Zeiterfassung (PDKS): Methode wählen, Buchungen bereit für die Anwesenheitsliste halten

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Die Zeiterfassung ist für Unternehmen gedacht, die Kommt- und Geht-Zeiten auf Unterschriftenlisten, in Excel oder nur im Display eines Geräts festhalten und diese Daten am Monatsende von Hand in die Anwesenheitsliste übertragen. Die Probleme entstehen dabei meist nicht beim Buchen, sondern danach:

• Vergessene Geht-Buchungen und fehlerhafte Einträge werden am Monatsende gesammelt und ohne Erklärung korrigiert.
• Bei der Übertragung in Anwesenheitsliste und Lohnabrechnung entstehen manuelle Fehler.
• Verspätungen, vorzeitiges Gehen und Tage ohne Buchung werden nicht regelmäßig ausgewertet.
• Betriebe mit biometrischen Geräten müssen diese mit Blick auf den KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) bewerten.

Das Modul hält jede Buchung vom Entstehen bis zur Übernahme in die Anwesenheitsliste nachvollziehbar. In der Kategorie Zeit- und Anwesenheitsmanagement arbeitet es mit Urlaubsverwaltung und Anwesenheitsliste zusammen.

Was leistet die Zeiterfassung (PDKS)?

Das Modul führt Kommt- und Geht-Buchungen aus verschiedenen Methoden in einer einheitlichen Struktur zusammen und übersetzt sie in Anwesenheitsdaten. Heute stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Buchung per QR-Code: HR legt für jeden Standort Koordinaten und einen Radius fest (standardmäßig 100 Meter, je Standort änderbar), druckt den festen QR-Code des Standorts aus und hängt ihn am Zugang auf. Die Person scannt den Code mit dem Smartphone, meldet sich mit ihrem eigenen Konto an und erlaubt den Standortzugriff; liegt der Standort innerhalb des Radius und ist er genau genug, wird die Buchung zusammen mit dem Standort gespeichert, an dem sie erfolgt ist. „Neu erzeugen“ liefert einen neuen Code und macht den alten Ausdruck ungültig. Buchungen am Computer oder ohne Scannen des QR-Codes gibt es nicht.
• Self-Service-Ansicht: Mitarbeitende sehen in der Self-Service-Ansicht die Buchungen des Tages, ihre Arbeitszeit und ihre Verspätung; gebucht wird per QR-Code.
• Import aus Gerätedateien: Zeitbuchungen vorhandener Geräte wie Kartenleser werden per CSV- oder xlsx-Datei übernommen. Die Datei wird zuerst in einer Vorschau angezeigt; doppelte Zeilen werden nur einmal geschrieben, und bei Lesungen ohne Richtung wird Kommen oder Gehen anhand der vorherigen Buchung bestimmt. Eine direkte Verbindung zu Geräteherstellern gibt es nicht.
• Korrektur mit Begründung: HR erfasst eine fehlende Buchung manuell und schreibt eine Begründung dazu; diese Buchungen sind als „Korrektur“ gekennzeichnet und werden im Audit-Log erfasst. Auch Buchungen für Mitarbeitende außerhalb des Standorts oder ohne Standortfreigabe entstehen auf diesem Weg. Buchungen werden nicht gelöscht, sondern ungültig gemacht; manuelle Buchungen sind höchstens 93 Tage rückwirkend möglich, und außer dem Unternehmensinhaber kann niemand für die eigene Personalakte manuell buchen.
• Arbeitszeitdefinition: Beginn und Ende, Pause, Toleranz für Verspätung und vorzeitiges Gehen, Nachtschicht; Standardarbeitszeit des Unternehmens und personenbezogene Zuordnung. Auch Arbeitszeiten ohne erwartete Buchung lassen sich definieren. Jede Person hat eine Arbeitszeit; rotierende Pläne und tageweise wechselnde Schichten folgen demnächst mit der Schichtplanung.
• Tages- und Monatsansicht: In der Tagestabelle der Personalakte stehen Kommen, Gehen, Arbeitszeit, Pause, Verspätung, vorzeitiges Gehen und Nachtzeiten; die monatliche Anwesenheitsliste zeigt alle Mitarbeitenden. Führungskräfte sehen nur ihr eigenes Team.
• Verbindung zur Anwesenheitsliste: Tägliche Arbeitszeit und Anwesenheitsstatus werden in der Anwesenheitsliste automatisch berechnet; genehmigte Abwesenheiten aus der Urlaubsverwaltung erscheinen in derselben Tabelle.

Bei QR-Buchungen ist der Buchungszeitpunkt die Serverzeit; bei Gerätedateien stammt die Zeit aus der Datei, bei manuellen Buchungen aus der eingegebenen Uhrzeit. Bei QR-Buchungen wird eine zweite Buchung innerhalb von 60 Sekunden nicht angenommen. Die Standortprüfung verhindert Buchungen von außerhalb des Standorts mit einem weitergegebenen Code; gegen einen vorgetäuschten Browser-Standort wirkt sie abschreckend, ist aber kein Beweis. HR kann auffällige Buchungen anhand von Entfernung und Genauigkeit prüfen. Korrekturanträge der Mitarbeitenden mit Freigabe durch die Führungskraft sind derzeit nicht vorhanden; sie folgen demnächst, heute korrigiert HR fehlende oder fehlerhafte Buchungen. Auch Schichtplanung, Überstundenberechnung und Zeitausgleich, die Erfassung von Außendienstmitarbeitenden und die mobile App gehören zu den Modulen, die demnächst folgen; sie werden in den Kategorien Zeit- und Anwesenheitsmanagement und Plattform und Integrationen beschrieben.

Welche Buchungsmethode passt zu wem?

Es gibt nicht die eine richtige Methode; die Wahl hängt von der Struktur des Arbeitsplatzes, der Zahl der Mitarbeitenden, der vorhandenen Hardware und der Bewertung im Hinblick auf personenbezogene Daten ab. Die folgende Tabelle vergleicht die Methoden neutral:

Wie funktioniert es?

Einrichtung und täglicher Ablauf der Zeiterfassung lassen sich in fünf Schritten zusammenfassen:

1. Standorte festlegen. Legen Sie die QR-Standorte mit Koordinaten und Radius an, drucken Sie die Codes aus und hängen Sie sie an den Zugängen auf.
2. Arbeitszeiten erfassen. Definieren Sie die Standardarbeitszeit und bei Bedarf personenbezogene Arbeitszeiten mit Pausen und Toleranzen.
3. Buchungen entstehen. Mitarbeitende buchen per QR-Code am Standort; Gerätebuchungen werden per Datei importiert.
4. Lücken werden geschlossen. Tage mit einer Warnung wegen unvollständiger Buchung ergänzt HR in der Anwesenheitsliste durch Korrekturbuchungen mit Begründung; fehlerhafte Buchungen werden ungültig gemacht.
5. Die Anwesenheit fließt in die Anwesenheitsliste. Tägliche Arbeitszeit und Tagescode werden in der Anwesenheitsliste automatisch berechnet; auch spätere Korrekturen werden dort sofort übernommen. Das Sperren der Periode der Anwesenheitsliste folgt demnächst.

Wie fließen Daten zwischen Zeiterfassung, Anwesenheitsliste und Lohnabrechnung?

Eine Kommt- oder Geht-Buchung wird heute in zwei Stufen zu Anwesenheitsdaten: Die Zeiterfassung speichert die Uhrzeit, die Anwesenheitsliste ordnet den Tag einem Tagescode wie Arbeitstag, Urlaub oder Fehlzeit zu; die Monatssummen werden aus der Anwesenheitsliste als CSV-Datei heruntergeladen. Die Lohnabrechnung speist sich derzeit nicht aus der Anwesenheitsliste: In einem vollen Monat werden 30 Tage angesetzt, bei Eintritt oder Austritt im Laufe des Monats wird nach Datum gerechnet. Die automatische Übernahme von Fehlzeiten und unbezahlten Urlaubstagen als Fehltage in die Lohnabrechnung und die Sperre der Periode der Anwesenheitsliste folgen demnächst. Wichtig auf Seiten der Zeiterfassung ist, dass jede Buchung ihre Quelle (QR, Gerät, manuelle Korrektur) trägt und ungültig gemachte Buchungen im Audit-Log erhalten bleiben. Einzelheiten zum Ablauf beschreibt die Seite Anwesenheitsliste, die Entgeltberechnung die Seite Lohnabrechnung. Die Pakete richten sich nach der Zahl aktiver Mitarbeitender; aktuelle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Biometrische Zeiterfassung und KVKK: Was sollten Arbeitgeber wissen?

Biometrische Daten wie Fingerabdruck und Gesichtsbild sind nach dem KVKK personenbezogene Daten besonderer Art (özel nitelikli kişisel veri) und unterliegen strengeren Verarbeitungsvoraussetzungen. Der Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Datenschutzrat der türkischen Datenschutzbehörde) hat am 29.04.2026 einen Grundsatzbeschluss mit der Nummer 2026/921 zur Verarbeitung biometrischer Daten für die Arbeitszeiterfassung gefasst; der Beschlusstext wurde im Resmî Gazete (türkisches Amtsblatt) veröffentlicht. Laut der öffentlichen Bekanntmachung des Kişisel Verileri Koruma Kurumu (türkische Datenschutzbehörde) gilt:

• Eine Verarbeitung zu diesem Zweck wird an den Grundsätzen der Erforderlichkeit, Verhältnismäßigkeit und Datenminimierung gemessen; eine Verarbeitung, die diesen Grundsätzen nicht genügt, gilt auch bei ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person als rechtswidrig.
• Wegen des Machtungleichgewichts im Arbeitsverhältnis gilt die ausdrückliche Einwilligung grundsätzlich nicht als ausreichende Rechtsgrundlage.
• Die Bekanntmachung nennt alternative Methoden wie codierte Karten oder PIN-Systeme, herkömmliche Unterschriften- und Papierlisten, RFID/NFC-Ausweiskarten und manuelle Erfassung unter Aufsicht einer Kontrollperson.
• Im Ergebnis genügt die Verarbeitung biometrischer Daten zur Arbeitszeiterfassung nach dem Beschluss auch bei wirksamer ausdrücklicher Einwilligung nicht dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit.

Der Beschluss betrifft Arbeitgeber, die biometrische Systeme zur Arbeitszeiterfassung einsetzen, unmittelbar: Eine ausdrückliche Einwilligung macht diese Verarbeitung nicht verhältnismäßig. Lesen Sie die Bekanntmachung und den Beschlusstext im Resmî Gazete, bevor Sie entscheiden, wie Sie Ihr bestehendes System ändern, und ziehen Sie Ihre Rechtsberatung hinzu. Dieser Abschnitt ist keine Rechtsberatung.

Die Zeiterfassung von Sora İK erfasst keine biometrischen Daten; sie speichert nur Zeitpunkt und Richtung der Buchung, ihre Quelle (QR, Gerätedatei, manuelle Korrektur), den QR-Standort, die Entfernung zum Standort und die Standortgenauigkeit (in Metern), den Gerätenamen, die Notiz und die Person, die die Buchung angelegt hat. Rohe Standortdaten, IP-Adresse und Browserangaben gehen nicht in die Buchung ein. Werden Zeitbuchungen eines biometrischen Geräts per Datei übernommen, entfällt dadurch nicht die Notwendigkeit, die Verarbeitung im Gerät selbst gesondert zu bewerten. Die Veröffentlichung unternehmensweiter Dokumente wie Informationstexte (aydınlatma metni) an Mitarbeitende folgt demnächst in der Dokumenten- und Vertragsverwaltung; auch das Verzeichnis personenbezogener Daten wird zum KVKK-Compliance-Management gehören, das demnächst folgt. Zu Hosting und Schutz der Daten siehe die Seite Sicherheit und Datenschutz.