وحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK قريبًا: سجلات الجرد والموافقة الصريحة والإتلاف لبيانات الموظفين

لمن ستكون هذه الوحدة، وما المشكلة التي ستحلّها؟

يُخطَّط لوحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK أن تخدم كل صاحب عمل يعالج بيانات الموظفين والمرشحين؛ وسيظهر نفعها خاصةً في المنشآت التي تحتفظ بجرد البيانات الشخصية في جدول منفصل، وتحفظ الموافقات الصريحة في مجلدات، ولا تتمكن من مراجعة السجلات المنتهية مدة حفظها بانتظام. ففي هذا الأسلوب لا تبقى المعلومات محدَّثة بشأن البيانات المحفوظة والغرض من حفظها ومدته، وتبقى بيانات من تركوا العمل بلا مدة محددة، وتضيع طلبات الموظفين في البريد الإلكتروني.

• مدير الموارد البشرية: سيحدّث الجرد، ويتابع سجلات الموافقة الصريحة والطلبات في شاشة واحدة.
• مسؤول KVKK أو جهة الاتصال (irtibat kişisi): سيتابع السجلات المنتهية مدة حفظها، وعمليات الإتلاف، والتواريخ المستهدفة لطلبات أصحاب البيانات.
• المستشار القانوني: سيراجع الجرد ومحاضر الإتلاف وتقرير الوصول.

ماذا ستقدّم وحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK؟

ستحوّل الوحدة القرارات التي يتخذها صاحب العمل إلى سجلات قابلة للتطبيق والإثبات؛ لكنها لن تتخذ القرار نفسه. وستُضاف الوحدة كلها قريبًا؛ وفيما يلي النطاق المخطط له:

• جرد البيانات الشخصية: ستُدخل لبيانات الموارد البشرية فئة البيانات، وغرض المعالجة، والسند القانوني، ومدة الحفظ، ومعلومات النقل وفق سياسة منشأتكم؛ وسيمكن تصدير الجرد بصيغة CSV.
• الحفظ والإتلاف: ستُدرج السجلات المنتهية مدة حفظها في قائمة على فترات محددة؛ وسيجري الحذف أو إخفاء الهوية أو الإتلاف بعد الموافقة، ويُحرَّر له محضر.
• طلبات أصحاب البيانات: ستُسجَّل الطلبات مع حالتها والرد عليها والتاريخ المستهدف.
• سجلات الموافقة الصريحة: سيُسجَّل منح الموافقة وسحبها للعمليات القائمة على الموافقة.
• تقرير الوصول: سيعرض عمليات عرض البيانات الحساسة من سجل التدقيق المتاح حاليًا في وحدة الأدوار والصلاحيات والأمان.

وسيُضاف قريبًا أيضًا إلى إدارة المستندات والعقود نشرُ نصوص الإشعار والسياسات بوصفها مستندات على مستوى الشركة، وتقرير القراءة، وقائمة من لم يقرؤوها. ولا يشمل النطاق المخطط له قوالبَ نصوص الإشعار أو السياسات الجاهزة، ولا مسار الإبلاغ عن انتهاك البيانات، ولا التسجيل المباشر في VERBİS.

تجدون التزامات Sora İK بصفته معالجًا للبيانات في صفحة اتفاقية معالجة البيانات، والمعلومات المتعلقة بالتشفير والنسخ الاحتياطي والمعالجين الفرعيين في صفحة الأمان.

كيف ستعمل الوحدة؟

ستجعل الوحدة المخطط لها سياسة صاحب العمل قابلة للتطبيق في خمس خطوات.

1. الجرد: ستُدخل فئات البيانات وأغراض المعالجة والأسانيد القانونية ومدد الحفظ وعمليات النقل بالتعاون مع مستشاركم القانوني.
2. مدد الحفظ: ستُعرَّف المدد حسب أنواع البيانات؛ وستُدرج السجلات المنتهية مدتها في قائمة على فترات محددة.
3. الإتلاف: سيُوافَق على الحذف أو إخفاء الهوية أو الإتلاف للسجلات المدرجة، ويُنشأ محضر بذلك.
4. الموافقة والطلبات: ستُحفظ سجلات الموافقة في العمليات التي تتطلب موافقة صريحة؛ وسيُسجَّل طلب صاحب البيانات الوارد، وتُتابَع حالته وتاريخه المستهدف.
5. مراجعة الوصول: ستُفحص عمليات عرض البيانات الحساسة بانتظام عبر تقرير الوصول.

ملاحظة تشريعية

تتحدد قواعد تطبيق KVKK بالقانون واللوائح والبلاغات، وبأدلة هيئة حماية البيانات الشخصية وقراراتها؛ ولا تُذكر في هذه الصفحة أرقام مواد أو مدد.

• قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu (هيئة حماية البيانات الشخصية التركية)
• التزام الإشعار (Aydınlatma Yükümlülüğü)
• الأمور الواجب مراعاتها عند الحصول على الموافقة الصريحة (Açık Rıza Alırken Dikkat Edilecek Hususlar)
• حذف البيانات الشخصية أو إتلافها أو إخفاء هويتها (Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi)
• أدلة الهيئة

تجدون النص الذي أعدّه Sora İK لموقعه الإلكتروني وبيانات الحسابات في صفحة نص الإشعار بموجب KVKK. ولا تُعدّ هذه الصفحة نصيحة قانونية؛ ففي الحالات الخاصة بمنشأتكم استشيروا مستشاركم القانوني.

بأي تدابير تقنية يساهم Sora İK اليوم؟

حتى قبل وصول وحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK، تطبّق وحدات Sora İK المتاحة اليوم التدابير التالية لمعالجة بيانات الموظفين وفق مبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات:

• الأدوار والصلاحيات: يُقيَّد من يرى أي بيانات بالأدوار والأدوار الخاصة؛ وتُدار من وحدة الأدوار والصلاحيات والأمان.
• سجل التدقيق: تُسجَّل كل عملية تغيير مع منفّذها وأسماء الحقول التي تغيّرت؛ ولا تُكتب القيم ولا البيانات الشخصية. ويُسجَّل أيضًا بشكل مستقل إظهار رقم هوية شخص آخر صراحةً، وعرض سجل الأجر وتفاصيل الرواتب وسجلات المرشحين والأداء، وتنزيل المستندات، وعمليات التصدير.
• المستندات ذات الطبيعة الخاصة: يُطّلع على التقرير الطبي وصحيفة السوابق العدلية بصلاحية مستقلة؛ ولا يملك هذه الصلاحية افتراضيًا إلا مالك الشركة والموارد البشرية.
• حذف المستندات: عندما يحذف مستخدم مخوَّل مستندًا، تُزال جميع إصداراته من المخزن أيضًا، وتُسجَّل العملية في سجل التدقيق.
• موافقة المرشح: تُحفظ الموافقة الصريحة الاختيارية في طلب التقديم ضمن نظام تتبع المتقدمين مع بصمة SHA-256 للنص ووقت الموافقة.
• رقم الهوية: لا يظهر في القوائم، ولا يُعرض للمستخدم غير المخوَّل، ولا يُكتب في سجلات تشغيل التطبيق.
• عرض الفريق: لا يستطيع مدير الفريق في كشف الحضور تمييز يوم التقرير الطبي من يوم العذر المدفوع؛ وفي رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بإشعار الإجازة تُكتب الإجازة ذات السبب الصحي باسم محايد.
• PDKS: لا تُعالَج البيانات البيومترية؛ ويُؤخذ الموقع لحظة تسجيل QR فقط للتحقق، ولا تُحفظ الإحداثيات الخام؛ ولا يُحفظ عنوان IP ولا معلومات المتصفح في سجل الحضور والانصراف.
• الفصل بين الشركات: تُفصل بيانات كل شركة على مستوى قاعدة البيانات بأمان على مستوى الصفوف.

هل يكفي برنامج الموارد البشرية وحده لتحقيق الامتثال لـ KVKK؟

لا. فمسؤولية الامتثال لـ KVKK تقع على المسؤول عن البيانات، أي الجهة التي تقرر لأي غرض وبأي وسيلة تُعالَج البيانات الشخصية؛ والمسؤول عن بيانات الموظفين هو صاحب العمل. ويساعد برنامج الموارد البشرية على تسيير إجراءات مثل الجرد والموافقة الصريحة والحفظ والإتلاف بانتظام وتسجيلها؛ غير أن تحديد البيانات التي تُعالَج والسند القانوني لمعالجتها، ومحتوى النصوص، وتحديد مدد الحفظ، والالتزامات المتعلقة بـ VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi، سجل المسؤولين عن البيانات)، وإعلام الموظفين، وإدارة الأرشيف الورقي، تبقى كلها من قرارات صاحب العمل ومسؤوليته.

وعند تقييم أي برنامج من هذه الزاوية، هذه هي الأسئلة التي ينبغي طرحها:

1. هل تُوقَّع اتفاقية لمعالجة البيانات، وهل تُدرج قائمة المعالجين الفرعيين؟
2. أين تُستضاف البيانات، وكيف يُنسخ احتياطيًا منها؟
3. هل يمكن تقييد من يصل إلى أي بيانات على أساس الأدوار، وتتبّع ذلك في سجل التدقيق؟
4. هل يمكن تصدير البيانات وحذفها عند انتهاء العقد؟

تجدون إجابات هذه الأسئلة الخاصة بـ Sora İK في صفحات الأمان واتفاقية معالجة البيانات والأسعار. أما الوحدات الأخرى في مجال الامتثال والتقارير (الصحة والسلامة المهنية، والسجلات التأديبية، والتقارير القانونية) فمدرجة في صفحة فئة الامتثال والتقارير.