت موافقة صريحة صحيحة.

يعني القرار مباشرةً أصحاب العمل الذين يستخدمون أنظمة بيومترية لمتابعة الدوام: فالموافقة الصريحة لا تجعل هذه المعالجة متناسبة. وقبل أن تقرروا كيف ستغيّرون نظامكم القائم، اقرؤوا الإعلان ونص القرار المنشور في الجريدة الرسمية، وارجعوا إلى مستشاركم القانوني. ولا يُعدّ هذا القسم نصيحة قانونية.

لا تجمع وحدة PDKS في Sora İK بيانات بيومترية؛ فهي لا تحفظ سوى وقت الحضور والانصراف، واتجاهه، ومصدر السجل (QR، ملف جهاز، تصحيح يدوي)، وموقع QR، والمسافة إلى الموقع ودقة الموقع (بالأمتار)، واسم الجهاز، والملاحظة، والمستخدم الذي أنشأ السجل. ولا تدخل في السجل الإحداثيات الخام ولا عنوان IP ولا معلومات المتصفح. ونقل سجلات الوقت المأخوذة من جهاز بيومتري عبر ملف لا يُسقط الحاجة إلى تقييم المعالجة التي تتم على الجهاز نفسه تقييمًا مستقلًا. وسيُضاف قريبًا إلى وحدة إدارة المستندات والعقود نشر مستندات على مستوى الشركة، مثل نص الإشعار (aydınlatma metni)، للموظفين؛ وسيدخل جرد البيانات الشخصية أيضًا ضمن نطاق وحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK القادمة قريبًا. ولتفاصيل استضافة البيانات وحمايتها راجعوا صفحة الأمان وحماية البيانات.