إدارة الأداء (KPI و360°): اجمعوا الأهداف والتغذية الراجعة في فترة واحدة

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

وحدة الأداء موجَّهة إلى الشركات التي تُجري التقييم في فترات منتظمة، لكنها تدير توزيع النماذج وجمعها ومقارنة النتائج عبر البريد الإلكتروني والجداول. وفي هذا الأسلوب لا تُدوَّن الأهداف كتابةً في بداية الفترة، ويبقى جزء من النماذج ناقصًا، ويستخدم المديرون مقاييس مختلفة، ولا يمكن تفسير الدرجات بعضها قياسًا إلى بعض.

• مدير الموارد البشرية: يعرّف الفترة والكفاءات، ويتابع المرحلة التي بلغها كل شخص، ويُجري المعايرة، ويشارك النتيجة.
• مدير الوحدة: يعرّف أهداف فريقه، ويكتب التقييم، ويطلب التغذية الراجعة بزاوية 360° عند الحاجة.
• الموظف: يقترح هدفه، ويُجري تقييمه الذاتي، ويطّلع على النتيجة المشارَكة ويؤكدها.

ماذا تقدّم وحدة إدارة الأداء؟

تجمع وحدة إدارة الأداء جميع الخطوات، من فتح الفترة حتى تأكيد الموظف للنتيجة، في السجل نفسه.

• فترة التقييم: الاسم، وتاريخا البدء والانتهاء (366 يومًا على الأكثر)، ووزن الأهداف والكفاءات في الدرجة العامة، و12 بند كفاءة على الأكثر، وما إذا كانت التغذية الراجعة بزاوية 360° مفعَّلة. وتمر الفترة بحالات المسودة والنشطة والمغلقة؛ ولا يتغير بعد بدئها سوى اسمها.
• المشاركون: تُفتح الفترة مع جميع الموظفين النشطين في يوم بدئها؛ وتضيف الموارد البشرية من يُعيَّنون لاحقًا إلى الفترة واحدًا تلو الآخر. وسيُضاف قريبًا اختيار المشاركين حسب الشخص أو القسم أو المنصب، وإنشاء فترات منفصلة لفرق مختلفة. والمقيّم هو المدير المسجل في بطاقة الموظف، ويمكن للموارد البشرية تغييره.
• الأهداف: 20 هدفًا على الأكثر لكل شخص؛ مع الاسم والمعيار والوزن والقيمة المستهدفة والمتحققة والدرجة الذاتية ودرجة المدير. ولا يُرسَل التقييم ما لم يبلغ مجموع الأوزان 100.
• التقدير بالدرجات: مقياس بأعداد صحيحة من 1 إلى 5 (3 = يلبّي التوقعات)؛ وتُحتسب الدرجة العامة من الدرجة المرجَّحة للأهداف ومتوسط درجات الكفاءات وفق وزن الفترة.
• التغذية الراجعة بزاوية 360°: يطلب المقيّم أو الموارد البشرية من 10 أشخاص على الأكثر لكل تقييم درجة عامة ونقاط القوة ومجالات التطوير؛ وتُعرض النتيجة بعد إغلاق الجمع وبوجود 3 إجابات على الأقل. وعند الإغلاق تُغلق أيضًا الطلبات التي لم تُجَب ولا تُقبل طلبات جديدة؛ وتُعاد الإجابات دون بيان كاتبها.
• المعايرة والمشاركة: تحدد الموارد البشرية التقدير النهائي، وتكتب ملاحظة المعايرة التي لا يراها سواها، وتعيد التقييم إلى المدير عند الحاجة، ثم تشارك النتيجة.
• تأكيد الموظف: يؤكد الموظف اطلاعه على النتيجة المشارَكة مع تعليق اختياري.
• المتابعة: توزيع تقييمات الفترة حسب المراحل وقائمة الأشخاص. وسيُضاف قريبًا التذكير بالبريد الإلكتروني بالمرحلة التي حان دورها، وتوزيع النتائج حسب القسم، والتصدير بصيغة CSV.

يُسجَّل في سجل التدقيق كل فتح لتقييم شخص آخر؛ ولا يرى دور مدير النظام بيانات الأداء، ولا يمكن إسناد دور خاص إلى مستخدمي هذا الدور. ولا يمكن لمستخدم الموارد البشرية ولا للمقيّم تنفيذ مرحلة المدير أو المعايرة أو المشاركة في تقييمه هو. وتُشرح قواعد الوصول العامة إلى بيانات التقييم في وحدة الأدوار والصلاحيات والأمان؛ وستُضاف تقارير الأداء قريبًا إلى وحدة التقارير وتحليلات الموارد البشرية.

المتابعة المستقلة للنتائج الرئيسية في OKR، ونسخ قوالب النماذج، وملاحظات المقابلة، ونموذج المدير الثاني، والمقارنة بين الفترات، والإسناد المباشر من النتيجة إلى وحدة إدارة التعلّم، كلها غير متاحة حاليًا، وستُضاف قريبًا. أما المتابعة المستمرة للأهداف خارج الفترات وملاحظات الاجتماعات الفردية (1:1)، والكفاءات وتخطيط المسار الوظيفي، وتخطيط التعاقب الوظيفي، والتغذية الراجعة والتقدير، فهي وحدات مستقلة قادمة قريبًا؛ وتجدون التفاصيل في صفحة فئة الأداء والتطوير.

كيف تعمل الوحدة؟

تكتمل فترة التقييم في خمس خطوات.

1. عرّفوا الفترة. أدخلوا التواريخ ووزن الأهداف والكفاءات وبنود الكفاءات، وحدّدوا ما إذا كانت التغذية الراجعة بزاوية 360° مفعَّلة؛ وعند بدء الفترة يُفتح التقييم لجميع الموظفين النشطين في ذلك اليوم.
2. استكملوا الأهداف والتقييم الذاتي. يقترح الموظف هدفه أو يعرّفه المقيّم؛ ثم يُدخل الموظف القيمة المتحققة ودرجته الذاتية ويرسلها.
3. اجمعوا تقييم المدير و360°. يمنح المقيّم كل هدف وكل كفاءة درجة، ويطلب التغذية الراجعة من الزملاء عند الحاجة، ثم يُغلق الجمع ويرسل التقييم.
4. أجروا المعايرة وشاركوا النتيجة. تراجع الموارد البشرية الدرجة العامة، وتحدد التقدير النهائي، وتشارك النتيجة مع الموظف.
5. احصلوا على التأكيد وأغلقوا الفترة. يؤكد الموظف النتيجة؛ وحين تُشارَك جميع التقييمات تُغلق الموارد البشرية الفترة.

كيف يُختار بين KPI وهدف الفترة و360°؟

يتوقف الاختيار على ما تريدون قياسه: فمؤشرات KPI تقيس النتائج المتابَعة باستمرار، وهدف الفترة يقيس مُخرجًا خاصًا بتلك الفترة، أما 360° فتقيس السلوك والتعاون. وتُستخدم هذه الأساليب في Sora İK معًا ضمن أقسام الأهداف والكفاءات والتغذية الراجعة في الفترة نفسها؛ أما المتابعة المستقلة للنتائج الرئيسية في OKR فستُضاف قريبًا.

أيًّا كان الأسلوب الذي تختارونه، فإن بيانات التقييم بيانات شخصية تخص الموظفين؛ ويُقيَّد الوصول إليها بصلاحيات حسب الدور، وتُشرح التفاصيل في صفحة الأمان. وللاطلاع على خيارات الباقات يمكنكم زيارة صفحة الأسعار.